Was sind nicht abzugsfähige Ausgaben?
Wenn Sie täglich mit Geschäftsausgaben zu tun haben, sind Ihnen möglicherweise einige Belege und Rechnungen für Kosten begegnet, die Mitarbeiter verursacht haben und die, wenn Sie sie zur steuerlichen Absetzung einreichen würden, Sie einem Risiko einer Steuerprüfung und einer anschließenden Strafe aussetzen würden. Diese werden als nicht abzugsfähige Ausgaben bezeichnet, und es ist wichtig, sie während Ihres Ausgabenmanagementprozesses zu berücksichtigen, damit Sie das Risiko von Betrug und Bußgeldern vermeiden können.
Wenn Sie Teil eines Finanzteams sind und Rechnungen sowie Belege von mehreren Mitarbeitern bearbeiten, ist es ziemlich leicht, sich im Netz endloser Ausgaben zu verfangen. Eines der ersten Dinge, die Sie im Kopf behalten sollten, ist, dass Ausgaben in drei Kategorien eingeteilt werden können: abzugsfähig, teilweise abzugsfähig und nicht abzugsfähig.
Solange Ihre lokale Regierung es als notwendige verwandte Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens betrachtet, kann eine Ausgabe zu steuerlichen Zwecken abzugsfähig sein.
Die meisten Geschäftsausgaben sind von der Steuer absetzbar, was bedeutet, dass ein Unternehmen sie von seinem Einkommen abziehen kann, bevor es der Besteuerung unterliegt. Zu solchen Ausgaben gehören Hotelübernachtungen bei Geschäftsreisen oder die Bezahlung von Büromaterial. Solange Ihre lokale Regierung es als notwendige verwandte Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens betrachtet, können dessen Kosten zu steuerlichen Zwecken abzugsfähig sein.
Dabei hängt es von der lokalen Gesetzgebung ab, an die Ihr Unternehmen gebunden ist, welche Ausgaben abzugsfähig sind. Es gibt einige Ausgaben, die laut lokalen Vorschriften nur teilweise abzugsfähig sein können, während andere typischerweise als nicht abzugsfähig betrachtet werden, wie die meisten persönlichen Aktivitäten und Ausgaben.
Welche Ausgaben sind nicht abzugsfähig?
Letztendlich hängt alles von den lokalen Vorschriften ab. Während beispielsweise Kundengeschenke in Deutschland bis zu 35€ absetzbar sind, steigt der Betrag in Belgien auf 50€. Es ist immer am besten, lokale Gesetze und Vorschriften zu überprüfen, da die meisten von ihnen regelmäßig aktualisiert werden, sodass sich diese Regeln ändern können.
Unabhängig von lokalen Gesetzen gibt es einige Ausgaben, die typischerweise als nicht abzugsfähig betrachtet werden. Alles, was mit persönlichen Ausgaben zu tun hat, würde als nicht abzugsfähig betrachtet werden, selbst wenn diese Ausgabe während der Geschäftszeiten anfällt. Wenn Sie beispielsweise mit Freunden zum Mittagessen ausgehen oder auf dem Weg zur Arbeit tanken, werden diese Ausgaben nicht als abzugsfähig betrachtet. Unten finden Sie einige Beispiele für nicht abzugsfähige Ausgaben.
Persönliche Ausgaben
Alle Ausgaben, die nicht direkt mit dem Geschäft in Verbindung stehen, können nicht als abzugsfähig betrachtet werden. Kosten wie die Nutzung eines Autos außerhalb der Geschäftszeiten oder eines persönlichen Mobiltelefons können nicht abgesetzt werden.
Das Gleiche gilt für andere Ausgaben wie Miete. Auch wenn ein Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, gilt die Miete als nicht abzugsfähige Ausgabe. Das Gleiche gilt für Kleidung oder andere Formen der Unterhaltung.
Politische Beiträge
Mitarbeiter könnten sich für bestimmte Anliegen, wie Nachhaltigkeit, leidenschaftlich einsetzen, aber wann immer sie einen Beitrag leisten, auch wenn sie dies tun, weil das Anliegen ihre Geschäftsbranche unterstützt, können die Kosten nicht abgezogen werden.
Jeder politische Beitrag gilt als nicht abzugsfähige Ausgabe, unabhängig von der Natur. Das Gleiche gilt für wohltätige Beiträge.
Alles, was mit persönlichen Ausgaben zu tun hat, würde als nicht abzugsfähig betrachtet, selbst wenn diese Ausgabe während der Geschäftszeiten anfällt.
Pendeln
Wenn ein Mitarbeiter sich entscheidet, für seine Fahrt ins Büro und zurück statt öffentlicher Verkehrsmittel ein persönliches Fahrzeug zu nutzen, gelten diese Kosten als nicht abzugsfähige Ausgaben.
Wenn sie jedoch ihr Auto für eine Fahrt benötigen, um an einem Meeting teilzunehmen, Büromaterial zu kaufen oder andere arbeitsbezogene Verpflichtungen während der Geschäftszeiten zu erfüllen, können die Kosten für die dabei entstandenen Kilometer abgesetzt werden.
