Österreich Tagegelder

In Österreich sind Unternehmen für die Berechnung der Lohnsteuer auf das Arbeitsentgelt ihrer Mitarbeitenden verantwortlich, einschließlich bestimmter erstatteter Betriebsausgaben, die als Einkommen angesehen werden können. Bei der Berechnung der Lohnsteuer muss der Arbeitgeber/die Arbeitgeberin auch bestimmte Steuerbefreiungen oder Steuervergünstigungen berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• Sonstige Zulagen, Zuschläge und Überstundenvergütung
• Dienstreisen (Kilometergeld sowie Tagegelder für Dienstreisen)
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – Pendlerpauschale und vom Arbeitgeber organisierte Fahrten

Viele Arbeitgeber:innen zahlen ihren Arbeitnehmer:innen Zulagen für Kosten, die ihnen durch ihre Tätigkeit entstehen. Diese Zulagen werden im Allgemeinen durch Kollektivverträge geregelt. In Österreich sind die Rechte und Ansprüche, die sich aus dem Arbeitsverhältnis ergeben, nicht gesetzlich geregelt, sondern ausschließlich durch den Kollektivvertrag abgesichert, die je nach Branche unterschiedlich sind.

Für Unternehmen, die nicht unter einen Kollektivvertrag fallen, kann die Bundeslohnsteuerregelung angewendet werden. Im Folgenden werden einige der üblichsten Erstattungen von Betriebsausgaben für Arbeitnehmer:innen auf Bundesebene vorgestellt.

Arbeitnehmer:innen haben das Recht, für Kosten im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise Zahlungen von ihren Arbeitgeber:innen zu erhalten. Die folgenden Erstattungen für Geschäftsreisen sind nicht lohnsteuerpflichtig, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind:

• Transportkosten (z.B. Kilometergeld)
• Tagegelder (Mahlzeiten)
• Kosten für Übernachtungen

Das österreichische Einkommensteuergesetz definiert eine Dienstreise als eine Tätigkeit, bei der ein Arbeitnehmer/eine Arbeitnehmerin auf Weisung des Arbeitgebers/der Arbeitgeberin außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Enthält der Kollektivvertrag eine besondere Regelung des Begriffs Dienstreise, so ist diese Regelung anzuwenden.

Lohnregelungen, z.B. in Tarifverträgen, bestimmen, ob die Zahlung eines Tagegeldes steuerfrei ist.

Außerdem ist geregelt, dass für 24 Stunden einer Dienstreise ein tägliches Essensgeld von 26,40 € zur Verfügung steht. Bei Inlandsreisen, die länger als 3 Stunden dauern, können für jede angefangene Stunde 2,20 € als Verpflegungspauschale geltend gemacht werden (“Zwölftelregelung” nach dem österreichischen Einkommensteuergesetz). Wird eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist der Freibetrag um 13,20 € (50%) zu kürzen; werden zwei Mahlzeiten gestellt, wird der Freibetrag um 100 % gekürzt.

Höhere Beträge sind auch mit Nachweis nie steuerfrei, unabhängig davon, ob ein tarifvertraglicher Anspruch besteht oder nicht. Das bedeutet, dass Zulagen, die über dem Höchstsatz liegen, bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden müssen.

Höhere Beträge sind nie steuerfrei, auch wenn ein Nachweis erbracht wird, unabhängig davon, ob ein tarifvertraglicher Anspruch besteht oder nicht. Das bedeutet, dass Zulagen, die über dem Höchstsatz liegen, bei der Lohnsteuer berücksichtigt werden müssen.

Außerdem ist eine Unterscheidung zwischen Kurzstrecken (in der Regel bis zu 120 km) und Fernreisen für den Zeitraum der Gewährung von steuerfreien Tagegeldern wichtig.

Wie also werden Dienstreisen mit kurzen Strecken steuerlich behandelt?

• Tagegelder können aufgrund des Verpflegungsmehraufwand steuerfrei gewährt werden, solange kein neuer “Tätigkeitsmittelpunkt” begründet wird
• Ein “Tätigkeitsmittelpunkt” ist ein Ort, an dem Sie sich an mehr als 5 aufeinander folgenden Tagen oder mehr als 15 Mal pro Kalenderjahr aufhalten
• Wenn ein neuer “Tätigkeitsmittelpunkt” begründet wird, sind nur die anfänglichen Tagegelder von 5 (aufeinanderfolgenden) oder 15 (Kalender-)Tagen von der Steuer befreit

Im Gegensatz dazu handelt es sich um eine Fernreise, wenn die Entfernung und die Dauer der Reise so groß sind, dass dem Arbeitnehmer die Rückkehr nach Hause nicht zugemutet werden kann (mehr als 120 km).

