Vorschriften über die Führung von Aufzeichnungen in der Schweiz
In der Schweiz schreiben zahlreiche Gesetze und Verordnungen vor, dass Aufzeichnungen in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Das schweizerische Obligationenrecht (Artikel 958f) schreibt vor, dass Geschäftsbücher und Aufzeichnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen (beginnen mit dem Ende eines Steuerjahres). Dies kann auch in elektronischer Form geschehen, sofern der Zugriff jederzeit gewährleistet werden kann.
Nicht-modifizierbare elektronische Daten
Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen (GeBüV) stellt spezifische Anforderungen. In Artikel 9 ist festgelegt, dass elektronische Daten ohne zusätzliche Anforderungen zulässig sind, solange sie nicht modifizierbar oder veränderbar sind. Unveränderbar bedeutet hierbei, dass sie nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne dass diese Veränderungen auf dem elektronischen Datenträger selbst erkennbar sind. Die Aufzeichnungen sollen innerhalb eines angemessenen Zeitraums für Audits und Inspektionen zur Verfügung stehen und daher auch lesbar sein.
Modifizierbare elektronische Daten
Nach derselben Verordnung sind unveränderbare Datenträger unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. In diesen Fällen müssen technische Verfahren, wie z.B. elektronische Signaturen, eingesetzt werden, um die Integrität der aufgezeichneten Informationen zu gewährleisten. Der Zeitpunkt der Aufzeichnung muss fälschungssicher nachweisbar sein (z.B. durch Zeitstempel). Informationen wie Protokolle, Logdateien usw. Müssen ebenfalls aufbewahrt werden.