Illegale Ausgaben & Strafen
Bei der Beteiligung an illegalen Aktivitäten, wie Glücksspiel, selbst wenn es zur Unterhaltung von Kunden und während der Geschäftszeiten erfolgt, gelten die Kosten als nicht abzugsfähige Ausgaben.
Das Gleiche gilt für alle Bußgelder und Strafen, die während der Geschäftszeiten entstehen. Wenn ein Mitarbeiter während einer Geschäftsreise ein Ticket erhält oder in irgendeiner anderen Weise gegen das Gesetz verstößt, können die Kosten nicht abgesetzt werden.
Geschenke über einen bestimmten Betrag
Geschenke sind eine Ausnahme von dieser Regel, da sie teilweise abzugsfähig sind. Ein Unternehmen kann so viel wie es möchte für Geschenke an Kunden, Mitarbeiter oder Partner ausgeben, aber nur ein bestimmter Betrag kann abgesetzt werden.
Unternehmen sollten sich an lokale Stellen wenden, um zu verstehen, welches Limit von ihrer lokalen Regierung festgelegt wurde. Nachdem dieser Betrag überschritten wurde, gilt ein Geschenk als nicht abzugsfähige Ausgabe.
Die Bedeutung des Nachweises von Ausgaben
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der einer Ihrer Mitarbeiter eine Ausgabe einreicht und angibt, dass er über 50€ für ein Abendessen ausgegeben hat, ohne weitere Informationen. Sowohl Manager als auch Finanzkontrolleure haben das Recht, Fragen zu stellen, wobei die Nummer #1 lautet: „Warum ist diese Ausgabe überhaupt entstanden?“
Deshalb müssen Mitarbeiter einen Beleg für Ausgaben vorlegen, und das kann in vielen Formen geschehen. Quittungen und Rechnungen sind die offensichtlichsten Formen eines Ausgabenbelegs und helfen, einige Fragen zu klären, wie das Datum, die Anzahl der beteiligten Personen und den Ort, an dem die Ausgabe entstanden ist. Ohne die Einreichung von Dokumentationen, die die Ausgabe belegen, kann dieser Betrag weder erstattet noch abgesetzt werden.
Manchmal, und in Situationen wie dem oben genannten Abendessen, muss ein Mitarbeiter möglicherweise weitere Informationen bereitstellen, um zu erklären, wie diese Ausgabe mit dem Geschäft zusammenhängt. Diese Aufzeichnungen müssen dann vom Finanzteam im Falle einer Prüfung aufbewahrt werden, damit es belegen kann, warum diese Ausgabe abgezogen wurde.
Ohne die Einreichung von Dokumentationen, die die Ausgabe belegen, kann dieser Betrag weder erstattet noch abgesetzt werden.
Die Verfolgung all dieser Ausgaben und die Aufrechterhaltung dieser Aufzeichnungen kann jedoch zu einem Schmerzpunkt für Finanzteams werden, besonders wenn sie eine traditionelle Buchführungsmethode verwenden. Die Verwendung einer digitalen Ausgabenmanagementsoftware wie Rydoo kann diesen Prozess nahtlos gestalten und ist auf lange Sicht viel zuverlässiger im Vergleich zu manuellen Optionen.
Als Rydoo-Nutzer, kann der Mitarbeiter das Kundenessen direkt in der App mit dem Scan des Beleges für die Mahlzeit mit allen notwendigen Eingabefeldern einreichen. Das ermöglicht es ihnen, ausreichend Informationen über die Gründe für das Abendessen, die Anzahl der teilnehmenden Personen und ob die Rechnung geteilt wurde oder nicht, und sogar die Zahlungsmethode anzugeben, was die Unterscheidung zwischen erstattbaren und nicht erstattbaren Ausgaben ermöglicht und die Verfolgung noch einfacher macht.
Für Manager und Kontrolleure ist es noch einfacher, da sie die Möglichkeit haben, Ausgabenregeln innerhalb der Software festzulegen und zu bestimmen, welche Ausgaben als nicht abzugsfähig gelten. Das macht den Ausgabenmanagementprozess nicht nur nahtlos, sondern vereinfacht auch die Identifikation dieser Ausgaben weiter. Wann immer eine nicht abzugsfähige Ausgabe eingereicht wird, erhalten Mitarbeiter eine Warnung wegen Nichtkonformität, und sie können die Ausgabe vor dem Einreichen entweder entfernen oder aktualisieren. Wenn die Ausgabe eingereicht wird, erhalten sowohl der Genehmiger als auch das Finanzteam dieselbe Benachrichtigung, was den Prozess für beide Parteien noch klarer und einfacher macht.
Das Erlernen, wie man das oft komplexe Thema der nicht abzugsfähigen Ausgaben entschlüsselt und navigiert, ist für Ihr Unternehmen wesentlich. Digitale Spesenmanagementlösungen wie Rydoo können diesen Prozess vereinfachen, indem sie die Aufzeichnungen einfacher machen und den gesamten Prozess straffen. Darüber hinaus kann ein digitales System helfen, die Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten, Prüfungsunterlagen bereitzustellen und unnötige Risiken und Kosten zu vermeiden.