Onkostenbeheer

Een slim platform voor efficiënt onkostenbeheer.

Smart Audit

Automatisch onkostendeclaraties die buiten het beleid vallen te detecteren en te markeren.

Betaalkaarten

Slimme virtuele en fysieke kaarten voor eenmalige en periodieke bestedingen.

Geautomatiseerde goedkeuringen

Stel je eigen beleidsregels in en automatiseer de goedkeuring van onkostendeclaraties.

Kwitantiescanner

Dien in minder dan 10 seconden onkostendeclaraties in met onze door AI ondersteunde scanner.

Reconciliatie van creditcards

Automatiseer de matching van onkosten met creditcardtransacties.

Insights

Identificeer uitgavenpatronen en mogelijkheden om kosten te besparen.

Kilometerregistratie

Dien eenvoudig kilometerposten in en verwerk die volgens de regels.

Beheer van dagvergoedingen

Beheer dagvergoedingen en inhoudingen op maaltijden met een paar simpele muisklikken.

DÉ APP VOOR ONKOSTENBEHEER

De nummer 1 onder de apps voor onkostenbeheer

Top rated App!

Uitgaven van werknemers onder controle houden

Krijg volledig inzicht in en controle over de uitgaven van werknemers door trends te identificeren en automatisch afwijkingen te detecteren.

Meer informatie

Efficiëntere uitgaven

Moeiteloos onkosten indienen en beheren, in realtime en onderweg.

Meer informatiee

Zorgen voor lokale naleving

Verbeter compliance en beperk juridische risico’s, waar u ook zaken doet.

Meer informatiee

Moderniseer het onkostenbeheer

Bereik een nieuw niveau van efficiëntie, controle en productiviteit.

Meer informatiee

Dé locatie voor alle financiële onderwerpen

Know more

Compliance-kennis binnen handbereik

Know more

Strategy + Technology

7 financiële blogs die je aan je bookmarks moet toevoegen

Ana Gordo

Content Manager
@Rydoo

Wees altijd op de hoogte door de beste financiële blogs te lezen die inzichtelijke discussies bevatten over technologie en financiën.

2024-01-26

Compliance

Wat zijn niet-aftrekbare kosten?

Gloria Biasion

Senior Onboarding Manager
@Rydoo

Lees meer over de uitdagingen van niet-aftrekbare kosten en ontdek waarom efficiënt onkostenbeheer en bewijs van uitgaven cruciaal zijn voor een gezond bedrijf.

2024-01-26

Compliance

Alles wat je moet weten over Per Diem

Ruth De Vits

Product Expert
@Rydoo

Per Diem lijkt op het eerste gezicht misschien makkelijk te begrijpen, maar het kan een behoorlijk complex onderwerp zijn. In dit artikel behandelen we alles wat je moet weten.

2024-01-26

case-studies

Hoe innogy Consulting zijn onkostenbeheer 100% papierloos heeft gemaakt met Rydoo

