Deloitte België is een van de eerste grote gebruikers van software die de onkostennota’s van haar medewerkers snel en automatisch verwerkt. Met deze software kan de financiële afdeling tijd besparen bij het verwerken en analyseren van gegevens, terwijl ze tegelijkertijd real-time inzicht krijgen in de personeelskosten.
Zoals verschenen in FD Magazine. Geschreven door Peter Ooms. (2016).
Al meer dan drie maanden gebruiken meer dan 3000 Deloitte-medewerkers Rydoo om hun onkosten te berekenen via een app op hun smartphone. Hierdoor kan de bon worden gescand en direct worden geüpload naar het Deloitte-systeem. De app analyseert de gegevens en verzamelt de vereiste gegevensreeksen, waaronder de aankoopprijs, hoeveelheid, naam van de leverancier, valuta, enzovoort.
De Mobiele App
Na het scannen en uploaden kan de gebruiker aanvullende informatie verstrekken. “Het is voor ons enorm belangrijk om onze processen en tools voortdurend te verbeteren om de administratieve lasten te verminderen en de efficiëntie te verhogen. Dankzij Rydoo weten we eerder hoeveel geld we uitgeven aan specifieke klanten of projecten. We worden ook op de hoogte gebracht van de meeste uitgaven in dezelfde maand, dus we kunnen dat deel al controleren en bewerken. Dat betekent veel minder werk aan het einde van de maand”, zegt Cindy Peeters, CFO bij Deloitte België.
Maandelijks verwerkt de financiële afdeling van Deloitte de onkosten van alle medewerkers. Voorheen moest deze taak wachten tot het einde van de maand en moesten onkostenrapporten worden aangemaakt. Dit leidde tot hoge werkpieken voor de financiële afdeling. Deze moest de gegevens zo snel mogelijk verwerken, zodat het bedrijf zijn medewerkers zo snel mogelijk kon uitbetalen. Bovendien moesten deze geldbedragen zowel in de klantfacturen als in de maandelijkse rapportages worden opgenomen.
Dankzij Rydoo kunnen werknemers hun uitgaven nu de hele maand digitaal en in realtime indienen. Dit voorkomt onnodige werkpieken en daarmee ongewenste stress in het bedrijf.
Zodra de gebruiker de afbeelding van zijn bon uploadt, wordt deze opgeslagen in het hoofdsysteem. Op dit moment is het document echter nog niet volledig verwerkt, zodat eventueel aanvullende informatie kan worden toegevoegd. De verantwoordelijke kan het document vervolgens goedkeuren. “Hierdoor weet ons bedrijf sneller welke onkosten medewerkers hebben en kan ze zich eventueel voorbereiden op aflossing.
Het is voor ons (Deloitte) uitermate belangrijk om onze processen en tools voortdurend te verbeteren om de administratieve lasten te verminderen en de efficiëntie te verhogen. Dankzij Rydoo weten we eerder hoeveel geld we uitgeven aan specifieke klanten of projecten.
Dit is vooral handig als uw bedrijf vooruitbetalingen doet. Maar wat nog belangrijker is, u kunt de bonnen niet meer kwijtraken als u ze eenmaal heeft geüpload. In latere stadia van de verwerking hebben we de papieren bonnen niet meer nodig. Met de Belastingdienst hebben we afgesproken dat bedrijven geen papieren exemplaar meer hoeven te bewaren zolang er een digitaal exemplaar is. We doen er alles aan om de onkostendeclaratie tot het verleden te laten behoren”, zegt Wim Derkinderen, CCO en mede-oprichter van Rydoo.
De applicatie draait in de cloud als SaaS (Software as Service). Dit betekent dat de klant geen grote vooruitbetalingen meer hoeft te doen; hij betaalt slechts een vast bedrag per gebruiker per maand voor de bestelde diensten. De applicatie draait ook niet op de eigen computers van het bedrijf, maar is verbonden met het ERP van de klant of diens boekhoudsoftware. Cindy Peeters: “Hier bij Deloitte werken we met SAP. We hebben een bidirectionele interface gebouwd die we gebruiken om al onze gegevens naar ons ERP te uploaden. Als we vervolgens wijzigingen of correcties willen aanbrengen in de onkostendeclaraties, worden deze automatisch in Rydoo aangebracht. De implementatie verliep vlot omdat het compatibel is met SAP.
Tijdens de implementatiefase van Rydoo hebben we de innovaties uitgebreid gecommuniceerd met behulp van posters, bedrijfsvideo’s en trainingen. Maar de meeste gebruikers hadden niet echt training nodig. De app is erg intuïtief.
Pilootproject
Deloitte testte het systeem in de zomer van 2015 als onderdeel van een pilotproject. In november is het systeem gelanceerd voor een groep gebruikers die veel uitgaven ervaren en complexe wensen hebben. In januari 2016 zijn alle medewerkers overgestapt op de digitale declaratie van Rydoo. Het gebruik van het systeem is nu verplicht: alles wordt digitaal verwerkt en betaald.
De gebruikers vonden het prima. Ze hebben geen vragen over het systeem zelf of over de app, maar meer over het onkostenbeleid van ons bedrijf. Vroeger probeerden ze de uitgaven zo snel mogelijk gedaan te krijgen zonder zich druk te maken over de details. Vandaag hoeven ze alleen nog maar de juiste code in te voeren. Daarnaast moeten medewerkers bedenken of alle onkosten ook vergoed kunnen worden. Ze houden zich meer bezig met onkostenbeleid dan voorheen. Cindy Peeters: “We merken dat onze medewerkers het systeem efficiënt en gebruiksvriendelijk vinden. Ze vonden snel toegang tot het systeem, of het nu medewerkers waren die veel onderweg waren of mensen die thuis de administratie deden.”
Betere controle
Naast dat declaraties eerder worden ingediend en de reviewers sneller kunnen werken, hebben ze ook een betere controle doordat alle gegevens digitaal zijn. Cindy Peeters: “Na het indienen van de bon controleren we of de gegevens zijn ingevuld volgens de gegevens op de bon. Afwijkingen wijzen op fouten, maar ook op fraude of kopieën. Dat merk je heel snel.
We controleren ook veel preciezer en globaal: het type uitgave en de plaats waar de uitgave is gedaan. Wij verzorgen het gehele proces van begin tot eind om de efficiëntie te verhogen. Er zijn ook een aantal ingebouwde bedieningselementen die automatisch werken en het systeem signaleert afwijkingen waar we op moeten letten. Zo kunnen wij ons richten op ongeautoriseerde declaraties.
Belastinginning
Voor veel bedrijven is het bijna onmogelijk om belasting terug te vorderen op basis van bonnetjes en facturen. Bij Deloitte hebben we dat echter bereikt. Cindy Peeters: “In ons bedrijf is er een speciaal team dat instaat voor de onkosten, zowel die van ons als die van de klanten. Maar we hebben natuurlijk een grote groep medewerkers die tal van onkosten declareert.
Vanwege dit hoge volume is het logisch om een team te hebben dat zich uitsluitend bezighoudt met onkosten. Met de nieuwe tool wordt het echter een stuk eenvoudiger. Vroeger moesten we veel dingen handmatig verwerken. Nu gaat alles veel sneller. En om de zaken nog sneller te laten verlopen, hebben we Rydoo gevraagd om een landveld aan de app toe te voegen, zodat we automatisch weten waar we belasting moeten terugvragen.”