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Spesenbetrug: Den Kampf den Unternehmen führen ohne es zu wissen

Achtung: Spesenbetrug findet jeden Tag in vielen Unternehmen auf der ganzen Welt statt! Wenn sich Ihr Unternehmen immer noch auf ein veraltetes Spesenmanagement mit Papierbelegen und Tabellenkalkulationen verlässt, haben Sie es höchstwahrscheinlich auch mit diesem Feind zu tun. Werfen Sie einen genaueren Blick auf die häufigsten Spesen-Betrugsfälle und wie Sie Ihr Unternehmen davor schützen können: eine digitale T&E-Managementlösung und eine effektive T&E-Richtlinie.

Die Auswirkungen betrügerischer Spesenabrechnungen

Es ist ganz leicht zu verstehen, wie es zum Spesenbetrug kommt. Stellen Sie sich folgendes vor: Eine Sales Managerin verfügt über ein großzügiges Geschenkguthaben auf dem Spesenkonto: 75% ihrer Einkäufe waren für tatsächliche Kunden und die verbleibenden 25% – alle unter dem Namen von Familienmitgliedern – wurden bei eBay verkauft. 

Hierbei handelt es sich um ein ziemlich extremes Beispiel eines Spesenbetrugs, das jedoch auf die beiläufige Art und Weise dieser 25sfälle hindeuten soll. Die Angestellte wurde in diesem Fall erwischt, sah ihre Tat aber vermutlich wie viele andere auch als „Verbrechen ohne Opfer“ an. Manche sind nicht einmal davon überzeugt, dass sie etwas Falsches tun, wenn sie ihrem Unternehmen ein wenig mehr berechnen. Es ist also nicht verwunderlich, dass 94% der Arbeitnehmer in den USA behaupten, sie würden ihre Reisekosten stets korrekt angeben.

Ironischerweise haben gerade diejenigen auf höchster Verantwortungsebene die größten Möglichkeiten, eben einen solchen Betrug zu begehen – 13,9% der Betrugsfälle bei den Reisekosten werden von Senior Vice Presidents begangen. Sie reisen am häufigsten und haben Zugang zu einer Firmenkreditkarte. Sie gehören auch zu denjenigen Mitarbeitern, von denen am ehesten erwartet wird, dass sie mit den Reise- und Ausgabenrichtlinien vertraut sind. Nicht zuletzt aus diesem Grund hat ein US-Unternehmen beispielsweise eine Angestellte entlassen, weil sie eine Filmverleih-Gebühr von 9,95 Dollar auf ihre Hotelrechnung gesetzt hat, wohl wissend, dass sie dies nicht tun sollte. Peter Goldman, Präsident des Beratungsunternehmens zur Betrugsprävention FraudAware, bringt es auf den Punkt: „Die meisten Unternehmen würden nicht zu solch drastischen Maßnahmen greifen, aber ihr Vorgesetzter war wohl der Überzeugung: Wenn wir ein solches Verhalten zulassen und es wiederholt sich tausendmal im Jahr, laden wir jeden dazu ein, das Gesetz zu brechen.“ 

Zugegebenermaßen klingt dies nach extremen Maßnahmen, aber wenn man berücksichtigt, dass Unternehmen in den Vereinigten Staaten jährlich durchschnittlich 2.448 Dollar an jeden bekannten Betrüger verlieren, lässt sich durchaus nachvollziehen, dass die Arbeitgeber dem endlich einen Riegel vorschieben wollen. Einige Mitarbeiter gaben sogar zu, bis zu 25.000 Dollar pro Jahr einzufordern.

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Welche Verfahren sind am weitesten verbreitet?

1. Fiktive Reisekosten

Einfach ausgedrückt: erfundene Reisekosten. Diese Art von Betrug sollte niemals mit menschlichem Versagen verwechselt werden. Angesichts der Konsequenzen, sollte man bei einem solchen Fall erwischt werden, kommt diese Art des Betrugs vergleichsweise selten vor. Bei fiktiven Reisekosten handelt es sich für gewöhnlich um gefälschte Quittungen für Käufe oder Buchungen, die so niemals stattgefunden haben.

Mitarbeiter, die einen solchen Betrug begehen, sorgen normalerweise dafür, dass ihre Taten im Verborgenen bleiben, weshalb regelmäßige Audits derjenigen mit ungewöhnlich hohen Auslagen, zusätzlich zu strikten Reise- und Ausgabenrichtlinien, notwendig sind. Die Einführung eines solchen Audit-Systems wird durch eine Plattform für das Reisekostenmanagement erleichtert, da es dem Finanzteam ermöglicht, Reisekosten nach Mitarbeitern zu sortieren.