Innogy Consulting, dat innogy en RWE en vele andere bedrijven in de energiesector strategisch en economisch adviseert, heeft het ontbrekende puzzelstukje gevonden om de rest een stap voor te blijven. Door Rydoo te gebruiken, is het gehele kostenproces nu gedigitaliseerd. Dit is niets minder dan een mijlpaal in de geschiedenis van het bedrijf: van het indienen van een bonnetje tot het archiveren ervan, alles gebeurt zonder ook maar één stukje papier. En hier lees je hoe ze dat hebben gedaan. 27 uur per maand bespaard 100% adoptieratio 100% papierloos 27 werkuren per maand bespaard Consultants Nathan de Rouck en Jens Sikorski zijn grote voorstanders van Rydoo: “Als je weet hoe we het eerst regelden, dan is Rydoo gewoon een enorme verbetering.” Voorheen had innogy Consulting een ander soort platform, gekoppeld aan het boekhoudsysteem DATEV. “Voor iedere uitgave moest je handmatig een reis in het platform aanmaken, de kostenposten en waarden van het bonnetje zelf invullen, controleren of het in overeenstemming was met onze beleidslijnen en per diem-regels, het uitprinten, de originele bonnetjes eraan vastnieten en het opsturen via de post naar onze accountant Mazars, die het opnieuw controleerde en vervolgens archiveerde.” “Het hele proces was zo tijdrovend en vermoeiend; het kostte een aantal van onze consultants meer dan 30 minuten per week!” Met Rydoo besparen de meest actieve reizigers tussen de 10 en 30 minuten per week. Op bedrijfsniveau is dit effect zelfs te verveelvoudigen tot 27 uur per maand. Dat zijn natuurlijk 27 uren die we niet kunnen doorrekenen aan de klant. Kiezen voor een on-the-go hulpmiddel voor reis- en onkostenbeheer was daarom iets waar Jens niet lang over hoefde na te denken. Zoals het een goede consultant betaamt, maakte hij eerst een vergelijkingstabel voordat hij een besluit nam We vergeleken jullie met Concur, Zoho, Expensify en anderen op basis van een aantal criteria. Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis. Jens Sikorski Consultant De keuze was erg helder. We kozen Rydoo vanwege de innovatieve kracht, de goede optische tekenherkenning-technologie (‘OCR’), de erg intuïtieve gebruikersinterface, en natuurlijk de concurrerende prijs.” Al het harde werk van Jens heeft hem zelf helaas geen windeieren gelegd, aangezien hij recentelijk van innogy Consulting naar het moederbedrijf innogy is verhuisd: “Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis.” De stap naar papierloos in Duitsland Er zijn natuurlijk wettelijke uitdagingen waarmee je rekening moet houden als je het hele proces van onkostenbeheer digitaliseert. De Duitse boekhoudingwetgeving, het zogenaamde ‘GoBD’, is een belangrijke hoeksteen voor alle fiscaal relevante documenten. “Omdat het papierloze aspect nou juist datgene is wat onze collega’s zo waarderen, waren we vastberaden om de beveiliging op dat gebied zo snel mogelijk rond te hebben.” Met behulp van hun accountant vroeg innogy een bevestiging van conformiteit aan de lokale belastingdienst (de zogenaamde ‘Finanzamt’) voor hun bedrijfsprocessen met GoBD. “We moesten een aantal dingen documenteren: hoe onze processen in overeenstemming zijn met de boekhoudkundige voorschriften, onze procedures voor risicobeoordeling en risicobeperking, hoe we deze data beheren en hoe we toegang tot de data krijgen, hoe lang het wordt opgeslagen, de kwaliteit van de gescande afbeeldingen, de onwijzigbaarheid ervan, etc. Ondanks dat Rydoo de enige link in deze keten van bedrijfsprocessen is, is het een belangrijke link. Jullie hebben ons erg goed geholpen met jullie deel van de documentatie. Zonder Rydoo zou het onmogelijk zijn geweest om 100% papierloos te worden.” Het Finanzamt ging akkoord met het gebruik van een papierloos proces en als gevolg hiervan gebruiken de consultants van innogy Consulting nu de Rydoo-app om hun onkosten zonder frustraties in te dienen. “Technisch gezien moet ons hele boekhoudkundige proces nog steeds gecontroleerd worden aan het einde van het jaar op basis van de enorm uitgebreide documentatie, net als van de rest van het bedrijf, om er zeker van te zijn dat wat we zeggen dat we doen, ook daadwerkelijk is wat we doen. Maar we zijn behoorlijk positief aangezien we in het verleden al eens eerder papierloos probeerden te worden met andere software, en momenteel zijn we veel geavanceerder dan toen.” Van Xpenditure naar Rydoo: zo soepel als het maar kan innogy Consulting begon met Rydoo in een spannende en uitdagende tijd, aangezien dit precies gebeurde op de dag dat Xpenditure zich herpositioneerde als Rydoo. Nooit een gemakkelijke timing voor een bedrijf, maar Jens en Nathan zijn vol lof over de communicatie: “We waren ontzettend blij met het communicatiemateriaal dat jullie hadden aangeleverd. We realiseerden ons natuurlijk dat dit een stressvolle periode was, maar jullie collega’s waren erg behulpzaam en hebben zelfs direct ons interne communicatiemateriaal voorzien van nieuwe branding. We hebben absoluut niets te klagen.”

