Bei TMG Consultants gehen Digitalisierung und modernes Spesenmanagement Hand in Hand

Wie sieht digitale Transformation im Finanzwesen aus? TMG Consultants zählt seit über 30 Jahren zu den Vorreitern seiner Branche und nutzt innovative Technologien wie Rydoo im Rahmen seiner digitalen Transformationsprozesse. Rydoo ließ sich schnell und einfach in die existierenden Finanztools von TMG Consultants integrieren und digitalisierte damit das Spesenmanagement des Unternehmens vollständig.

TMGs Spezialisten für Unternehmensberatung begleiten in erster Linie Produzenten aus dem Anlagen- und Maschinenbau sowie der Automobilindustrie entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Diese vielfältige Arbeit erfordert flexible Digitalisierungsstrategien – denn Digitalisierung muss in allen Bereichen gedacht werden und interdisziplinär kompatibel sein.

Bei der Spesenabrechnung vertrauen die TMG Consultants Mitarbeiter:innen inzwischen komplett auf die Möglichkeiten von Rydoo. Geschäftsführer Klaus Dieterich gab kürzlich im Rahmen des Webinars Die Schritte zur digitalen Transformation im Finanzwesen weitere Einsichten in die internen Abläufe bei TMG Consultants.

Denn eines ist klar: Für Unternehmensberater gehört Digitalisierung schon lange zum Kerngeschäft. „Das Wissen um digitale Tools und deren Einsatzgebiete ist Teil unserer Kompetenz. Eine Beratung, die dieses wichtige Thema unberücksichtigt lässt, kann ich mir heutzutage nicht mehr vorstellen.“

Im Jahr 1986 gegründet, entwickelt die Technologie Management  Gruppe innovative Strategien für das produzierende Gewerbe, basierend auf langjähriger Erfahrung und profundem Fachwissen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Stuttgart beschäftigt inzwischen über 80 Mitarbeiter:innen und hat sein Netzwerk über nationale Grenzen hinweg mit Tochtergesellschaften in Osteuropa (Bukarest), Asien (Shanghai) und neuerdings im Nahen Osten (Teheran) erweitert. 

TMG Consultants Strategien basieren auf drei Fragestellungen: (1) Wie  lassen sich interne Prozesse nachhaltig organisieren und steuern, (2) wie Produktion und  Logistik optimieren und (3) wie lässt sich digitale Transformation anstoßen. „Gerade in Zeiten  einer weltweiten Pandemie erkennen mehr und mehr Unternehmen das Potenzial 

von Digitalisierungsvorhaben als Schlüsselfaktor“, so Dieterich. „Bei TMG kann jeder  Mitarbeiter zu Hause im Homeoffice arbeiten, da die relevanten Systeme längst online  sind.“ Eine zielgerichtete Digitalisierung müsse im Fokus stehen. Dazu gehöre ein passendes  IT-Management, das bewährte Lösungen wie vielversprechende Innovationen  gleichermaßen einzusetzen weiß. Dieser Service ist fest im Digital Operating Model  von TMG Consultants verankert, bei dem die Berater gemeinsam mit dem Kunden eine Vision erschaffen. 

Diese Einschätzung kann auch Darya Nassehi unterstreichen. Anlässlich der jüngsten  Ausgabe von TMG Insights illustrierte der zweite Geschäftsführer anschaulich, wieso  gerade jetzt Engagement und eine flexible Einstellung so wichtig sind. Stillstand kann  nie im Einklang mit den Grundprinzipien der Digitalisierung stehen. „Zum Glück steht  den Verantwortlichen demnach eine beachtliche Auswahl an geeigneten  Instrumenten zur Verfügung, um sie auf diesem steilen Weg zu unterstützen.“

Intern  wie extern setzt TMG Consultants deshalb auf Best-in-Class-Lösungen wie Rydoo, die  in ihrem Segment den Markt anführen. Ein Spesenmanagement, das ohne den  lästigen Papierkram auskommt, ist nämlich in vielerlei Hinsicht Gold wert. Entscheidend sind beispielsweise die Schnittstellen der Tools. „Wir versuchen Insellösungen  (wo immer es nur geht) zu vermeiden“, ergänzt Dieterich. “Wir bevorzugen den  zentralen Ansatz von Rydoo, der bei den meisten Systemen eine reibungslose  Integration ermöglicht.”

