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Reisekosten verwalten auf Knopfdruck

Reisen gehört für Unternehmensberater zum beruflichen Alltag. Vier bis fünf Tage die Woche verbringen Berater in der Regel bei Kunden und somit auf Reisen. Die Reisekostenabwicklung gehört zu den regelmäßigen Aufgaben und muss damit für Berater sehr schnell und effizient funktionieren. Zudem ist der Anspruch, dass Reisekostenabrechnungen möglichst umweltfreundlich, sprich papierlos und damit digital, erfolgen, erzählt Senior Professional Finance Christine Großmann im Gespräch. Um diesem Wunsch der Mitarbeiter und des Managements entgegen zu kommen, wurde das Finanz- und Controlling-Team beauftragt, ein geeignetes Expense Management Tool auszuwählen.

 

Nahtloser Einführungsprozess

Für den Rollout-Prozess war es wichtig, den Mitarbeitern einen nahtlosen und unkomplizierten Wechsel vom bisherigen Tool zu Rydoo zu ermöglichen. Hierzu wurden die von Rydoo angebotenen Schulungsunterlagen als Vorlage genutzt, an das Unternehmen angepasst und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wurden Schulungen abgehalten sowie aufgezeichnet, sodass Mitarbeiter sich jederzeit zum Tool informieren können. Das Projekt startete mit einer kleinen Testgruppe von 40-50 Mitarbeitern. Nach positiven Erfahrungen wurde das das Expense Management Tool auf alle Mitarbeiter im DACH-Raum ausgerollt. Bis dato werden wöchentlich rund 5.000 Ausgaben in Rydoo hochgeladen und eingereicht. Laut Christine Großmann nahmen die Mitarbeiter die Einführung des Tools sehr positiv an. Neben den Mitarbeitern weiß auch das Finanz- und Controlling-Team Rydoo zu schätzen. Besonders die Flexibilität wird von Saskia Jürgensen vom Accounting Team als besonders positiv wahrgenommen. So können beispielsweise bei Bedarf täglich einzelne Ausgaben nach Mitarbeitern gefiltert geprüft werden (sogenanntes line-by-line expensing), anstatt erst gesammelt am Monatsende. Abschließend kann gesagt werden, dass sowohl die Berater unterwegs, als auch die Mitarbeiter im Back Office das neue Travel and Expense Management Tool als Bereicherung für die Abwicklung von Geschäftsreisen ansehen. Besonders die sehr gute Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Customer Success Management Teams von Rydoo wurde im Gespräch mit Q_PERIOR noch einmal deutlich hervorgehoben.