Professionele dienstverleners

Technologiebedrijven

Klanten

Samen zijn we beter.

Lees de verhalen van onze klanten en begrijp waarom ze voor ons kiezen

VRT na drie jaar Rydoo-gebruik: ‘Jullie app heeft bijzonder veel tijdswinst betekend’

SAP-consultant bij VRT vertelt ons hoe Rydoo in de afgelopen jaren heeft bijgedragen aan de digitale transformatie van VRT.

NTT Disruption rolt onkostenbeheeroplossing uit in 3 weken tijd

NTT Disruption helpt niet alleen zijn klanten te innoveren, maar past die innovaties ook op zijn eigen processen toe. En op het vlak van kostenbeheer zal de digitalisatie alleen maar toenemen.

Verhoog productiviteit, garandeer compliance

Reduceer besteding

Voorkom dat er meer onkosten worden gemaakt dan het interne beleid toelaat. Detecteer dubbel ingediende onkosten, fouten en frauduleuze declaraties.

Garandeer compliance

Monitor al je onkosten in real time om overeenstemming met de lokale en interne richtlijnen te waarborgen.

Verhoog de productiviteit

Minimaliseer de werklast van goedkeurders en financiële teams, zodat zij zich kunnen concentreren op strategische taken.

Sommige uitgaven zijn riskanter dan andere

Smart audit - Deelnemer heeft een dagvergoeding voor dezelfde dag, Uitgave was in een weekend, Dubbele onkosten gedetecteerd, Handgeschreven tekens gedetecteerd, Alcohol op bonnetje gedetecteerd, Tabak op bonnetje gedetecteerd

Voorzie je team van een extra controlelaag

Smart Audit - Identificeer dubbel ingediende onkosten, Detecteer verboden items zoals tabak en alcohol, Detecteer ongeldige bonnetjes, Vertaal buitenlandse bonnetjes, Signaleer conflicten als twee personen vergelijkbare onkosten declareren of de indiener zelf de goedkeurder is

Aankopen buiten het beleid detecteren

Gebruik AI-analyse op trefwoorden om automatisch items te identificeren die mogelijk buiten het beleid vallen, zoals tabak, alcohol, fooien, ongeautoriseerde upgrades en meer. Dit zorgt ervoor dat elke uitgave voldoet aan de richtlijnen van je bedrijf.

Vertaal ontvangstbewijzen

Vertaal bonnetjes in je eigen taal en controleer eenvoudig wereldwijde uitgaven zodat je precies weet wat je vergoedt.

Dubbele uitgaven opsporen

Identificeer dubbele uitgaven door het bedrag, de valuta, de datum, de tijd en andere unieke identificatoren te analyseren om de integriteit van de rapportage te garanderen.

Ongeldige ontvangstbewijzen identificeren

Ongeldige bonnetjes automatisch detecteren en markeren, inclusief bonnetjes die wazig zijn, handgeschreven bedragen bevatten of alleen transactiebonnen zijn. Dit versterkt het verificatieproces en zorgt ervoor dat vergoedingen gebaseerd zijn op legitieme en duidelijke documentatie.

Conflicten tussen deelnemers ontdekken

Markeer conflicten als een deelnemer ontbreekt, een tegenstrijdige declaratie heeft of de goedkeurder is, zodat de onkosten nauwkeurig worden toegewezen en vergoed.