papierlos und krisentauglich, digitale spesenabrechnungpapierlos und krisentauglich, digitale spesenabrechnung

Digitale Spesenabrechnung: Papierlos und krisentauglich

Die Digitalisierung ist spätestens jetzt ein wichtiges Thema für deutsche Unternehmen. Die globale Pandemie hat den Unternehmen einen Anstoß gegeben, ihre Prozesse zu digitalisieren. Hinzu gehört die digitale Spesenabrechnung, welche papierlos und krisentauglich gestaltet sein sollte. Doch die Umstellung war schon vor Corona keineswegs ein Kinderspiel und fordert Unternehmen jetzt noch mehr. Im Interview mit Rydoo berichtet Marc Hoppichler, Director Finance & HR bei Diconium, von den Anfängen der Zusammenarbeit mit Rydoo und wie das Unternehmen seine Finanzen Schritt für Schritt digitalisierte.

diconium, marc, hoppichler, spesenmanagement, automatisieren
Marc Hoppichler - Director Finance & HR

Die Bearbeitungszeit der Abrechnung hat sich um 87 Prozent verringert und 95 Prozent aller Belege werden nun mobil eingereicht.

Das Digitalunternehmen Diconium, Teil der Volkswagen Gruppe, zählt etwa 1.000 Mitarbeiter, davon rund 600 in Europa. 150 bis 200 dieser Mitarbeiter befinden regelmäßig auf Geschäftsreise. Mit der Zunahme von Geschäftsreisen in den letzten Jahren, kam auch das Thema automatische Ausgabengenehmigung vermehrt auf. Vor Rydoo waren zwei Mitarbeiter der Finanzabteilung für die Spesenabrechnung zuständig. Ihre Aufgabe war es, Belege zu sortieren, zu kleben, zu lochen, abzuheften und als erledigt zu markieren. Anschließend wurde der Ordner mit den gesammelten Belegen in den Keller verfrachtet und nicht mehr angerührt.

Um den Prozess zu vereinfachen, hat Diconium es sich zum Ziel gesetzt die Ausgabengenehmigung zu automatisieren und die Spesenabrechnungen im Betrieb zu digitalisieren. Nach einem langen Auswahlprozess fiel die Wahl auf Rydoo. Inzwischen ist das Reiseaufkommen doppelt so hoch wie zuvor, zur Bearbeitung braucht es jedoch nur noch ein Viertel des Personals. Dank Rydoo sind die Tätigkeiten sortieren, kleben, lochen und abheften Vergangenheit.

Change-Management: Von analog zu digital

Der ROI von Rydoo ist eindeutig: Reisende Mitarbeiter müssen nicht länger Reisekostenberichte anlegen, sondern nutzen die userfreundliche mobile oder Desktop-App, um ihre Belege „on the go“ einzureichen. Die Finanzabteilung erhält in Echtzeit einen Einblick in die Abrechnung und das Budget. Zudem ist die Bearbeitungszeit der Abrechnung um 87 Prozent geringer.

Der Wechsel zu einem neuen Tool ist allerdings nicht von heute auf morgen möglich. Dies hat auch Diconium erfahren. Anfangs wurden die Belege über das System an den Abteilungsleiter zur Freigabe geschickt. Das wurde jedoch schnell zum Problem, denn der Klick im Tool gerät leichter in Vergessenheit als der Zettel auf dem Schreibtisch. Daraufhin hat Diconium den langwierigen Freigabeprozess abgeschafft. Die Finanzabteilung ist inzwischen die einzige Kontrollinstanz. Ein klares Regelwerk und eine transparente Übersicht über die einzelnen Ausgaben der Mitarbeiter, die der Abteilungsleiter am Monatsende erhält, machen dies möglich. Reicht ein Mitarbeiter einen Beleg ein, so werden die Daten direkt für HR und die Buchhaltung automatisch verbucht.

Digitalisieren Sie mit Rydoo Ihr Finanzwesen und optimieren Sie Ihr Spesenmanagement. 

Papierlos abrechnen zahlt sich auch in Zeiten von Corona aus

Mit dem plötzlichen Ausbruch von Covid-19 waren von einem Tag auf den anderen sämtliche Mitarbeiter im Homeoffice und Geschäftsreisen gestrichen. Auf den ersten Blick gibt es aktuell keine Ausgaben der Mitarbeiter. Doch auch in diesen Zeiten zahlt sich eine digitale Abrechnung aus. Denn auf physische Kopien und Unterschriften, die im traditionellen Prozess gebraucht werden, kann die Finanzabteilung aktuell lange warten. Statt der sonst üblichen Flugkosten oder Verpflegung, reichen die Mitarbeiter aus dem Homeoffice ein neues Headset oder ein Buch zur Fortbildung ein.

Die Digitalisierung im Finanzwesen wird laut Hoppichler immer wichtiger. Vollautomatisierte und digitalisierte Finanzprozesse sind für ihn auf lange Sicht unausweichlich. Es geht nicht nur darum, ein Tool zu implementieren, dass einen Teil der Abläufe erleichtert, sondern die gesamten Prozesse darüber laufen zu lassen. Heute werden bei Diconium 95 Prozent der Belege mobil eingereicht.

Die Reisekostenabrechnung war der Anfang der Digitalisierung der Finanzen bei Diconium, denn sie bringt auch den Mitarbeitern einen direkten Vorteil: ihnen bleibt die mühsame Erstellung von Reisekostenberichten erspart. Inzwischen läuft die gesamte Finanzabteilung digital. Auch eingehende Rechnungen werden direkt mit dem Belegscanner gescannt, so dass die Papierrechnung nicht aufgehoben werden muss. Papier wird nach und nach aus dem gesamten Prozess verbannt. Somit wird bei Diconium durch die digitale Spesenabrechnung in Zukunft papierlos und krisentauglich gearbeitet. 

Haben Sie das Rydoo Take Off Event über das Finanzwesen der Zukunft verpasst?

Das komplette Event gibt es online zum Nachschauen:

Rydoo it

Suchen Sie nach einem personalisierten Ansatz, um zu verstehen, wie Ihr Spesenmanagement papierlos und krisentauglich gestalten können? Buchen Sie eine Demo mit einem unserer Spezialisten.

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Für unseren Newsletter anmelden

900K+ professionals across 60 countries are using Rydoo.