Belegebene, Spesenabrechnung und warum der Unterschied wichtig ist

Wenn Sie CFO sind, kümmern Sie sich um alles, wofür Ihr Unternehmen Geld ausgibt, und Sie suchen immer nach intelligenten Lösungen, um Kosten zu senken, wo Sie nur können – und um gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die besten Hilfsmittel für ihre Arbeit erhalten. Es ist absolut sinnvoll, in eine Spesenmanagement Plattform zu investieren, aber es lohnt sich, sie zu vergleichen.

Da immer mehr Unternehmen die Vorteile einer Spesenmanagement Plattform entdecken, wächst der Markt schnell. Während es auf den ersten Blick so aussieht, als ob der größte Teil des Funktionsumfangs für verschiedene Produkte identisch ist, kann es tatsächlich ganz unterschiedliche geben – und wie sich herausstellt, ist einer der subtileren Unterschiede auch einer der wichtigsten.

Erinnern Sie sich, als Sie noch die Ausgaben auf altmodische Art bearbeitet haben? Wenn Sie ein Formular ausdrucken mussten, füllten Sie es von Hand aus und Sie hofften, dass Sie noch alle Ihre Belege in Ihrer Brieftasche hatten. Überraschenderweise unterscheiden sich die meisten Spesenmanagement-Tools nicht wesentlich voneinander. Sie müssen eine vollständige Spesenabrechnung ausfüllen, bevor Sie sie versenden und erstattet bekommen. Dies kann ziemlich lästig sein, wenn Sie versuchen, nur eine einzelne Ausgabe einzureichen, und kann sich erheblich darauf auswirken, wie lange es dauert, bis Sie sie erstattet bekommen. Sie müssen häufig bis zum Ende des Monats warten, bevor Sie eine Abrechnung einreichen können. Dies bedeutet, dass Sie möglicherweise lange warten müssen.

Wir haben beschlossen, die Dinge anders anzugehen.

Anstatt von Ihnen zu verlangen, unseren Zeitplan einzuhalten, haben Sie bei Rydoo die Möglichkeit auf Belegebene einzureichen. Aber was bedeutet das Arbeiten auf Belegebene? Es ist ganz einfach, jedes Mal, wenn Sie mit der Rydoo-App eine Ausgabe erstellen, wird automatisch eine Zeile mit allen Informationen zu dieser Ausgabe erstellt. Daher können Sie diese Ausgabe direkt an Ihre Finanzabteilung senden, um sie in Echtzeit genehmigen zu lassen.

Vorbei sind die Zeiten, in denen eine ganze Abrechnung ausgefüllt wurde – tatsächlich gibt es überhaupt keine Abrechnungen. Vergessen Sie die Zeiten, an denen Ihre Spesenabrechnung nur für ein oder zwei ungerechtfertigte Ausgaben abgelehnt werden konnte. Rydoo wurde entwickelt, um auf Belegebene zu arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie Ausgaben auch unterwegs individuell bearbeiten können.

Dies sind nicht die einzigen Vorteile.

Ohne Spesenabrechnung müssen Sie nicht bis zum Monatsende warten, um Ihr Geld zurückzubekommen. Dank der Belegebene wird die Erstattungszeit in Ihrem Unternehmen drastisch reduziert. Manchmal können Sie Ihr Geld sogar innerhalb weniger Minuten zurückerhalten, was Mitarbeiter zufriedener und produktiver macht.

Es funktioniert so – zuerst tätigen Sie unterwegs eine Unternehmensausgabe. Als nächstes öffnen Sie die Rydoo-App auf Ihrem Smartphone und scannen Ihren Beleg. Unsere OCR-Technologie analysiert den Text dann automatisch, übermittelt ihn als Ausgabe und sendet ihn bei Bedarf zur Genehmigung an den richtigen Manager. Das ist alles! Keine Formulare, kein Ärger – alles was Sie brauchen ist Ihr Smartphone.

Die zeilenweise Verarbeitung von Ausgaben verändert Ihre Denkweise über Spesenabrechnungen im positiven Sinn. Natürlich ist es schön, schnell die Ausgaben bearbeiten zu können und dadurch Zeit zu gewinnen, aber für uns geht es um mehr. Die Unmittelbarkeit, sich aus einer Laune heraus, um die Ausgaben kümmern zu können, gibt den Mitarbeitern mehr Flexibilität – sie können beispielsweise direkt nach dem Einsteigen ein Bahnticket scannen. Dies hilft auch dabei, zu vermeiden, dass sich die Belege auf dem Schreibtisch stapeln und langsam zu einem Berg heranwachsen.

Alles in allem denken die Menschen anders über ihre Ausgaben nach. Indem Sie es ihnen ermöglichen, sofort Maßnahmen zu ergreifen, wird es weniger mühsam, anstelle sich selbst einmal im Monat dazu zu zwingen. Stattdessen müssen sie nur noch ein paar Mal tippen und wischen, bevor sie die Belege wegwerfen und wieder zu ihrer Arbeit zurückkehren können.

Wir sind uns jedoch bewusst, dass ein großartiges Produkt mehr als nur eine Sammlung von Tools ist – es muss auch eine herausragende Nutzererfahrung bieten. In einem Markt der überflutet ist von Produkten, ohne aufwendigem Design, zeichnet sich Rydoo durch ein sorgfältig ausgearbeitetes Design und eine benutzerfreundliche Oberfläche aus. Dadurch, stellen wir sicher, dass jeder im Unternehmen innerhalb von Minuten mit der Bearbeitung seiner eigenen Ausgaben beginnen kann. Sie sind sich noch nicht sicher, wie etwas funktioniert? Unser Kundensupportteam steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten.

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Bereit, mit der Einreichung auf Belegebene zu beginnen? Melden Sie sich für unsere kostenlose Testversion an und probieren Sie es aus.