• Tagegelder können bei Dienstreisen an denselben Ort für einen Zeitraum von 6 Monaten steuerfrei gewährt werden.
• Tages- und Übernachtungsgelder nach mehr als den ersten 6 Monaten sind steuerpflichtig und müssen bei der Lohnsteuer des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin berücksichtigt werden.
• Bei einem Wechsel des “Tätigkeitsmittelpunkts” beginnt die 6-Monats-Frist mit dem neuen Ort von neuem.

Bei Übernachtungen in Österreich ist die Erstattung der tatsächlichen Kosten für Übernachtung und Frühstück bei Vorlage eines Belegs steuerfrei. Werden keine Belege eingereicht, kann der Arbeitgeber ein steuerfreies Übernachtungsgeld von 15 € pro Nacht zahlen.

Grundsätzlich sind Übernachtungsgelder nur dann steuerfrei, wenn die Übernachtung tatsächlich erfolgt ist und nachgewiesen werden kann (z.B. durch Hotelrechnungen). Ohne Beleg ist bei Reisen im Inland ein Nächtigungszuschlag von 4,40 € und bei Reisen ins Ausland 5,85 € pro Übernachtung zulässig.

Aufwendungen eines Unternehmens für Verpflegung und Unterkunft während einer Dienstreise sind als Betriebskosten anzuerkennen, sofern sie die steuerfreien Beträge nicht übersteigen. Höhere Verpflegungsaufwendungen sind nicht zu berücksichtigen, müssen aber ggf. dennoch berechnet und als steuerpflichtiges Entgelt für den Arbeitnehmer in die Lohnabrechnung aufgenommen werden.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, für Auslandsreisen steuerfreie Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in Höhe des für Auslandsdienstreisen von Bundesbediensteten geltenden Höchstsatzes zu zahlen. Die vollständige Liste der Sätze finden Sie in der Finanzdokumentation (Findok) des Bundesministeriums der Finanzen.

Auslandstagegelder werden auf die gleiche Weise berechnet wie Inlandspauschalen.

Besteht ein Tag einer Dienstreise sowohl aus Inlands- als auch Auslandsreisen, so hat der internationale Teil der Tagespauschalen Vorrang vor dem inländischen Teil. Hier eine Beispiel-Reise von Findok:

Geschäftsreise von Wien nach Frankfurt mit dem Auto:

• Start der Reise um 7 Uhr morgens
• Grenzübertritt in Passau um 11:15 Uhr
• Grenzübertritt während Rückreise um 15 Uhr am nächsten Tag
• Ende der Reise um 18:10 Uhr

Nach Regel der Kalendertage dauert die Reise insgesamt 2 Tage mit einer jeweiligen Dauer von mehr als 12 Stunden. Sie wird wie folgt auf Auslands- und Inlandsanteile aufgeteilt:

Auslandsanteil

• 1. Reisetag (11:15 Uhr bis 12:00 Uhr) = 12/12
• 2. Reisetag (00:00 bis 15:00 Uhr) = 12/12

Inlandsanteil

• Es kann kein steuerfreies Tagegeld ausbezahlt werden, da der Gesamtanspruch (12/12) durch den Auslandsanteil ausgeschöpft ist.

Nach der 24-Stunden-Regel dauert die Fahrt 35 Stunden und 10 Minuten mit zwei Tagestarifen (24 / 12).

• Der Auslandsanteil (11:15 Uhr bis 15:00 Uhr am nächsten Tag) beträgt 16/12
• Der verbleibende Inlandsanteil ist also 8 / 12*.*

Aufgrund der Komplexität von österreichischen Tagegeld-Pauschalen und der zu berücksichtigenden Lohnsteuer empfehlen wir, Reisedaten immer zu exportieren und die Berechnung der steuerpflichtigen Leistungen mit Ihrem Steuerberater / Ihrer Steuerberaterin oder Ihrer Gehaltsabrechnungsplattform zu besprechen. 

Im Gegensatz zu Tagegeldern im Inland wird bei Auslandstagegeldern kein Abzug vorgenommen, wenn nur eine Mahlzeit bezahlt wurde. Werden jedoch zwei Mahlzeiten an einem Tag bezahlt, wird nur ein Drittel des Taggeldes gewährt (ein Abzug von 66 % des ausländischen Tagessatzes).

Steuerfreie Erstattungen für Übernachtung und Frühstück können ebenfalls in Höhe der auf einer Quittung ausgewiesenen Beträge erstattet werden.