Spesenmanagement optimieren leicht gemacht

Im kostenlosen Online-Event „Digitale Transformation des Finanzwesens“, haben Experten von Rydoo und externe Speaker erläutert, wie der digitale Wandel für die Finanzabteilung gelingt. Den Anfang macht Stephan Grafl, DACH Experte bei Rydoo. Er erklärt, wie sich das Spesenmanagement optimieren und automatisieren lässt.

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Stephan Grafl - Account Executive DACH

In Bezug auf Reisekostenerstattung können 40 Prozent der Arbeitsschritte komplett automatisiert werden.

Digitalisierungspotential in der Finanzabteilung

Weltweit haben Unternehmen durch Covid-19 ihre Arbeitsweise umgestellt. Ein großer Teil der Mitarbeiter arbeitet gerade aus dem Homeoffice, wodurch die Digitalisierung einen enormen Aufschwung erlebt hat. Besonders Tools, die die Kommunikation und das Zusammentreffen in Meetings erleichtern, waren in letzter Zeit gefragt, um weiterhin einen internen Austausch und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Unternehmen sollten im Zuge der Digitalisierung dennoch nicht das Digitalisierungspotential in der Finanzabteilung übersehen. Zum Beispiel können in Bezug auf Reisekostenerstattung 40 Prozent der Arbeitsschritte komplett automatisiert werden.

Herausforderungen Ausgabenberichte verarbeiten

Ein Blick in den Markt zeigt, dass es in diesem Bereich noch viel Spielraum für die Digitalisierung gibt und sich das Spesenmanagement leicht optimieren lässt. Aktuell nutzen nur 63 Prozent der Unternehmen eine Reisekostenberichtssoftware. 21 Prozent reichen Ausgabenberichte über Spreadsheets und gescannte Belege ein und 13 Prozent leiten ihre Belege direkt an die zuständige Abteilung weiter. 

Die traditionelle Herangehensweise: Der Reisekostenbericht

Der traditionelle Prozess, der auch heute noch von vielen Unternehmen angewandt wird, lässt sich in sechs einzelne Schritte aufteilen:

  • Ausgabe
  • Manuelle Dokumentation
  • Reisekosten-Bericht
  • Genehmigung
  • Digitalisierung
  • Buchhaltung & Gehalt

 

expense management traditional

Während einer Reise werden die Ausgaben gesammelt und aufbewahrt. Zurück im Büro werden diese dann manuell zu einem Bericht zusammengefasst und eingereicht. Dieser wird meist vom Vorgesetzten geprüft und sofern alles korrekt ist, digitalisiert, verbucht und die Ausgaben zurückerstattet. Dieser Prozess kann sich leicht über mehrere Wochen hinziehen und bietet eine Menge Frustpotential. Denn im Schnitt ist jeder fünfte Bericht fehlerhaft und muss ausgebessert werden. Auch hält ein fehlerhafter Beleg den gesamten Ausgabenbericht auf.

Fast die Hälfte (41 %) der Fehler entsteht durch fehlende Dokumentation. Danach sorgen inkorrekte (22 %) oder fehlende (14 %) Informationen für eine nochmalige Bearbeitung der Belege.

Automatisiertes Spesenmanagement – Wie funktioniert das?

Rydoo verschlankt diesen langatmigen Prozess der Reisekostenerstattung auf drei einfache Schritte:

  • Ausgabe
  • Managen
  • Buchhaltung

rydoo expense management

Belege werden automatisiert, revisionssicher und papierlos eingereicht. Das Spesenmanagement erfolgt nicht länger auf Reportebene, sondern auf Belegebene. Jeder Beleg wird einzeln eingereicht und kann dadurch in Echtzeit bearbeitet werden. Benötigt ein Beleg Ergänzungen durch den Mitarbeiter, sind andere Belege davon nicht betroffen und können trotzdem verbucht werden.

Mitarbeiter können mit Rydoo ihre Belege direkt in der App fotografieren, spezifizieren und weiterschicken. Die Digitalisierung beginnt damit direkt nach der Ausgabe und die Abrechnung erfolgt „on the go“. Das Sammeln von Belegen ist nicht länger notwendig. Die Zuordnung zu Kategorien, Reisen, Projekten oder involvierten Personen gibt der Finanzabteilung weitere Informationen und die Möglichkeit zu filtern. Dadurch, dass auf Belegebene abgerechnet wird ist die Abrechnung zudem schneller und flexibler.

Digitalisieren Sie mit Rydoo Ihr Finanzwesen und optimieren Sie Ihr Spesenmanagement. 

 

Spesenmanagement neu gedacht

Die Automatisierung des Spesenmanagements und das Abrechnen auf Belegebene reduziert den zuvor sehr langen Prozess auf drei einfache Schritte und spart damit Zeit und Kosten. Eine Digitalisierung des Finanzwesens bietet viele Vorteile für das gesamte Unternehmen, nicht nur für die Finanzabteilung. Die Mitarbeiter freuen sich über eine schnelle Abrechnung und sparen sich das mühsame Ausfüllen von Reisekostenberichten. Die Bearbeitung der Belege in Echtzeit ermöglicht eine schnellere Rückerstattung der Ausgaben und gibt der Buchhaltung eine bessere Einsicht und Kontrolle. Automatisiertes Spesenmanagement zieht auch einen Schlussstrich unter die sich zum Monatsende häufenden Reisekostenberichte und sich wiederholende Aufgaben. Die Möglichkeit nach verschiedenen Kategorien oder Teams zu filtern gibt dem Finanzleiter oder CFO verbesserte Erkenntnisse über einzelne Ausgaben. Dadurch kann dieser wiederum fundierte Entscheidungen treffen und Kosten einsparen. 

Waren die Vorteile einer Cloud Expense Management Lösung schon vor Corona eindeutig, werden sie durch die aktuell deutlich reduzierte Büropräsenz der Mitarbeiter jetzt noch präsenter. Der traditionelle Abrechnungsprozess verlangt physische Kopien und Unterschriften, auf die jetzt viele lange warten müssen. Der von Beginn an digitale Prozess von Rydoo sorgt dafür, dass Auslagen jederzeit schnell wieder an den Mitarbeiter zurückgezahlt werden, die Finanzabteilung einen optimalen Überblick hat und niemand mehr auf Papierbelege oder Unterschriften angewiesen ist. 

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