Die Mitarbeiter:innen bei TMG Consultants zeigen sich begeistert von der neuen Form der  Spesenabrechnung: „Keine Rechnungen mehr aufbewahren oder gar  zusammensuchen, sondern ein Foto und fertig. Die restlichen Informationen erkennt  die App von allein. Bis zur Genehmigung der Kosten muss kaum noch gewartet  werden, schon ein paar Tage später ist die Erstattung auf dem Konto.“

Dieterich  erinnert sich, wie zeitintensiv dieser Prozess vorher ablief. Mehrere Wochen bis einige  Monate Verspätung stellte keine Seltenheit dar. „Durch die regelmäßige Verwendung  der Rydoo App landen die Belege jetzt quasi automatisch an Ort und Stelle in der  Buchhaltung, die von einer deutlichen Entlastung spricht“, so Dieterich.

Doch jede Umstellung setzt eine gewisse Lernphase voraus, nachzulesen in einem Erfahrungsbericht aus der Sicht von TMG Consultants. Hervorzuheben ist hier der  hervorragende telefonische und persönliche Support seitens Rydoo. Die App an sich sei vom ersten Moment an selbsterklärend gewesen und dank der kontinuierlichen Nutzung im Kontakt mit dem Kunden ging nichts  verloren.

Alle Belege lassen sich jetzt mit den korrespondierenden Tätigkeiten  verbinden, sodass ein Großteil der üblichen Rückfragen einfach ausbleibt. Dabei  erwies sich die Einstellung der Belegschaft bei TMG Consultants als großer Vorteil. “Unser Wille zur Veränderung bildete die Grundvoraussetzung für das Gelingen dieses  wichtigen Schrittes hin zur vollständigen Digitalisierung“, erläutert Dieterich. “Das ist  eine Frage der Mentalität. Jede Transformation kann nur beim Menschen beginnen.”

Ein weiteres, besonderes Feature: die Web-Anwendung der Rydoo Software. Wer  nicht ständig ein Smartphone nutzen möchte, kann im gewohnten Arbeitsumfeld  bleiben und die Spesen etwa per Laptop einreichen. All dies gelingt komplett auf dem  elektronischen Weg. Der Drucker darf ruhen.

Landet die Rechnung einer Unterkunft  beispielsweise direkt auf dem Mail-Konto, lässt sich diese mit nur einem Klick an die  richtige Position im Programm ziehen. „Man lernt die Übersichtlichkeit von Rydoo zu  schätzen. Eine einfache Handhabung war für uns von Haus aus entscheidend und mit  der App kommen wir blendend zurecht.“ Dieterich zeigt sich begeistert von der  belegweisen Verarbeitung, die Rydoo fördert. „Aber das Foto muss schon stimmen,  sonst fragen wir nach.“ In der Folge treten deutlich weniger Ungereimtheiten auf.

Bei allen Digitalisierungsvorhaben müssen die Prioritäten stimmen; für das  Tagesgeschäft relevante Prozesse genießen Vorrang. Diese Philosophie vermittelt  TMG Consultants jedem Klienten. Speziell bei einem derart zukunftsorientierten  Thema muss weitergedacht werden.

Erfolgsorientiertes Handeln bedingt höchste  Effizienz. Gleichzeitig sollte in der Buchhaltung die Kostenkontrolle funktionieren. Spesen können schnell explodieren, wenn die Mitarbeiter Monat für Monat etliche  Kilometer zurücklegen. „Wir waren vor den Einschränkungen eigentlich immer vor Ort  beim Kunden“, erinnert sich Dieterich. „Deshalb hatten wir andauernd Geschäftsfälle

aus dem Ausland zu verbuchen. Die Konformität unserer Tools spielt folglich eine  große Rolle.“ Analog dazu müssen zu jedem Zeitpunkt die gesetzlichen Vorschriften  der unterschiedlichen Regionen bedacht sein. Rydoo hält seine Partner diesbezüglich  immer auf dem neuesten Stand.

Alles in allem zeigen sich sowohl TMG Consultants als auch Rydoo hochzufrieden mit  der bisherigen Zusammenarbeit. Aus einer Zweckgemeinschaft ist eine starke  Partnerschaft entstanden, die die Vorteile durchdachter Digitalisierungsstrategien  offenlegt und Unmögliches zu realisieren vermag. Kann Reisekostenabrechnung  wirklich Spaß machen? Für die Belegschaft von TMG Consultants eine klare Sache.