2. Mehrfache Rückerstattung

Wenn ein Mitarbeiter über verschiedene Formen der Dokumentation verfügt, könnte er versuchen, eine Quittung mehr als einmal einzureichen. Dies geschieht in der Regel, sofern möglich, über verschiedene Verwaltungs-Instanzen.

Dies kann durch Reise- und Ausgabenrichtlinien allein nicht vollständig erfasst werden, da derartige Mehrfach-Belege womöglich innerhalb der Richtlinien liegen. Sollten Ihre Richtlinien hingegen in eine zeilenbasierte Reisekosten-App eingespeist worden sein, können Benachrichtigungen eingerichtet werden, die auf einen eventuellen Verstoß durch eine Mehrfach-Angabe von Reisekosten hinweisen. Andernfalls müssen Sie sich darauf verlassen, dass einer Ihrer Mitarbeiter den Betrüger während der Überprüfung einer großen Anzahl an Quittungen auf frischer Tat ertappt.

3. Persönliche Auslagen

Ähnlich wie bei den fiktiven Reisekosten, können auch persönliche Auslagen nicht mit menschlichem Versagen begründet werden. Mitarbeiter lassen die Auslagen oftmals wie gewöhnliche Geschäftsreisekosten aussehen. Auch hier könnte mit Hilfe eines Audits aufgedeckt werden, dass Ihre Mitarbeiter mehr ausgeben als sie eigentlich sollen. Die Reisekosten-App Ihres Unternehmens mag auch in der Lage sein, die Art ihrer Ausgaben herauszufiltern und anzufechten. In Ihren Richtlinien hingegen haben Sie die Möglichkeit, klar festzulegen, wie viel Ihre Mitarbeiter ausgeben, wofür sie es ausgeben und wann sie es ausgeben können.

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4. Überbewertete Reisekosten 

Es ist durchaus möglich, dass menschliches Versagen zu einer Überbewertung der Reisekosten geführt hat, aber dies ist nicht immer der Fall. Hierbei handelt es sich um tatsächliche – jedoch überzogene – Ausgaben. Ein nicht bezahltes Trinkgeld könnte beispielsweise auf der Quittung aufgeführt werden oder der Taxifahrer wurde um eine Blankoquittung gebeten.

Nur durch die Festlegung klar definierter Grenzen und die Kennzeichnung jeglicher Unregelmäßigkeiten kann diese Art von Betrug unterbunden werden. Besagen Ihre Richtlinien eine Grenze von 70 Euro für ein Abendessen und jemand gibt stattdessen 90 Euro aus, handelt es sich hierbei bereits um Betrug. Ihr Mitarbeiter mag da anderer Meinung sein, denn was machen schon 20 Euro – aber derartige Vorfälle und auch kleinere Summen können in ihrer Vielzahl durchaus unternehmensschädigend wirken.

5. Welche Reisekosten sollten Sie also genauer im Blick behalten?

Es gibt einige Reisekosten die anfälliger für Überbewertungen oder Mehrfach-Angaben sind als andere. Zusatzkosten bei Fluggesellschaften, wie beispielsweise Premium-Sitzoptionen und Priority Boarding, sind nur schwer aufzudecken, wenn sie einem Flug angerechnet wurden. Sollte der Reisende lediglich über einen Kontoauszug oder eine Firmenkreditkarte verfügen, können derartige Zusatzkosten verschleiert werden.

Die Angabe zusätzlicher Kilometer bei Geschäftsreisen sowie der Kauf von mehr Benzin als eigentlich notwendig sind weitere häufig vorkommende Betrugsfälle, die nur schwer aufzudecken sind. Bis zu 40% der anfallenden zusätzlichen Reisekosten entfallen auf Kraftstoff, der oftmals mit Bargeld bezahlt wird. Sie sollten in Erwägung ziehen, Ihren Richtlinien eine Bestimmung bezüglich dokumentierter Fahrtwege via Karten-Website oder -App, die mit dem angeforderten Betrag des Mitarbeiters übereinstimmen, hinzuzufügen.

Kann mein Unternehmen geschützt werden?

Gut formulierte Richtlinien und ein effektives System des Reisekostenmanagements, das Unregelmäßigkeiten rechtzeitig aufzeigt, kann dazu beitragen, die Betrugsfälle in Ihrem Unternehmen einzugrenzen. Mitarbeiter werden ihr Verhalten überdenken, wenn die Regeln und Konsequenzen klar formuliert sind. Die Finanzteams können Forderungen, die nicht den definierten Richtlinien entsprechen, eindeutig und effizient bearbeiten. Wir sollten jedoch darauf achten, nicht nur Richtlinien und Firmenpolitik zu überarbeiten, sondern auch notwendige Technologien voranzutreiben und zu implementieren – denn die Betrüger werden nicht ruhen, sondern weiterhin nach Mitteln und Wegen suchen, das System zu überlisten.

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