SCHOTT vereinfacht das Spesenmanagement mit Rydoo um 80 %

Stellen Sie sich vor, Sie müssten sich um die Auslagenerstattungen tausender Mitarbeiter:innen in 30 Ländern kümmern: mit besonderen Vorgaben, Systemen und Anforderungen. Für SCHOTT AG, einen wegweisenden internationalen Technologiekonzern, der seit mehr als 130 Jahren Spezialglas und Glaskeramik innoviert, war genau das an der Tagesordnung.

Da das Unternehmen Produkte vertreibt, die vor allem in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Elektroindustrie und dem Automobilsektor Verwendung finden, sind Angestellte der Firma SCHOTT oft geschäftlich auf der ganzen Welt unterwegs, um ihre Vision voranzutreiben. Hinter dem weltweiten Erfolg verbirgt sich jedoch eine große interne Herausforderung: Die Finanzabteilungen waren durch den manuellen Arbeitsaufwand überfordert, sahen sich mit verzögerten Erstattungen konfrontiert und mussten komplexen Compliance-Anforderungen gerecht werden.

SCHOTT benötigte eine Lösung, die genauso innovativ und verlässlich war wie die eigenen Produkte. Hier kommt Rydoo ins Spiel: eine smarte, intuitive Spesenmanagementplattform, die darauf ausgelegt ist, Abläufe zu vereinfachen, Aufgaben automatisiert und reibungslos in den bestehenden Tech-Stack integriert werden kann.

Ist es Rydoo gelungen, SCHOTTs komplexe globale Arbeitsabläufe einfacher zu gestalten und den manuellen Arbeitsaufwand deutlich zu senken?

Die Antwort: Die Buchhaltung konnte um 80 % vereinfacht und die Einrichtung in Rekordzeit abgeschlossen werden. Komplexe Abläufe wurden durch vereinfachte Buchhaltungsprozesse ersetzt. Verzögerte Erstattungen und frustrierte Teams gehören jetzt der Vergangenheit an, während das Team nun von schnellen Rückzahlungen und einem besseren Überblick profitiert.

Nachfolgend erfahren Sie, wie SCHOTT AG das Spesenmanagement im Betrieb revolutionierte und welche maßgebliche Rolle Rydoo dabei spielte.

Im Rahmen einer internen Evaluation ermittelte SCHOTT eine der größten Belastungen für die Finanzabteilung: ein unverhältnismäßig hoher manueller Arbeitsaufwand für die Verarbeitung von Erstattungsanträgen für Reisekosten. Dies beeinträchtigte die Effizienz erheblich und führte unter anderem zu verzögerten Erstattungen, die wiederum ein Problem für jene bedeuteten, die für hohe Reisekosten in Vorkasse gegangen waren.

Die Lösung lag auf der Hand: SCHOTT benötigte eine smarte Spesenmanagementlösung, die für die Mitarbeiter:innen intuitiv zu bedienen war, auf die Probleme des Buchhaltungsteams reagierte und sich als kosteneffizient erwies. Diese musste auch problemlos mit SAP S/4 HANA integriert werden, um die manuelle Dateneingabe zu reduzieren und einen besseren Überblick zu schaffen.

Mit häufigen Reisenden in mehr als 16 Vertriebsbüros weltweit musste die gewählte Lösung der globalen Bereitstellung gerecht werden und sich perfekt in die bestehenden Abläufe einbetten lassen.

Ein Muss für SCHOTT? Die Implementierung in Rekordzeit in allen Niederlassungen. 4000 Mitarbeiter:innen in Deutschland und 17000 weltweit ließen keinen Raum für ein langandauerndes Setup, denn das hätte höhere Kosten verursacht. Rydoo hob sich hier von anderen Lösungen ab.

SCHOTT arbeitete eng mit der Personalabteilung zusammen, um Mitarbeiterdaten mit dem Sammelupload schnell hochzuladen, darunter Namen, E-Mail-Adressen, Mitarbeiter-IDs und andere unternehmensspezifische Informationen.

Für alle Mitarbeiter:innen wurden automatisch ihre zuständigen Manager:innen als Genehmigungsberechtigte hinzugefügt, unabhängig vom jeweiligen Standort, um die bestehende Unternehmenshierarchie von SCHOTT zu berücksichtigen. Das führte auch zu einem strukturierten und einheitlichen Genehmigungsablauf.

Die zügige und erfolgreiche Implementierung machte sich vor allem in globalen Büros in Taiwan, Korea, China, Brasilien, Mexiko, Singapur, der Schweiz und anderen europäischen Ländern bemerkbar. In Malaysia, wo die Nutzung eines maßgeschneiderten Tools plötzlich eingestellt wurde, konnte SCHOTT in nur wenigen Tagen vollständig zu Rydoo wechseln.

