92% minder tijd om onkosten te verwerken

“Het enige wat er echt toe doet voor een zorgbedrijf, is de kwaliteit van de zorg die je verstrekt”, aldus de uitvoerend directeur van Prestige Nursing.

Die uitspraak is de reden waarom Prestige Nursing nu een van de meest gerenommeerde private verplegings- en zorgbedrijven in het Verenigd Koninkrijk is. “Klanten als familie behandelen” is het motto van het bedrijf, dus is het geen verrassing dat 94% van de klanten bij hun laatste klantenenquête tevreden of zeer tevreden was over het niveau van de zorg en steun die Prestige Nursing levert.

Als mensgericht bedrijf focust Prestige Nursing op de levenskwaliteit van elke klant én op het comfort van de werknemers. Hoe maakt Prestige Nursing het leven makkelijker voor zijn 150 werknemers? Het antwoord is eenvoudig: door te luisteren naar hun behoeften en de vinger aan de pols te houden. In dit geval betekende dit een einde maken aan het vroegere onkostenproces en de kopzorgen die ermee gepaard gingen.

Achter elk project schuilt een verhaal, en wij wilden weten hoe Prestige Nursing op het idee kwam om zijn onkostenmanagement te automatiseren. Daarom praatten we met de mensen die bij het project betrokken waren: Chief Accountant Raja Qaisar en Senior Accountant Cindy Woo.

Voordat ze Rydoo kenden, was het onkostenmanagement bij het bedrijf een manueel en tijdrovend proces.

Cindy legt uit: “De werknemers gebruikten vroeger een papieren kopie van het terugbetalingsformulier, waarop ze alle transactiedetails handmatig invulden. Daarna werden de onkosten eerst geautoriseerd door de lijnmanagers en daarna ingediend bij de financiële afdeling in het hoofdkantoor. Nadat de financieel controleur alle formulieren had ondertekend, moesten de directeurs ze ondertekenen en werden ze door onze inkoopafdeling verwerkt. Nadat de rapporten zijn ingevoerd en gepost, stuurden we de rapporten naar onze interne systemen en betaalden we uiteindelijk onze werknemers terug.”

Prestige Nursing gebruikte een papieren proces met veel manueel werk op elk niveau en een lange terugbetalingstermijn. “Meestal duurde het twee tot vier weken om alle informatie te checken (zoals data, de aard van de uitgaven, de bedragen en het bankrekeningnummer van de betaling) en het onkostenrapport te verwerken.” Maar die periode kon nog langer worden als er iets verdachts werd ontdekt, zoals een fout of duplicaat. Cindy: “Dan moesten we terug naar de indiener om de informatie te laten bevestigen of corrigeren, en dat zo vaak als nodig, tot we alle correcte gegevens hadden. Het hele proces startte dus telkens opnieuw.”

Meestal duurde het twee tot vier weken om alle informatie te controleren en het onkostenrapport te verwerken.

Raja benadrukt dat het wegwerken van de frustratie van werknemers een van de belangrijkste redenen was waarom ze het proces wilden herzien. Vroeger was bijvoorbeeld de status van de onkosten absoluut niet overzichtelijk: “De werknemers kregen geen updates, hoorden van niemand iets en zagen het geld maar niet op hun rekening verschijnen. Veel mensen dachten daardoor ongetwijfeld: ‘Waarom duurt het zo lang om mijn uitgaven te verwerken?’ Het was ook frustrerend voor het financiële team, want we moesten uitzoeken waar alles precies was, maar tegelijk was het moeilijk om uitgaven te traceren.”

Naast tijd besparen en controle over het hele proces krijgen, moest de nieuwe onkostenmanagementtool de uitgavenstatus beter zichtbaar maken. De tool moest het ook makkelijker maken voor het financiële team om de uitgaven van werknemers op te volgen en hen sneller terug te betalen.

Steve Murphy, de CFO van Prestige Nursing, koos voor Rydoo, en Cindy en Raja startten het implementatieproces. Er doken enkele problemen op, maar dankzij de nauwe samenwerking tussen Prestige Nursing en Rydoo werden die snel opgelost en trokken we belangrijke lessen uit het proces.

“Eerst was het moeilijk, maar het feit dat je steeds op online hulp kunt rekenen, was enorm nuttig. Als je bij Rydoo inlogt en je vraag stelt, komt er altijd wel iemand bij je terug. Dat waardeerden we. Naarmate de tijd vorderde, ging alles geleidelijk beter.”

Het feit dat je steeds op online hulp kunt rekenen, was enorm nuttig. Als je bij Rydoo inlogt en je vraag stelt, komt er altijd wel iemand bij je terug. Dat waarderen we.

Toen we Cindy en Raja vroegen wat een onkostenmanagementtool vooral moet bieden, waren ze het er meteen over eens: tijdbesparing en meer controle. “Het hele proces moest sneller gaan en we wilden een beter controleerbare omgeving.”

Raja bevestigt: “Tot nu toe is de feedback geweldig. De tool is erg gebruiksvriendelijk. De werknemers gebruiken Rydoo met plezier, ze vinden het een intuïtief systeem.” Nog een pluspunt volgens Cindy is het feit dat de werknemers geen kassabonnetjes meer moeten bijhouden (of kunnen verliezen). “Minder dossiers, minder papier en minder stempels en handtekeningen: alles is positief.”

Heeft Rydoo ook de relatie tussen de werknemers/gebruikers en de financiële afdeling verbeterd? Cindy antwoordt resoluut: “Ja, want er heerst minder frustratie tussen de gebruikers en het financiële team. Vroeger wist de ene zijde niet wat de andere precies deed, maar Rydoo toont ons wat er aan beide zijden gebeurt. Het is een goede PR-tool voor ons financiële team: wij zijn niet langer de ‘slechteriken’.”

Rydoo toont ons wat er aan beide zijden gebeurt. Het is een goede PR-tool voor ons financiële team: wij zijn niet langer de ‘slechteriken’.

70% van het Prestige Nursing-personeel is er al langer dan 5 jaar aan de slag en 30% van het personeel is er al 20 jaar of langer. Een team vol enthousiaste medewerkers opbouwen die allemaal het beste van zichzelf geven, dat betekent ook dat je je interne processen moet herzien en de frustraties van je personeel zo goed mogelijk moet oplossen. Onkostenmanagementtools kunnen je werknemers helpen zich te concentreren op de taken die ze graag doen.