Deutsche Tagegelder & Rydoos Dreimonatsregelreport

Geschrieben von
Andrea is Product Marketing Manager at Rydoo

Haben Sie Mitarbeiter auf einer deutschen Gehaltsliste, die mit Tagegeldern arbeiten? Erfahren Sie, wie Rydoo Ihr deutsches Finanzteam mit Rydoo‘s Per-Diem-Engine und dem Dreimonatsregelreport, basierend auf Ihren Bedürfnissen, unterstützt.

In Deutschland werden durch den Gesetzgeber die Tagegelder reglementiert. Diese Arten von Spesen sind bis zu einer bestimmten Grenze im “Wert” aber auch in der “Zeit” steuerfrei. Sobald diese Grenzen überschritten werden, ist der Betrag nicht mehr steuerfrei und muss als Gehalt gezahlt und versteuert werden.

In diesem Artikel gehen wir auf beide Begrenzungen ein, auf die Herausforderungen, die sie Ihrem Finanzteam in Deutschland bereiten können, und darauf, wie unsere Lösung hilft, diese zu überwinden und gleichzeitig konform zu bleiben.

Deutsche Tagegeldsätze: Begrenzung durch „Wert“

Wie in vielen anderen Ländern auch, hat der deutsche Gesetzgeber einen maximalen “Tagegeldsatz” definiert, der steuerfrei werden kann. Wenn dieser Satz überschritten wird, muss die Differenz als Teil des Gehalts gezahlt (versteuert) werden. Diese “Begrenzung” ist abhängig von:

– dem Ort, an dem die externe Arbeit stattfindet
– die Abfahrts-/Ankunftszeit
– die Abzüge
– usw.

Schauen wir uns eine Beispielsituation an:

Ein Ingenieur fährt für 3 Tage nach Kopenhagen, Dänemark. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.Verpflegungsberechnung: Der Tagessatz für den An- und Abreisetag nach Kopenhagen beträgt 39 Euro (2021), während ein voller Tag 58 € vorsieht. Aufgrund der Übernachtung mit Frühstück inklusive ist die Verpflegungspauschale um jeweils 11,60 Euro an den Tagen mit Frühstück zu kürzen (20 Prozent der Verpflegungspauschale in Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 58 Euro)

Die Summe, die dem Ingenieur nach Reise zusteht, beträgt:

Dies ist nur eine von vielen Szenarien, und kann Ihrem Finanzteam eindeutig erschweren, den Überblick zu behalten. Einige der Herausforderungen, denen sie begegnen können, sind:

– Sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Tagesspesen korrekt einreichen (z. B. die richtigen Tagessätze)
– Sicherstellen, dass Manager und andere Controller in der Lage sind, zu erkennen, welche Tagegelder für die Genehmigung korrekt sind
– Zu wissen, wann die Sätze vom Gesetzgeber geändert wurden, um Mitarbeiter und Genehmiger zu informieren
– Die Berechnung, wie hoch der Wert der einzelnen Tagegelder ist
– Die Prüfung, ob die Abzüge korrekt angewendet werden

Deshalb haben wir diesen Prozess mit unserer Per-Diems-Engine vereinfacht, so dass Ihr Finanzteam entlastet wird.

Wir haben eine Engine entwickelt, die automatisch den Tagessatz gemäß den deutschen Vorschriften berechnet. Alles, was Ihr Finanzteam tun muss, ist, die “Deutsche Tagegeldliste” in Ihr Rydoo-Konto zu importieren, sie allen Mitarbeitern auf einer deutschen Gehaltsabrechnung zuzuordnen, auf “Speichern” zu klicken, und die Engine erledigt den Rest. Darüber hinaus halten wir die Sätze auf dem neuesten Stand, in Übereinstimmung mit allen von dem deutschen Gesetzgeber angekündigten Änderungen.

3 month rule

Wie funktioniert das? Wenn Ihre Mitarbeiter eine Tagesspese erstellen, müssen diese das Reiseziel sowie das Abreise-/Ankunftsdatum angeben. Unsere Engine nimmt diese Informationen und berechnet automatisch den exakten Tagesgeldwert und die Bewirtungsabzüge für jede erstellte Tagesspese, um dem Mitarbeiter die Kosten steuerfrei erstatten zu können.

Wenn zum Beispiel einer Ihrer Mitarbeiter für 4 Tage nach Polen fährt und Ihr Finanzteam die Per-Diems-Engine bereits im Einsatz hat, würde es so aussehen, wenn Ihr Mitarbeiter eine Tagesspese anlegt:

3 month rule

Wie Sie sehen können, berechnet und zeigt unsere Engine nach der Eingabe der Informationen die Tagessätze an – mit den jeweiligen Abzügen, falls diese ausgeschlossen werden müssen.