Um den Ablauf für alle Mitarbeiter:innen so angenehm wie möglich zu gestalten, organisierte das Team von SCHOTT Auftaktsitzungen und stellte Videotutorials bereit. Während der Einführung wurde den Nutzer:innen erklärt, wie sie die einzelnen Arten von Ausgaben einrichten. Dennoch bestand nur geringer Schulungsbedarf, da Rydoos intuitives Design laut Grosch „sehr selbsterklärend“ ist.

„Die Möglichkeit, meine Anträge auf die Erstattung meiner Reisekosten von unterwegs aus einreichen zu können, macht das Ganze unglaublich schnell. Als ich mit einem Teamkollegen aus dem Vereinigten Königreich geschäftlich auf Reisen war, hatte er schon all seine Ausgaben über die mobile Rydoo-App eingereicht, während ich aus dem Hotel auscheckte.“

SCHOTT kann Rydoo ganz einfach an regionale Anforderungen anpassen, wie z. B. bestimmte Zuschüsse, Steuersätze oder Vorschriften. Mitarbeiter:innen aus Singapur oder Malaysia, die in für sie kältere Länder wie Deutschland reisen, erhalten Zuschüsse für den Kauf wettergerechter Kleidung. Diese Anpassung bot Manager:innen einen umfassenden Überblick, um die Ausgaben und Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen besser nachzuvollziehen, was wiederum die Kommunikation innerhalb des Teams verbesserte.

Zuvor mussten Mitarbeiter:innen ellenlange ausführliche Berichte mit bis zu 25 verschiedenen Ausgaben einreichen. Diese mussten einzeln überprüft werden und auch wenn nur ein Beleg fehlte, kam es sofort zu Verzögerungen. Mit Rydoo kann jede Ausgabe einzeln eingereicht werden, was das Verfahren wesentlich einfacher macht.

Diese Veränderung hatte vor allem Vorteile für Regionen mit strengen gesetzlichen Vorgaben. Konkrete Beispiele:

• Im Vereinigten Königreich müssen Mitarbeiter:innen Ausgaben einreichen, sobald diese anfallen. So soll verhindert werden, dass Angestellte sehr lange auf ihre Erstattungen warten müssen, z. B. wenn Kosten für Visa oder in Vorkasse getätigte Ausgaben Monate nach der eigentlichen Zahlung zurückgefordert werden.
• In China müssen Mitarbeiter:innen eine steuerkonforme Rechnung für inländische Hotelaufenthalte nachweisen. Wenn diese Unterlagen fehlten, mussten Genehmigungsberechtigte den gesamte Ausgabenbericht pausieren, bis das Dokument vorlag.

Das anpassbare System von Rydoo hat die Ausgabenkontrolle für SCHOTT erheblich verbessert, was zu schnelleren Erstattungen, weniger Frust bei Mitarbeiter:innen und Genehmigungsberechtigten, weniger Engpässen und mehr Transparenz führte.

Vor Rydoo musste das Team von SCHOTT für die manuelle Verarbeitung von hunderten von Ausgaben pro Monat zwischen 50 und 80 Stunden aufbringen. Schon alleine das Einreichen einer Ausgabe dauerte einige Minuten. Mit den Automatisierungsfunktionen von Rydoo konnte der Arbeitsaufwand deutlich gesenkt werden. So hat das Shared-Services-Team mehr Zeit für wirklich sinnvolle Aufgaben.

Rydoo lässt sich nahtlos mit der SAP-Buchhaltungssoftware integrieren. Für diese Integration werden vordefinierte Ausgabenkategorien, Steuernummern und Hauptbuchkonten verwendet, um Spesendaten automatisch jede Nacht von Rydoo an das Buchhaltungsssystem von SCHOTT zu senden. Eine manuelle Eingabe ist dadurch nicht mehr erforderlich.

Trotz der steigenden Anzahl an einzelnen Einreichungen konnte die Effizienz insgesamt erheblich gesteigert werden. SCHOTT schätzt, dass 80 % des Buchhaltungsaufwands wegfallen.

Der Umstieg auf eine smarte Spesenmanagementlösung seitens SCHOTT AG zeigt, was für einen Unterschied der digitale Wandel auf den täglichen Betrieb haben kann. Rydoo vereinfacht Prozesse, senkt den manuellen Aufwand, bietet einen besseren Überblick und sorgt für globale Compliance.

Das Ergebnis? Schnellere Erstattungen, bessere Einblicke für Manager:innen und ein vereinfachtes, effizienteres Verfahren, das Vorteile für die internationalen Betriebsabläufe der SCHOTT AG bietet.