Met bijna 50 jaar expertise in beveiliging beschermen Irdeto’s software beveiligingstechnologie en cyberdiensten meer dan 5 miljard apparaten en applicaties voor enkele van ‘s werelds bekendste merken.
Als wereldleider in de beveiliging van digitale platforms is Irdeto een innovatief en vooruitstrevend bedrijf. Toch bleven sommige interne processen onbetwist en niet geactualiseerd om intern te reflecteren wat het extern vertegenwoordigde.
De uitdaging
Het kostenbeheerproces van Irdeto, nochtans online, was extreem manueel. Alle uitgaven moesten handmatig worden ingevoerd in hun ERP-systeem – Microsoft Dynamics.
De declaratie van deonkosten kon alleen op kantoor worden gedaan. Ontvangstbewijzen moesten één voor één worden gescand en vervolgens regel voor regel in Microsoft Dynamics worden ingevoerd, waarbij alle informatie handmatig moest worden ingevuld.
Om innovatie en kritisch denken binnen Irdeto te stimuleren, worden er regelmatig “Hack Days“ georganiseerd voor medewerkers, om huidige processen uit te dagen en nieuwe service-ideeën te oogsten. Tijdens de “Hack Day“ van vorig jaar bood Pierre Fauvel, financieel controleur voor Irdeto Americas, zich als vrijwilliger aan om een nieuwe oplossing voor hun onkostenprocessen te zoeken. Later werd hij de projectmanager voor de wereldwijde uitrol van Rydoo.
Pierre schatte de tijd besteed aan het verwerken van uitgaven na elke reis op 45 minuten tot 1 uur. Een onaanvaardbaar lang proces dat werktijden beïnvloedt en gefrustreerde werknemers creëert.
We hebben altijd geweten dat er iets is dat beter zou zijn dan Microsoft Dynamics om onze uitgaven te verwerken.
De oplossing
Een mobiele cloudoplossing
Irdeto’s Zakenreizigers die de hele tijd niet op kantoor aanwezig zijn. Alle taken met betrekking tot aanmelding bij Microsoft Dynamics bleven tot het laatst liggen omdat een VPN-verbinding nodig was en de tool niet gebruiksvriendelijk was. De oplossing waar Irdeto naar op zoek was, zou gebruikers en goedkeurders in staat moeten stellen om hun mobiele telefoon te gebruiken om enige actie te ondernemen: kosten invoeren – indienen – goedkeuren, controleren, enz …
We wilden de mensen meer tijd geven. Als ze in een restaurant zitten, kunnen ze een foto maken van hun ontvangstbewijs en deze onmiddellijk ter goedkeuring verzenden.
OCR technologie
De handmatige invoer uitsluiten was voor Irdeto een must. Een van de voordelen van het implementeren van een mobiele on-the-go-oplossing is de handmatige taken voor werknemers zo veel mogelijk te beperken.
“Het vermogen van de tool om elementen te herkennen en de informatie voor u vooraf in te vullen, is een grote tijdbesparing en het is één van de elementen die we leuk vonden aan Rydoo tijdens het uitvoeren van de demo’s.”
De OCR technologie van Rydoo haalt automatisch de datum, het bedrag, de valuta en de handelaar uit de ontvangstbewijzen. Gebruikers worden alleen gevraagd om het ontvangstbewijs aan een kostenplaats toe te wijzen voordat ze het ter goedkeuring indienen.
Weg met de onkostendeclaraties
Het introduceren van een nieuwe tool in eender welk bedrijf kan een uitdaging zijn – bij Irdeto namen ze het op als een kans om hun interne processen te bekijken en deze uit te dagen.
“Wat ons echt aantrok in Rydoo is dat u bevrijd wordt van het proces van onkostendeclaraties. Ik ga iets eten, maak een foto van mijn ontvangstbewijs en dien deze in.”
Deze verandering in proces en mentaliteit werd ondersteund door een team dat sterk geloofde in het voordeel dat dit voor het bedrijf zal brengen: onmiddellijke indiening van uitgaven, kortere cyclus van kosten tot terugbetaling, realtime overzicht van bedrijfsuitgaven enz.
Het resultaat
Irdeto implementeerde Rydoo in 9 landen, gaande van Noord- en Zuid-Amerika tot Europa, Azië. Het project werd geleid door financiële teams in elke regio en stond onder toezicht van de Finance Controller voor Noord- en Zuid-Amerika.
Dankzij de geweldige samenwerking tussen het Irdeto-projectteam en Rydoo, duurde de uitrol 8 weken voor alle 9 landen, inclusief een volledige Microsoft Dynamics-integratie. Door de tweewegsintegratie met Microsoft Dynamics werden alle gebruikers geïmporteerd in Rydoo en werden de goedkeuringsstromen van de opdrachten geautomatiseerd. Dit is een realtime integratie, wat betekent dat elke wijziging in Microsoft Dynamics automatisch ook op Rydoo van toepassing is.
Het bespaart me in feite meer tijd dan ik eigenlijk had verwacht. Het duurde bijna 1 uur om mijn uitgaven in te dienen. Bijmijn eerste zakenreis na de implementatie van Xpenditure, spendeerde ik hier minder dan 15 minuten aan. Ik stond verstomd, dit was nog beter dan ik verwacht had.