Warum die Automatisierung des Spesenmanagements eine Geheimwaffe in der Geschäftswelt ist

Das Spesenmanagement ist eine hervorragende Möglichkeit, die Kapitalrendite (ROI) und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern. Und trotzdem scheint es in vielen Unternehmen ein Schattendasein zu fristen.

Oftmals konzentrieren sich Unternehmen darauf, umfangreiche Änderungen an einer Vielzahl an Strukturen vorzunehmen, die zwar viele Mittel in Anspruch nehmen, aber einen fragwürdigen ROI haben.

Die Einführung eines Spesenmanagement-Tools kann sich für den Aufwand, der damit verbunden ist, durchaus lohnen. Vor allem aber sind damit keine großen Kosten verbunden.

Lehnen Sie sich also zurück, genehmigen Sie sich einen Martini – geschüttelt, nicht gerührt – und lassen Sie sich von uns erklären, warum diese Wunderwaffe unbedingt zu Ihrem Arsenal gehören sollte.

Die Elemente des ROI

Zunächst einmal ist zu sagen, dass sich die Kapitalrendite (Return on Investment, kurz ROI) aus einer Vielzahl verschiedener Elemente zusammensetzt. Unserer Erfahrung nach konzentrieren sich viele Kunden jedoch nur auf ein oder zwei dieser Elemente.

Oft wird nur auf die Kosten des Systems geschaut. Das ist verständlich, denn das ist natürlich das Erste, was man wissen muss, wenn man eine neue Spesenmanagementlösung einführen will.

Allerdings muss man auch die zusätzlichen Kosten für die Implementierung einkalkulieren. Auch wenn ein System auf den ersten Blick kostengünstig erscheint, stellen wir oft fest, dass es viele Zusatzfunktionen gibt, die es letztendlich doch zu einem kostspieligen Unterfangen werden lassen.

Bei vor Ort installierten Lösungen benötigen Sie möglicherweise zusätzlichen Serverplatz, und Ihre Ein- und Ausgangsverbindungen müssen möglicherweise verbessert werden. Außerdem müssen Sie sich Gedanken über die Konnektivität mit Ihren anderen Anwendungen machen (oft sind dafür verschiedene Module erforderlich), und je nachdem, wer das System nutzt, müssen Sie möglicherweise verschiedene Lizenzen erwerben.

Wenn Sie sich für ein SaaS-System entscheiden, werden Sie häufig feststellen, dass der anfängliche Preis zwar günstig erscheint, aber mit jeder zusätzlichen Funktion der Preis in die Höhe schießt.

Bei Rydoo ist der Preis, den Sie sehen, der Preis, den Sie zahlen. Sie erhalten eine komplette automatisierte Kostenmanagementlösung mit allen Funktionen, die Sie benötigen.

Wenn Ihr Unternehmen zusätzliche Hilfe bei der externen Rechnungsprüfung oder genauere Einblicke in die Ausgaben benötigt, bietet Rydoo natürlich Zusatzmodule an.

Aber im Vergleich zu anderen Tools wird Rydoo Sie nicht mit zusätzlichen Gebühren überraschen, wenn Sie während der Implementierung versuchen, einen neuen Bereich oder eine zusätzliche Kontrollebene hinzuzufügen.

Möglicherweise fallen auch zusätzliche Kosten für die Schulung Ihrer Angestellten an. Unterschätzen Sie diese Kosten nicht, denn die Mitarbeiter:innen wissen oft nicht, wie sie das neue System oder die App verwenden sollen, oder sie werden es gar nicht oder nicht richtig tun. Möglicherweise müssen Sie auch interne Ressourcen bereitstellen, um bei der Implementierung und Konfiguration zu helfen.

Die andere Seite der Medaille ist die Frage, wie viel Geld Sie durch die Einführung eines neuen Systems verdienen oder – im Falle der Kostenverwaltung – einsparen können.

Niedrige Kosten und ein hoher Nutzen ergeben einen hohen ROI.

mock up mobile expenses

Schnelle Implementierung = niedrigere Kosten

Je länger es dauert, bis eine neue Anwendung einsatzbereit ist, desto teurer wird sie sein. Denn Sie benötigen mehr betriebsinterne Ressourcen zur Unterstützung, und der Anbieter wird Ihnen vermutlich höhere Beratungsgebühren in Rechnung stellen.

