Koen Dierckx vervoegde Van Breda Risk and Benefits in 2015 als CFO. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij bestaande processen en de mogelijkheid om deze te optimaliseren door omslachtige, handmatige taken te digitaliseren.
Het eerste project van Koen was om het kostenbeheerproces van Vanbreda opnieuw te evalueren.
Hoe heb je Rydoo gevonden?
Ik had eerder over Rydoo gehoord en hoorde over verschillende bedrijven die het gebruiken. Dus het was normaal dat we die kant op gingen. Ik moet zeggen dat verwijzingen nog steeds de beste marketingtool voor bedrijven zijn.
Hoe was je selectieproces?
We hebben het platform getest en vonden dat Rydoo de functies had waarnaar we op zoek waren. Van de digitalisering van bonnetjes tot het volledig geïntegreerde proces van goedkeuringen en financiële controle, het kon aan al onze behoeften voldoen. We liepen aanvankelijk tegen enkele technische uitdagingen aan met betrekking tot de integratie van Rydoo met onze systemen. Het Rydoo team heeft ons echter goed geholpen de juiste oplossing te vinden. Vanaf dat moment wisten we dat er geweldige teams achter het platform zaten en dat we op hen konden blijven vertrouwen om elk probleem op te lossen.
Alles gebeurde op papier. Het kostte enorm veel tijd, er moest iets gebeuren!
Waarom een oplossing voor onkostenbeheer in de cloud?
Wel, in de eerste plaats was het vooral een kwestie van kosten. Als CFO zijn cijfers natuurlijk het eerste waar ik naar kijk. De drempel om Rydoo te implementeren is erg laag: grote investeringen in technische consultants zijn niet nodig en de implementatieperiode was vrij kort. Na twee jaar merken we nog meer voordelen. De app is enorm geëvolueerd en we gebruiken zoveel nieuwe functies zonder dat iemand van IT of Rydoo erbij betrokken hoeft te raken.
Hoe is de implementatie verlopen?
We hebben niet echt veel gedaan. We mailden iedereen met een korte handleiding en dat was het. Er was geen trainingssessie nodig en de meeste medewerkers gingen er meteen mee aan de slag. Vooral als het om mobiele apps ging, wilden ze graag alles op hun smartphone doen.
Wat zijn de belangrijkste resultaten?
Binnen de financiële afdeling was de verandering erg groot. Wij gebruiken geen papier meer. Alles is nu digitaal en werknemers doen hun onkostennota’s in realtime, wat de verwerking en de terugbetalingsperiode natuurlijk aanzienlijk heeft verkort. Het werk is nu verdeeld tussen de financiële en commerciële teams.
Ik moet zeggen dat we met Rydoo een belangrijke stap hebben gezet in het definiëren van een nieuwe en meer strategische rol voor ons financiële team, aangezien het de last van repetitieve administratieve taken heeft weggenomen.
Waren er onverwachte voordelen?
Als verzekeringsmakelaar zijn we erop gericht om digitaal te zijn en het moet allemaal van binnenuit beginnen. Onze medewerkers zijn onze belangrijkste ambassadeurs. Dus ik ben heel blij als ik ze hoor opscheppen over hoe gemakkelijk het is om hun onkosten te verwerken en vergoed te krijgen. Dit is gratis adverteren voor zowel u als ons. Het horen van deze positieve feedback is ook een mooi bewijs van onze inspanningen om de volledig gedigitaliseerde verzekeringsmakelaar te worden voor zowel onze klanten als onze medewerkers.