Comment fonctionne la technologie OCR ?

OCR, trois petites lettres pour une grande avancée en matière de gestion administrative. L’Optical Character Recognition, soit Reconnaissance Optique de Caractères (ROC) en français, est une technologie de scan intelligent. Elle est capable de convertir automatiquement du texte imprimé voire dactylographié en un format digital. Grâce à elle, tout document papier ou photo scanné peut être lu puis transformé en un fichier texte modifiable et donc exploitable par d’autres logiciels. L’OCR est un pilier de l’automatisation digitale et est aujourd’hui au cœur de la solution innovante de gestion de notes de frais, Rydoo Expense.

 

Comment la gestion des notes de frais est optimisée grâce à l’OCR intelligent Rydoo ?

Une réelle optimisation de la gestion des notes de frais ne peut se faire sans une automatisation des tâches les plus pénibles et chronophages rendue possible grâce à une technologie OCR intelligente. La solution Rydoo sait lire et analyser une grande variété de factures, tickets de caisse ou reçus émis dans le monde entier. Grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning, ses performances augmentent avec le temps. Toutes les tâches lourdes sont désormais réduites à quelques secondes grâce à un process informatique. Terminées les saisies manuelles : pour votre entreprise, le gain de temps est immense.

Automatisation de la saisie des notes de frais

Quand l’un de vos collaborateurs en déplacement cherche à se faire rembourser une dépense, il lui suffit de photographier le reçu avec Rydoo ou de l’uploader via l’interface web de la solution SaaS. L’OCR l’analyse et le traduit instantanément. Notre technologie est même capable de convertir n’importe quelle devise dans votre monnaie ! Le document scanné parvient l’instant d’après au manager pour validation, puis au service comptable sous la forme d’informations exploitables par vos logiciels de gestion comptable habituels.

Reconnaissance intelligente des reçus électroniques

Pas de facture ou de ticket de caisse papier ? C’est de plus en plus fréquent. Heureusement, nous avons tout prévu. L’OCR Rydoo a été programmée pour traiter les reçus électroniques. Vos employés peuvent les transférer via leur email professionnel et la dépense se retrouvera tout de suite intégrée dans l’application. Il y a un peu de magie dans Rydoo !

Archivage et centralisation des notes de frais

Tous vos reçus scannés sur l’app sont archivés sur nos serveurs. Rydoo en prend le plus grand soin ! De votre côté, vous pouvez les consulter pendant 10 ans, soit plus que la période légale minimale de conservation des justificatifs, requise par l’administration. L’archivage dématérialisé facilite la classification, la recherche et les contrôles. Il est la clé de voûte d’une politique de digitalisation des notes de frais.

Application mobile, fiable et sécurisée

Les dépenses professionnelles concernent le plus souvent des employés en mission loin de leurs bases. Nous savons que leur temps est précieux et connaissons leurs habitudes nomades. Pour toutes ces raisons, nous avons mis au point une application aussi intuitive que celles qu’ils utilisent au quotidien pour se déplacer, se divertir ou se restaurer. En plus, notre application est totalement sécurisée et garantit une transmission fiable et rapide des données.

Intégrez cette solution de reconnaissance intelligente des notes de frais à vos outils

L’OCR Rydoo a été conçu pour alléger le quotidien des voyageurs d’affaires comme des salariés de vos services comptables, financiers ou RH. C’est pourquoi il est essentiel que notre solution soit interopérable avec vos outils informatiques quotidiens, qu’il s’agisse de votre ERP avec la fonction de gestion par ligne de frais, ou des applications utilisées par vos équipes chaque jour, comme Uber, Slack et bien d’autres. Une raison de plus de choisir Rydoo Expense !

Ce qu'en disent nos clients

Clarice O. - Trésorière

NEC Brazil

Avant Rydoo, notre process était basé sur des documents papier signés manuellement, que nous stockions physiquement (bien évidemment, tout cela n’était pas gratuit).  Avec Rydoo, nous n’avons plus besoin de payer tout ce stockage. Rydoo dispose de tous les reçus originaux sauvegardés au format PDF, ce qui signifie que nous pouvons facilement les présenter si nécessaire.

Jean-Marie V - Directeur des Finances & Opérations

Miele Belgique et Luxembourg

Au moment où le reçu est soumis, nous vérifions si les données remplies correspondent aux données du reçu. Les déviations peuvent indiquer des erreurs, mais aussi des fraudes et des doublons. Nous le remarquerons très rapidement.

+500 000 professionnels dans 60 pays utilisent Rydoo