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Es mit Rydoo oder ohne Rydoo angehen

Als sich der französische Riese im Jahr 2017 dafür entschied, Xpenditure & iAlbatros zu erwerben, um daraus Rydoo zu gründen, nutzte er bereits verschiedene Instrumente zum Kostenmanagement. „Wir hatten eigentlich die Wahl, mit diesen Lösungen weiterzuarbeiten“, sagt David Soulé, Travel & Expense-Manager der Sodexo Group und Leiter des internen Projektteams. „Wir haben Rydoo nicht einfach deshalb erworben, weil es Rydoo ist. In erster Linie benötigten wir für unsere Tausende von Mitarbeitern ein erstklassiges Instrument für das Kostenmanagement.“ Das Team machte zunächst eine technische und funktionale Abschätzung zwischen den beiden, bevor es eine Entscheidung traf. „Der Bereich, in dem Rydoo definitiv die besten Ergebnisse erzielte, war die Projektunterstützung. Wir lieben die menschliche Vorgehensweise. Die Tatsache, dass man tatsächlich mit jemandem spricht und nicht mit einer Excel-Tabelle, ist etwas, das wir wirklich schätzen.“ Gibt es weitere Hauptgründe, die David und das Team dazu bewegten, sich für Rydoo zu entscheiden? „Auf jeden Fall die Tatsache, dass man seine Quittungen einfach wegwerfen kann! Wir waren auch absolut begeistert von der Agilität Rydoos und dem Potential, Aktivitäten so weit wie möglich zu vereinfachen und zu reduzieren, ohne dass dabei ein zusätzlicher Aufwand für unsere Mitarbeiter entsteht.“

Also, was ist der Plan?

Natürlich hängt der Erfolg eines neuen Prozesses in einer globalen Gruppe stark von einem strukturierten Implementierungsplan ab. „Unsererseits haben wir gemeinsam mit unseren Niederlassungen in den wichtigsten Ländern einen Prozess für die gesamte Gruppe erarbeitet“, erklärt David. „Wir haben uns ihr Feedback angehört und dann gemeinsam definiert, wie dieser Gruppenprozess aussehen soll. Danach haben wir uns mit den Teams von Information Systems & Technology (IS&T) und dem Rydoo-Team zusammengesetzt, um bei der Durchführung dieses globalen Prozesses zusammenzuarbeiten.“ Die Idee war, eine Methodik zu haben, die als Modell für alle anderen Länder dienen kann. „Das meine ich, wenn ich über die Agilität von Rydoo spreche.“

Als Nächstes gab es eine dreimonatige Herausforderungsphase, in der Sodexo die Lücken zwischen seinem neu konzipierten globalen Prozess und dem, was Rydoo zu diesem Zeitpunkt bereits abdecken konnte, erkannte. Gemeinsam entwickelten wir einen Verbesserungsplan, den Rydoo verfolgen konnte, um die Ziele unseres Prozesses zu erreichen, natürlich innerhalb bestimmter Fristen. „Wir mussten unsere Erwartungen ein wenig anpassen“, gibt David zu. „Die Diskussionen mit dem Rydoo-Team haben uns dabei geholfen, unsere Denkweise weiterzuentwickeln und bestimmte Kostenthemen besser zu verstehen. Wir mussten uns nicht zu sehr an unseren ursprünglichen Plan anpassen, aber wir mussten verstehen, dass bestimmte Anpassungen noch eine Weile warten mussten, selbst wenn wir diese zunächst als sehr wichtig empfanden.“ David und das Team hatten beispielsweise ihre eigenen Ideen über das Berichterstellungsmodul von Rydoo oder über die Verschiebung einiger Admin-Rechte. „Schließlich haben wir sogar beschlossen, den Erkenntnissen von Rydoo zu folgen und in einigen Punkten einen anderen Ansatz zu wählen. Jedenfalls habe ich das Gefühl, dass es bei Rydoo immer einen ernsthaften Willen gibt, sich weiterzuentwickeln.“

Ein Pilot zum Abheben

Nach der Lückenanalyse durchlief das Projekt eine Einführungsphase in Frankreich, die von den Benutzern sehr gut angenommen wurde. In einer Qualitätsumfrage haben mindestens 84 % der Mitarbeiter festgestellt, dass die Rydoo-App zur Verbesserung der Lebensqualität am Arbeitsplatz beigetragen hat. Auf einer Skala von 0 bis 5 erhielt sie eine Gesamtbewertung von 4. Die Benutzer berichteten auch, dass Rydoo es ihnen leichter gemacht hat, die Kostenrichtlinien des Unternehmens zu verstehen. „Rydoo schafft eine wirklich große Verbesserung. Schließlich ermöglichte es die Plattform auch, eine Reise- und Kostenrichtlinie zu implementieren und ihre Einhaltung sicherzustellen. Bevor wir Rydoo hatten, wurde die Einhaltung unserer Richtlinien nach der Zahlung sichergestellt. Dies machte es natürlich schwierig, sicherzustellen, dass die Leute die Regeln befolgen. Jetzt können die Mitarbeiter sofort sehen, wenn ihre Ausgaben abgelehnt werden oder ihre Reisebuchung nicht mit den Richtlinien übereinstimmt. Dank der Tatsache, dass unsere Mitarbeiter unsere internen Regeln jetzt viel besser kennen, erwarten wir im Laufe der Zeit auch einen Selbsteinsparungseffekt.“ Dieses positive Feedback hat zu hohen Erwartungen bei der gesamten Gruppe geführt. „Das motiviert uns, so schnell wie möglich zu handeln: Im vergangenen Monat wurden 6.000 Benutzer von unserer Zweigstelle in Frankreich zu der Plattform hinzugefügt. Und das ist erst der Anfang. Wenn alles gut geht, betrachten wir diese Lösung als vollständig einsatzbereit in den übrigen Ländern.“ Es sind spannende Zeiten für die Sodexo-Familie. Mutter und Tochter wachsen zusammen.