Je länger es dauert, bis Sie Ihr System in Betrieb nehmen, desto länger dauert es, bis Sie die Vorteile ihrer neuen Anwendung voll ausschöpfen können.

Das war einer der Gründe, warum NTT Disruption sich für Rydoo entschieden hat. Das Ergebnis war ein Implementierungsprozess, der mit der Unterstützung eines engagierten Customer Success Managers (CSM) aus dem Rydoo-Team insgesamt nur drei Wochen dauerte!

Ignacio Diaz – Innovation Lead – erklärt: “Wir waren auf der Suche nach einer einfachen, problemlosen Implementierung. Rydoo hat uns die Einrichtung leicht gemacht und wir haben den Ball in kürzester Zeit ins Rollen gebracht”.

Wenn Sie die Tech Tools für Ihre Finanzen so effizient und zügig wie möglich einrichten, gelingt es Ihnen, die Rentabilität Ihres Projekts deutlich zu steigern.

Reduzierte manuelle Bearbeitung = Kosteneinsparungen

Die meisten unserer Kunden steigen von Excel- oder papierbasierten Systemen auf Rydoo um.

Ihnen ist bewusst, dass je mehr manuelle Arbeit man leistet, desto mehr Kosten entstehen. Daher sind unsere Kunden auf der Suche nach einem System, das die manuellen Eingaben reduziert und die Notwendigkeit beseitigt, Daten doppelt zu erfassen.

Wenn mehr Arbeitsstunden für ein bestimmtes Problem aufgewendet werden müssen, bedeutet dies auch, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich nicht mit wertsteigernden Tätigkeiten befassen können, mit anderen Worten, es gibt Opportunitätskosten für die manuelle Verarbeitung.

Dies war eines der Probleme, die Chris Walker, Expense Manager beim Medizingerätehersteller Arjo, dazu veranlassten, nach einer neuen technischen Lösung zu suchen. Er erklärt: “Die Mitarbeiter sind froh, dass sie die mobile App und die E-Mail-Funktion nutzen können, denn so können sie sich schneller wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen.”

Während das Unternehmen froh war, dass die Mitarbeiter keine Zeit mit dem Ausfüllen von Papierformularen verbringen mussten, waren gleichzeitig die Mitarbeiter froh, dass sie ihre Ausgaben schnell und einfach geltend machen konnten. Chris fährt fort: “”Die Mitarbeiter kamen zu mir und sagten: ‘Rydoo ist eines der besten Produkte, die wir in diesem Unternehmen eingeführt haben'””.

Der Vorteil einer Spesenmanagement-Lösung besteht also darin, dass die Notwendigkeit der doppelten Eingabe entfällt, die manuelle Bearbeitung reduziert wird und viele Prozesse, wie z. B. die Genehmigung von Anträgen, die sonst von den Managern durchgeführt werden müssen, automatisiert werden.

Testen Sie unseren ROI-Rechner

Geringere Kosten und eine ausgezeichnete Kapitalrendite ROI - was spricht dagegen, sich mit dem Kostenmanagement zu befassen?

Wir geben zu, dass wir befangen sind, und doch sind wir der Meinung, dass Unternehmen, die ihre Finanztechnologie aufrüsten wollen, immer zuerst nach schnell integrierbaren Lösungen suchen sollten. Rydoo gehört mit Sicherheit dazu.

Wenn Sie durch die rasche Implementierung einer einfach zu bedienenden Kostenmanagement-Lösung Ihre Kosten senken, können Sie Ihre Mitarbeiter:innen begeistern und haben gleichzeitig eine solide Grundlage für spätere Implementierungen weiterer Anwendungen.

Die kurze Implementierungsdauer und der geringe Schulungsaufwand bedeuten, dass Sie schneller als je zuvor mit den Einsparungen beginnen können und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich um andere Bereiche des Unternehmens zu kümmern, die verbessert werden können.

Vielleicht ist es an der Zeit, dass sich Ihr Unternehmen mit unserem James Bond in Verbindung setzt?

Originally published , modified

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