Führung der Buchhaltungsunterlagen
Im Prinzip können Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen entweder in elektronischer Form oder in Papierform aufbewahren. Allerdings dürfen sie Originalbelege und -rechnungen in Papierform nach deren Digitalisierung nur dann entsorgen, wenn die Digitalisierung von einem zertifizierten Dienstleister (PSDC) durchgeführt wurde. Sollten Sie nicht mit einem PSDC-zertifizierten Dienstleister zusammenarbeiten, ist es ratsam, Quittungen und Rechnung in Papierform auch nach der Speicherung in digitaler Form aufzubewahren. Elektronische Rechnungen können ausschließlich elektronisch aufbewahrt werden, ohne dass eine Papierform zu existieren hat, da das elektronische Dokument dann das Originalformat darstellt. Generell müssen Quittungen und Rechnung 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Rechtsgrundlage
Artikel 1334-1 des Zivilgesetzbuches besagt, dass Kopien in digitaler Form den gleichen Beweiswert haben wie das Originaldokument in Papierform, wenn die Digitalisierung von einem PSDC-Anbieter vorgenommen wird. Absatz zwei des Artikels besagt, dass Richter:innen eine Kopie nicht allein deshalb ablehnen können, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder die Digitalisierung nicht von einem PSDC-Anbieter vorgenommen wurde. Auf Grundlage des Gesetzes vom 25. Juli 2015 (elektronische Archivierung), der großherzoglichen Verordnung vom 21. September 2017 (PSDC-Zertifizierung) und des Artikels 1334-1 Absatz 1 des Zivilgesetzbuches wird jedoch klar, dass der Wert einer elektronischen Kopie,die von einem PSDC-Anbieter und einem Nicht-PSDC-Anbieter digitalisiert wurde, letztlich nicht derselbe ist.
PSDC
PSDC steht für Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation. Es handelt sich dabei um einen Status, der von ILNAS einer juristischen Person zuerkannt wird, die als Haupt- oder Nebentätigkeit für ihren eigenen Bedarf oder im Rahmen von Dienstleistungen für Kund:innen Dematerialisierungs- und Aufbewahrungsprozesse durchführt, die von ILNAS formell als den Anforderungen und den in der technischen Vorschrift definierten Maßnahmen entsprechend anerkannt sind. Diese Anforderungen beziehen sich auf die Integrität, Sicherheit und Vertraulichkeit der Dematerialisierungs- und Lagerungsprozesse.
Derzeit haben nur eine Handvoll Organisationen den PSDC-Status erhalten.