Die 3-Monatsfrist: Begrenzung durch „Zeit“

Die 3-Monatsfrist ist eine vom Gesetzgeber vorgegebene Zusatzregelung, die erstattungsfähige Tagegelder auf einen Zeitraum von drei Monaten begrenzt. Dies bedeutet:

1. Die Tagesspesen, die ein einzelner Mitarbeiter für denselben externen Standort (Projekt) erstellt, sind steuerfrei, wenn sie innerhalb des 3-Monats-Fensters erstellt werden.
2. Alle Tagespesen, die für dasselbe Projekt außerhalb des 3-Monats-Fensters erstellt werden (ab Tag 91), werden versteuert und als Teil der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters ausgezahlt.

Diese Regel hat einen Satz von “Bedingungen”, die definieren:

1. Wann die Frist beginnt, also wann das Fenster “3 Monate” zu laufen beginnt.
2. Was kann dazu führen, dass die Frist nicht mehr läuft?
3. Was kann dazu führen, dass die Frist wieder startet oder unterbrochen wird

Wenn Sie also verstehen, wann die Frist beginnt und endet, wissen Ihre Finanzteams, welche Tagegelder steuerfrei und welche steuerpflichtig sind. Aber wir wissen, dass es nicht so einfach ist. Ihr Finanzteam hat es mit Hunderten von Tagegeldern zu tun, von verschiedenen Mitarbeitern, die gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten. Solche Dinge können leicht überhandnehmen und außer Kontrolle geraten. Außerdem sind Aufgaben wie diese sehr zeitaufwendig und es passieren schnell Fehler.

Aus diesem Grund haben wir einen Report erstellt, der Ihrem deutschen Finanzteam hilft, viele Schritte in diesem Prozess zu überspringen: Rydoos Dreimonatsregelreport.

Unser Dreimonatsregelreport listet alle genehmigten Tagegelder auf, die von einem beliebigen Mitarbeiter auf der deutschen Gehaltsliste erstellt wurden, und kategorisiert sie vorab als steuerfrei oder steuerpflichtig, basierend auf der deutschen 3MF-Gesetzgebung.

3 month rule

Wie funktioniert das? Wir haben einen Algorithmus entwickelt, der auf den vom deutschen Gesetzgeber vorgegebenen Bedingungen basiert. Dieser Algorithmus weiß, wann die 3-Monatsfrist beginnt, endet und unterbrochen wird. Er kategorisiert dann automatisch genehmigte Tagegelder als steuerfrei oder steuerpflichtig.

Diese Liste der genehmigten Tagegelder und ihre Vorkategorisierung werden als Bericht in Rydoo Insights (unserem Analysemodul) angezeigt, in dem Ihr Finanzteam:

– Nach Nutzer oder nach deutschem Rechtsträger, falls Sie mehr als einen haben, filtern kann
– Einen Zeitrahmen definieren (basierend darauf, wann das Tagegeld begann) kann
– Den Bericht exportieren kann, um ihn doppelt zu prüfen und, falls gewünscht, in das Buchhaltungssystem hochladen

Haben Sie weitere Fragen?

Sprechen sie mit einem unserer spezialisten

Der Report hilft Ihrem Finanzteam bei der Verwaltung von Tagegeldern viel Zeit einzusparen:

– Der Algorithmus ist konform mit den deutschen Bestimmungen
– Automatische Vorklassifizierung der Tagegelder Ihres Unternehmens in “steuerfrei” und “steuerpflichtig”
– Der Report kann zur weiteren Analyse exportiert werden
– Er ist 24/7 verfügbar und wird täglich aktualisiert

3 month rule

Wir unterstützen Ihr Finanzteam bei der effizienten Verwaltung von Tagegeldern und der Konformität von Vorschriften

Wie passt also alles zusammen?

1. Unsere Per-Diems-Engine hilft Ihren Finanzteams, alle Tagessätze mit ein paar Klicks einzurichten.
2. Ihre Mitarbeiter können Tagesspesen unterwegs und in Sekundenschnelle erstellen.
3. Ihr deutsches Finanzteam hat direkten Zugriff auf alle genehmigten Tagesspesen, die bereits nach erstattungsfähig (steuerfrei) und steuerpflichtig (muss als Teil des Gehalts gezahlt werden) vorkategorisiert sind – alles bereit zum Export.

So helfen wir Ihnen, Ihre bestehenden Abläufe smarter zu gestalten und Ihrem deutschen Finanzteam durch Automatisierung komplette Kontrolle zu ermöglichen.

Wenn Sie die Diskussion über Tagegelder oder andere Themen im Zusammenhang mit der deutschen Compliance fortsetzen und wissen möchten, wie wir Ihr Team bei der Verwaltung dieser Themen unterstützen, setzen wir uns gerne mit Ihnen in Verbindung.

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