België Overige vergoedingen

De waarde van een maaltijdcheque (€6,91) moet worden afgetrokken van een reguliere maaltijddeclaratie. Als de werknemer de maaltijd betaalt voor collega’s die ook maaltijdcheques ontvangen, moeten deze collega’s in principe ook de waarde van de maaltijdcheque (€6,91) aftrekken. Maar aangezien zij geen uitgave hebben om het van af te trekken, is dit in de praktijk moeilijk te realiseren.

Een Belgische werkgever kan zijn werknemers die in België werken een vergoeding geven voor thuiswerken. De vergoeding kan alleen worden toegekend aan werknemers die regelmatig vanuit thuis werken en steeds minimaal acht uur per week.

Er zijn verschillende vergoedingen voor thuiswerk:

• Vergoeding voor algemene kantoorkosten (stationair) zoals printpapier, drankjes, verzekering, nutsvoorzieningen (elektriciteit, water), onderhoud en huur (indien van toepassing). Het maximale bedrag is €151,70 per maand sinds 1 Dec. 2023 (hiervoor: €148,73 per maand).
• Vergoeding van €20 per maand als de werknemer zijn/haar eigen pc en andere IT-apparatuur gebruikt (monitor, printer, scanner).
• Vergoeding van €20 per maand als de werknemer zijn eigen internetverbinding gebruikt (en hiervoor geen aparte vergoeding van de werkgever ontvangt).

De vergoeding voor algemene kantoorkosten kan worden gecombineerd met de andere vergoedingen, maar de vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke computer kan niet worden gecombineerd met de vergoedingen voor een tweede scherm of printer/scanner.

De werkgever kan er ook voor kiezen om uitgaven i.v.m. thuiswerk te vergoeden op basis van de werkelijke kosten voor de werknemer.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid voor de werkgever om de kosten van kantoormeubilair voor het thuiskantoor van de werknemer te vergoeden. Er is geen vergoeding (forfaitair bedrag) voorzien, dus deze kosten moeten worden vergoed op basis van de werkelijke kosten.

De streeftarieven voor de volgende vergoedingen zijn gebaseerd op beslissingen van de DVB (Dienst Voorafgaande Beslissingen):

• Garagevergoeding (max. €50/maand): kan worden toegekend als de werkgever eist dat het voertuig (of de inhoud ervan) veilig geparkeerd wordt en alleen als de werknemer geen eigenaar is van de garage.
• Parkeervergoeding (max. €15/maand): om de parkeerkosten te dekken die een werknemer maakt tijdens dienstreizen, zodat werknemers niet elk individueel parkeerticket hoeven te declareren.
• Carwashvergoeding (max. €15/maand): gebaseerd op 2 carwash beurten per maand (kosten €10 per stuk).

Voor werknemers (die een dagvergoeding kunnen claimen voor dienstreizen) en hun thuisadres als hun primaire werklocatie hebben, kan een aanvullende vergoeding van €60/maand worden toegekend voor internettoegang en het gebruik van hun persoonlijke telefoon voor zakelijke doeleinden.

Als een werknemer regelmatig kosten heeft in verband met het opbouwen en onderhouden van professionele relaties (geschenken, receptiekosten, kleine traktaties, enz.), kan de werkgever de werknemer een representatievergoeding toekennen. Deze vergoeding kan alleen worden toegekend in combinatie met een dagvergoeding en de maximale vergoeding is €50/maand op basis van een beslissing van de DVB (Dienst Voorafgaande Beslissingen).

Voor deze vergoeding moet bewijs beschikbaar worden gesteld wanneer dit wordt gevraagd door de fiscale autoriteiten (bewijs dat de kosten die zijn gemaakt om de vergoeding te rechtvaardigen daadwerkelijk zakelijk gerelateerd zijn en bewijs dat de vergoeding daadwerkelijk is besteed om deze kosten te betalen).

Als een werknemer zijn privé telefoonabonnement (deels) zakelijk gebruikt, kan de werkgever hem daarvoor een vergoeding toekennen. Er is geen maximumbedrag vastgesteld door de overheid, maar het streefbedrag ligt ergens tussen 10 en 25 euro per maand.

Voor deze vergoeding moet op verzoek van de fiscus een bewijs worden geleverd (een bewijs dat de kosten die zijn gemaakt om de vergoeding te rechtvaardigen daadwerkelijk zakelijk zijn en een bewijs dat de vergoeding daadwerkelijk is besteed om die kosten te betalen).

Voor dit type vergoeding is er geen vastgesteld maximumbedrag.

Voor deze vergoeding moet er bewijs beschikbaar worden gesteld wanneer dit wordt gevraagd door de fiscale autoriteiten (bewijs dat de kosten die zijn gemaakt om de vergoeding te rechtvaardigen daadwerkelijk zakelijk gerelateerd zijn en bewijs dat de vergoeding daadwerkelijk is besteed om deze kosten te betalen).

Deze vergoeding kan worden toegekend als een werknemer persoonlijke gereedschappen of apparaten moet gebruiken om zakelijke redenen.

Het streefbedrag voor dit type vergoeding is tussen de €25 en €50 per maand.

Voor deze vergoeding moet er bewijs beschikbaar worden gesteld wanneer dit wordt gevraagd door de fiscale autoriteiten (bewijs dat de kosten die zijn gemaakt om de vergoeding te rechtvaardigen daadwerkelijk zakelijk gerelateerd zijn en bewijs dat de vergoeding daadwerkelijk is besteed om deze kosten te betalen).