expense policy best practices

Spesenrichtlinie – Best Practices

Geschrieben von Renata Taunay
Renata ist Content Marketer bei Rydoo.

1. Was ist eine Spesenrichtlinie?

Mit einer Spesenrichtlinie legen Unternehmen fest, wie Mitarbeiter:innen Ausgaben erstattet werden, die ihnen im Namen des Unternehmens entstehen. Einfach gesagt, handelt es sich um eine Liste mit Geboten und Verboten zur Spesenabrechnung für Mitarbeiter:innen. Aber das ist noch längst nicht alles.

Aus Sicht der Mitarbeiter:innen

Für Mitarbeiter:innen ist sie ein Leitfaden, der aufzeigt, wie sie das verfügbare Budget auf Geschäftsreisen verwenden dürfen. Die Mitarbeiter:innen können also sicher sein, dass ihnen die entstandenen Kosten zurückerstattet werden, wenn sie sich an die Regelungen halten. Sie müssen die Erstattungen nicht mehr mit der Finanzabteilung abstimmen, da das Budget bereits vorher in der in der Spesenrichtlinie festgelegt wurde.

Aus Sicht des Unternehmens

Dem Unternehmen bietet eine gute Spesenrichtlinie einige weitere Vorteile. Mit guten Regelungen können Sie Betrug verhindern, Grenzen festlegen und leichter Prognosen treffen. Durch die Formulierung der richtigen Richtlinien und Prozesse wissen Mitarbeiter:innen exakt, was von ihnen bei der Speseneinreichung erwartet wird. Durch die Festlegung von Grenzen behalten Sie die Kosten jederzeit im Griff, vermeiden Diskussionen und können Ihren Mitarbeiter:innenn leichter vertrauen. Auch Ihre Finanzabteilung wird sich über diese Regelungen freuen. Mit den Bestimmungen lassen sich die zukünftigen Ausgaben deutlich einfacher vorhersagen. Häufig sind die Reise- und Spesenkosten der zweitgrößte Kostenfaktor im Unternehmen. Bessere Regelungen in diesem Bereich führen daher nicht nur zu mehr Transparenz und besseren Einblicken in das Ausgabenverhalten Ihrer Mitarbeiter:innen, sondern ermöglichen Ihnen auch die Optimierung dieser Kostenstelle.

2. Was macht eine gute Spesenrichtlinie aus?

Vielleicht denken Sie, dass eine Spesenrichtlinie zwangsläufig umfangreich sein muss und dabei detailliert verschiedenste Arten von Ausgaben regelt. Aus unserer Erfahrung ist jedoch genau das Gegenteil der Fall! Eine gute Spesenrichtlinie ist kurz, einfach, gut strukturiert und relevant. Sie zeigt auf, wie Mitarbeiter:innen das Geld des Unternehmens verantwortungsbewusst ausgeben dürfen.

Niemand liest gerne 20-seitige Dokumente mit detaillierten Regelungen zur Reisekostenabrechnung. Die Akzeptanz der Bestimmungen steigt, wenn diese kurz und leicht verständlich sind.

 

Bestenfalls ist Ihre Spesenrichtlinie

 

Einfach

Verlieren Sie sich nicht in Details. Die Richtlinie sollte Ausnahmen ausschließen und einheitliche Regeln schaffen.

Strukturiert

Erhöhen Sie die Lesbarkeit, indem Sie die Spesenrichtlinie gut strukturieren. Für eine übersichtliche Gestaltung können Sie Ihre Bestimmungen beispielsweise nach Kategorien organisieren.

Relevant

Stellen Sie sicher, dass Ihre Regelungen aktuell sind. Dabei sollte die Spesenrichtlinie zu Ihrer Unternehmensgröße und-kultur passen, aber auch mit den aktuellen steuerrechtlichen Vorgaben im Einklang stehen.

3. Wie erstelle ich eine Spesenrichtlinie?

Start your expense policy by explaining the purpose of these guidelines. This will create trust between the employee and the employer. Both parties will know what can be expected from them.

Set Your Expense Policy’s Rules

Next, explain the workflow of filing expenses, the approval process and some general rules. Such as that expenses can only be made in a business context and can’t occur during the weekend. For fiscal reasons, the receipt will often be required, this can depend on the location and the amount of the expense. Don’t forget to set a deadline on how long employees can file an expense, you don’t want to receive receipts that can’t be used for tax reclaim anymore.

The core of the T&E policy will be the overview of the different categories or cost centers. Each category will require specific rules. Common categories are transportation, lodging, meals, and office expenses.

To get you started we’ve listed 3 example rules per category

Transportation

  • If the mileage expenses are below €250/month, only 1 level of approval is required
  • An Uber expense can maximum be €30/fare
  • You can only expense a parking ticket if you have the actual receipt

Lodging

  • Items from the minibar will not be reimbursed
  • Max amount based on function and location
  • Laundry expenses are only reimbursed if the stay is longer than 5 days

Meals

  • All attendees should be mentioned when submitting the receipt
  • Lunch limits per country e.g. €25 as the maximum amount in Belgium, €20 in Portugal
  • The maximum amount that can be reimbursed for a dinner is €20, the excess amount will not be reimbursed

Office expenses

  • Expenses below €10 are auto approved
  • Office expenses can’t exceed €30/month
  • Mobile subscriptions can’t exceed €40/month

We've made you an editable Travel & Expense Policy template

4. How to improve your T&E policy?

Expense management platforms are built to help companies automate their expense processes. Not only to improve the submission but also to automatically enforce expense policies. Submitted expenses are analyzed against T&E policies and instantly flagged or rejected if non-compliant.

By automating the control of expenses, it allows your users and approvers to immediately see the expenses that are out-of-policy and add an explanation or remove them altogether from their expenses list.

5. Wie kommuniziere ich unsere Spesenrichtlinie?

Wie Sie Ihre Regelungen kommunizieren, ist mindestens genauso wichtig wie deren Inhalt. Sie können (leider) nicht erwarten, dass Ihre Mitarbeiter:innen ein 8-seitiges Word-Dokument begeistert lesen und sich dessen Inhalt langfristig merken.

Arbeiten Sie am besten mit einem internen oder externen Designer zusammen, um eine Spesenrichtlinie zu erstellen, die Ihre Mitarbeiter:innen beeindruckt. Ihre Regelung ist nur dann effektiv, wenn Ihre Mitarbeiter:innen auch von ihr wissen. Deswegen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen problemlos auf die Regelungen zugreifen können und Sie Ihnen Feedback geben, wenn sie sich nicht an die Unternehmensvorgaben gehalten haben. Dafür können Sie die Spesenrichtlinie einfach auf Ihrer Ausgabenplattform zur Verfügung stellen. So können Ihre Mitarbeiter:innen immer auf die Regelung zugreifen, wenn sie ihre Spesen einreichen.

Suchen Sie nach einer beispielhaften Spesenrichtlinie? Laden Sie einfach unser Template herunter.

Für unseren Newsletter anmelden

1 Million Berufstätige in über 60 Ländern nutzen Rydoo.