Warum digitale Ausgaben für Mitarbeiter vorteilhafter sind als Prepaid-Karten

 

 

Wie wir alle wissen, können die Berichterstattungen über Ausgaben und Kostenerstattungen von Mitarbeitern bereits überlastete Buchhaltung- und Personalabteilungen und Ihren fleißigen Mitarbeitern großes Kopfzerbrechen bereiten.

Bei all diesen Schwierigkeiten ist es kein Wunder, dass Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, den Zeit- und Kostenaufwand für diesen Prozess zu reduzieren, entweder durch die Verwendung von Prepaid-Karten oder durch die Einführung einer digitalen Ausgabenlösung.

Prepaid-Karten für Mitarbeiter

Prepaid-Karten für Mitarbeiter scheinen eine gute Möglichkeit zu sein, um das Ausgabeverhalten Ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren und die damit verbundenen Vorteile zu nutzen. Die offensichtlichen Vorteile von Prepaid-Karten sind:

  • Mitarbeiter ziehen es nicht immer vor, ihr eigenes Geld für Einkäufe im Namen des Unternehmens zu verwenden;
  • Unternehmen haben eine bessere Kontrolle über das Ausgabeverhalten ihrer Mitarbeiter;
  • Spesenkarten für Mitarbeiter sind mit einigen attraktiven Vergünstigungen für Unternehmen verbunden;
  • Unternehmen können in der Regel einen gewissen Zuschuss zu den Zinssätzen der Banken für diese Karten erhalten;
  • Die Implementierung ist einfach;
  • Firmenkarten machen eine Einzelperson nicht für die Kartenzahlungen haftbar.

Die Verwendung von Prepaid-Karten bringt jedoch auch unnötige Belastungen und Risiken für Ihr Unternehmen mit sich, wie z.B:

1. Unannehmlichkeiten bei der Kontrolle für Mitarbeiter und Management; Die Do’s and Don’ts der Firmenpolitik können verwirrend sein und die Kontrolle von Ausgaben für Mitarbeiter, Buchhalter und Finanzabteilungen erschweren.

2. Nicht der beste Schutz vor Betrug; Betrug ist einer der offensichtlichsten und häufigsten Gründe, warum Unternehmen die Ausgabe der Prepaid-Karte vermeiden. Allein in Belgien hat jedes fünfte Unternehmen im vergangenen Jahr Betrug erlebt. Im Durchschnitt verlieren Unternehmen 150.000 Euro pro Vorfall.

3. Kein Ende des Papierkrams; Prepaid-Karten lösen nur einen Teil des manuellen Arbeitsablaufs. Rechnungsprüfer verlangen gedruckte Kopien von Belegen, unabhängig davon, ob Zahlungen mit der Karte steuerlich abgeschrieben werden. Die Mitarbeiter müssen nach wie vor Spesenabrechnungen einreichen und Belege zum Nachweis vorlegen. Dazu gehört eine Menge Papierkram, von dem die meisten Unternehmen annehmen, dass er sich vermeiden lässt.

4. Zinssätze und Gebühren für Karten; Firmenkarten bergen auch die Gefahr von Kredit- und Forderungsausfällen, die sich negativ auf die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken und Probleme verursachen können.

5. Verlorene oder gestohlene Karten; Wie bei einer Standard-Debitkarte besteht immer das Risiko, dass ein Mitarbeiter seine Karte mit allen Unannehmlichkeiten, die damit verbunden sind, verliert.

6. Begrenzungen beinträchtigen die Mitarbeiter; Manchmal summieren sich zusätzliche oder ungeplante Kosten für Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, bei denen Ihren Mitarbeitern möglicherweise das Geld ausgeht. Dies würde sie in Schwierigkeiten bringen und zusätzliche Buchhaltungsarbeit bei der Bearbeitung ihrer Anträge auf Spesenabrechnung verursachen.

7. Keine monatlichen Abrechnungen; Prepaid-Karten erzeugen keine monatlichen Abrechnungen für Ihr Unternehmen, so dass Sie in Zukunft keine Querverweise haben. Dies macht es den Mitarbeitern sehr leicht, Betrug bei der Spesenabrechnung zu begehen.

Sind Sie neugierig, wie Sie Ihr Spesenmanagement transformieren können? Wir haben 5.

Warum digitale Ausgaben für Mitarbeiter vorteilhafter sind als Prepaid-Karten

Auch wenn Geschäftsinhaber immer noch Bedenken hinsichtlich der Implementierung einer digitalen Ausgabenlösung haben mögen, sind diese Bedenken kurzsichtig. Besonders jetzt, im Jahr 2020, wenn die digitale Transformation die Zukunft und der Schlüssel zu Ihrem Unternehmenserfolg ist.

Die Implementierung einer soliden digitalen Ausgabenlösung, wie die von Rydoo, bietet Ihrem Unternehmen folgende Vorteile gegenüber Prepaid-Karten für Mitarbeiter:

  • Bessere Kontrolle über das Ausgabeverhalten Ihrer Mitarbeiter;
  • Einfache und organisationsweite Implementierung;
  • Einfache Nachverfolgung für Mitarbeiter und Management;
  • Die beste Art und Weise um Ihr Unternehmen vor Betrug zu schützen;
  • Compliance Maintenance Support für Ihre Personal- und Buchhaltungsabteilungen;
  • Kein Papierkram mehr;
  • Eine wasserdichte Reise- und Spesenerstattungsrichtlinie;
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter für das ausgegebene Geld;
  • Zeit- und Kosteneinsparungen und bessere Nutzung von Talenten;
  • Optimierte, genaue Verarbeitung, einschließlich monatlicher Abrechnungen;
  • Einfacher, mobiler Zugang und Überwachung in Echtzeit;
  • Eine, integrierte Lösung;

Einer von Rydoo's vielen glücklichen Kunden: Deloitte

Deloitte Belgien ist ein zufriedener Software-Anwender von Rydoo für die automatisierte und schnelle Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben. Rydoo hat es Deloitte ermöglicht, den Zeitaufwand für die Verarbeitung und Analyse von Daten zu reduzieren und darüber hinaus einen Echtzeit-Einblick in die Ausgaben der Mitarbeiter zu erhalten. Mehr als 3.000 Deloitte-Mitarbeiter nutzen Rydoo täglich, so dass sie ihre Ausgaben einfach über eine App auf ihren Smartphones bearbeiten können.

Dadurch haben sie die Möglichkeit, ein Foto ihrer Belege einzuscannen und direkt in das Deloitte-System hochzuladen. Die App analysiert die Daten und extrahiert die erforderlichen Daten für Felder wie Kaufdatum, Betrag, Name und Währung des Lieferanten usw. Nach dem Scannen und Hochladen kann der Anwender auch zusätzliche Informationen hinzufügen.

 

“Für uns ist es sehr wichtig, unsere Prozesse und Tools ständig zu erneuern, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Dank Rydoo wissen wir schneller, wie viel wir für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden ausgegeben haben. Außerdem erhalten wir Informationen über einen Großteil der Ausgaben noch im selben Monat, so dass wir sofort mit der Kontrolle und Bearbeitung dieses Teils beginnen können. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand am Ende jedes Monats erheblich”

– Cindy Peeters, Finanzdirektorin von Deloitte Belgien.

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