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Deutschland im Homeoffice: Warum wir nicht wie gewohnt in unsere Büros zurückkehren werden

Geschrieben von Jannik Münzenberg
DACH Territory Manager bei Rydoo

Seit Jahrzehnten wird das Ende der Arbeit im Büro vorhergesagt. Schon die Umstellung vom Faxgerät auf E-Mails, war ein erstes Zeichen für die Möglichkeit, flexibler und Standort-unabhängig zu arbeiten. Seit langem prophezeien Trendbeobachter und Wirtschaftsanalysten, das Homeoffice sich am Ende durchsetzen wird. Denn zu Hause können sich viele Mitarbeiter besser konzentrieren und ihre Zeit so effektiver nutzen. Und doch war Homeoffice bisher eher die Ausnahme. Ein Bericht des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) zeigt, dass die Option Homeoffice vor der Pandemie nur selten geboten wurde. So hat nur etwa ein Viertel der 2019 befragten Unternehmen seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geboten, von zuhause zu arbeiten. Werden einzig Betriebe mit über 500 Mitarbeitern betrachtet, steigt dieser Wert auf 57 Prozent. Eine Umfrage von Bitkom hat zudem ergeben, dass 62 Prozent der Arbeitnehmer, die die Möglichkeit haben, im Homeoffice zu arbeiten, trotzdem lieber im Büro bleiben.

Mit den bundesweiten Ausgangssperren und einem Kontaktverbot hat sich dieses Bild schlagartig verändert. Die Hälfte der Beschäftigten hat April und Mai im Homeoffice gearbeitet, ein Großteil davon komplett oder überwiegend. Für viele war dies eine Umstellung von einem Tag auf den anderen. Und mit einem Schlag wurden all die Dinge, die im Büro unabkömmlich erscheinen, weniger wichtig. Brauchen wir wirklich mehrstündige Meetings , Schränke voller Akten und die Hassliebe mit dem Bürokopierer? Die Einstellung änderte sich schnell und so manche Dinge haben sich als nicht so essenziell wie gedacht erwiesen.

Ausgaben für Software und Büroausstattung steigen

Wie sich die Arbeitsweise verändert hat, lässt sich auch an den in der Krise getätigten Spesen erkennen. Eine Auswertung der Daten unseres gesamten Netzwerks zeigt, dass die Ausgaben um 43 Prozent zurückgegangen sind. Im Bereich Reise oder Gastronomie sogar um bis zu 90 Prozent. Gestiegen dagegen sind die Ausgaben im Bereich Software. Hier lässt sich im Schnitt ein Anstieg um 80 Prozent beobachten. Tools wie Slack, Zoom, Skype oder Dropbox waren besonders gefragt, denn sie erleichtern die Kommunikation mit dem Team und fördern einen effizienten Austausch. Ungewiss, wann eine Rückkehr ins Büro wieder möglich ist, haben viele Deutsche in die Ausstattung ihres Heimarbeitsplatzes investiert. So sind die Ausgaben für IT- und Büroausstattung wie Laptops und Zubehör oder Bürostühle in Deutschland um 13 Prozent angestiegen.

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Wird das eigene Zuhause auch der Arbeitsplatz unserer Wahl?

Während sich manche Arbeitnehmer langsam wieder ins Büro wagen, wird auch weiterhin voraussichtlich ein Großteil von zuhause arbeiten. Mehr als 50 Prozent der in einer Umfrage des Ifo-Instituts befragten Unternehmen, wollen ihren Mitarbeitern langfristig das Recht auf Homeoffice gewähren. Auch die Bundesregierung fordert erneut einen gesetzlichen Anspruch auf Heimarbeit, sofern das Arbeitsgebiet dies erlaubt. Ein konkreter Gesetzesentwurf soll bis Oktober 2020 vorliegen. Während vor der Krise die Angst groß war, die Mitarbeiter würden zuhause nicht ihrer Arbeit nachgehen, hat die forcierte Testphase das Gegenteil bewiesen. Die Mehrheit der Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice produktiver als am normalen Arbeitsplatz. Daher ist es nicht verwunderlich, dass 76,9 Prozent der Beschäftigten, die erst seit der Coronakrise regelmäßig im Homeoffice arbeiten, dies auch weiterführen möchten.

Traditionelle Arbeitsplätze stellen für Unternehmen eine hohe Investition dar, die jetzt neu bewertet werden sollte. Sind mehrere Niederlassungen mit zahlreichen unbelegten Schreibtischen und Besprechungsräumen noch nötig? Wir haben in der Krise gelernt, wie effizient und zeitsparend virtuelle Meetings sein können. Die Arbeit von zuhause bedeutet für den Arbeitgeber geringere Kosten und höhere Produktivität der Mitarbeiter.

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Digitalisierung ist essenziell für effektives Arbeiten

Es scheint, als hätten sowohl Unternehmen als auch ihre Mitarbeiter die Vorteile der Heimarbeit für sich erkannt. Doch um weiterhin effektiv im Team zu arbeiten, ist eine gute Vernetzung nötig. Grundvoraussetzung dafür ist die Digitalisierung. Viele Unternehmen haben die Krise als Anstoß genutzt, digital nachzurüsten. Digitale Tools können den internen Austausch erleichtern und bieten weiteres Potenzial zur Kosten- und Zeiteinsparung. Viele Prozesse lassen sich vereinfachen und automatisieren. Abteilungen, die zuvor bei Digitalisierungsmaßnahmen übersehen wurden, wie die Finanz- und Personalabteilung, sind nun im besten Fall auch digital aufgestellt. Ungewiss, wie lange Mitarbeiter noch im Homeoffice sein werden, müssen Unternehmen digitale Lösungen für zuvor analoge Prozesse bieten. Denn zum Beispiel Unterschriften für eine Kostenabrechnung sind in der aktuellen Lage sehr viel komplizierter zu erhalten. Damit Mitarbeiter jedoch nicht bis nach der Krise auf ihre Rückerstattung warten müssen, ist ein digitales Tool zur Spesenabrechnung sinnvoll. Zudem erleichtern digitale Tools das tägliche Arbeiten und die Mitarbeiter können durch die Automatisierung administrativer Aufgaben viel Zeit einsparen. Digitale Tools zur Spesenabrechnung beispielsweise reduzieren die Bearbeitungszeit um bis zu 87 Prozent.

Homeoffice – Das neue normale Business

In der Krise haben zahlreiche Mitarbeiter und Unternehmen Homeoffice nicht nur als Notlösung, sondern als dauerhafte Option erkannt. Mitarbeiter, die zuvor besonders gefürchtet haben, der persönliche Kontakt zu den Kollegen gehe im Homeoffice verloren, haben sich an digitale Kaffeepausen über Videocalls gewöhnt. Zahlreiche Führungskräfte haben erkannt, dass ihre Mitarbeiter häufig produktiver von zuhause arbeiten und sie sich auch trotz der räumlichen Distanz auf sie verlassen können. Unternehmen können sich durch flexible Arbeitsplatzgestaltung zudem einen Teil der hohen Kosten für Büroräume sparen. Es ist nicht überraschend, dass viele Konzerne, Stellung beziehen und inzwischen mehr Möglichkeiten für mobiles und flexibles Arbeiten bieten. Die Krise hat diesen Prozess definitiv beschleunigt. Unter Einsatz der richtigen Tools bietet Homeoffice die Möglichkeit, effektiver zu arbeiten und den Berufsalltag flexibler zu gestalten. Ob nun täglich oder unregelmäßig, das Büro zuhause wird seinen festen Platz in der neuen Normalität haben.

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