In Österreich sind Unternehmen für die Berechnung der Lohnsteuer auf das Arbeitsentgelt ihrer Mitarbeitenden selbst verantwortlich, einschließlich bestimmter erstatteter Betriebsausgaben, die als Einkommen angerechnet werden können. Bei der Berechnung der Lohnsteuer muss ein Arbeitgeber auch bestimmte Steuerbefreiungen oder Steuervergünstigungen berücksichtigen, so zum Beispiel:
- Sonstige Zulagen, Zuschläge und Überstundenvergütungen
- Dienstreisen (Kilometerpauschalen sowie Tagegelder für Dienstreisen)
- Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte – Pendlerpauschale und vom Arbeitgeber organisierte Fahrten
Viele Arbeitgeber:innen zahlen ihren Arbeitnehmer:innen Zulagen für Kosten, die ihnen durch ihre Tätigkeit entstehen. Diese Zulagen werden im Allgemeinen durch Kollektivverträge geregelt. In Österreich sind die Rechte und Ansprüche, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben, nicht gesetzlich geregelt, sondern ausschließlich durch den Kollektivvertrag abgesichert, die je nach Branche unterschiedlich sind.
Für Unternehmen, die nicht unter einen Kollektivvertrag fallen, kann die Bundeslohnsteuerregelung angewendet werden. Im Folgenden werden einige der üblichsten Erstattungen von Betriebsausgaben für Arbeitnehmer:innen auf Bundesebene vorgestellt.
Dienstreisen
Arbeitnehmer:innen haben das Recht, für Kosten im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise Zahlungen von ihren Arbeitgeber:innen zu erhalten. Die folgenden Erstattungen für Geschäftsreisen sind nicht lohnsteuerpflichtig, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind:
- Transportkosten (z.B. Kilometergeld)
- Tagegelder (Mahlzeiten)
- Kosten für Übernachtungen
Das österreichische Einkommensteuergesetz definiert eine Dienstreise als eine Tätigkeit, bei der ein Arbeitnehmer/eine Arbeitnehmerin auf Weisung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Enthält der Kollektivvertrag eine besondere Regelung des Begriffs Dienstreise, so ist diese Regelung anzuwenden.
Beförderungskosten
Erstattungen der tatsächlichen Beförderungskosten (z. B. Bahn, Flugzeug, Taxi) sind steuerfrei.
Bei der Erstattung von Kosten für die Nutzung eines eigenen Privatfahrzeugs während Geschäftsreisen ist das Kilometergeld steuerfrei. Dabei werden Kilometergelder pro gefahrenem Kilometer gezahlt. Ein gesetzliches Kilometergeld kann außerdem für maximal 30.000 km pro Kalenderjahr steuerfrei ausbezahlt werden. Für Dienstreisen mit dem Fahrrad können maximal 1.500 km pro Kalenderjahr steuerfrei geltend gemacht werden.
| Fahrzeugtyp | Kilometergeld in Euro |
| Auto | 0.42 |
| Motorrad | 0.24 |
| Zusätzliche:r Mitfahrer:in | 0.05 |
| Fahrrad | 0.38 |
Die Dienstwagenpauschale ist ein Pauschalbetrag für alle Kosten, die bei der Benutzung eines Privatfahrzeugs für Fahrten während einer Dienstreise anfallen. Neben der normalen Abschreibung und dem Kraftstoff umfasst diese Kilometerpauschale auch die Autobahnvignette, die Autobahn- und Tunnelmaut sowie anfallende Parkgebühren.
Neben der Kilometerpauschale dürfen keine weiteren steuerfreien Reisekosten ausbezahlt werden. Eine vollständige Liste der Ausgaben, die durch den offiziellen Kilometersatz abgedeckt sind, finden Sie hier.
Zum Nachweis von Kilometergeldern muss ein Fahrtenbuch geführt werden, das folgende Angaben enthält:
- Datum
- Tageskilometerstand
- Anzahl der dienstlich gefahrenen Kilometer pro Tag
- Abfahrts- und Zielort
- Zweck der einzelnen Dienstreisen