7 Dinge, die nur ein Finanzkontrolleur verstehen kann

Wir alle kennen das.

Diese Zeit, in der man am liebsten in einen schalldichten Raum gehen und schreien möchte.

Es gibt Momente im Leben eines Finanzkontrolleurs, in denen man denken könnte, dass ein Karrierewechsel eine attraktive Option ist. Aber keine Sorge, die meisten Finanzkontrolleure waren bereits in einer ähnlichen Situation.

Wenn Sie sich also gerade in einer dieser Situationen befinden, wird Ihnen dieser Blog hoffentlich zeigen, dass Sie nicht allein sind!

Der Wunsch nach einem vollkommen exakten 5-Jahres-Budget

Dies ist ein echter Klassiker und gehört sicherlich zu den Favoriten von Risikokapitalgebern oder Private-Equity-Gebern.

Sie wollen ein 5-Jahres-Budget/eine 5-Jahres-Vorhersage, aber sie wollen, dass diese absolut genau ist.

Das Problem ist, dass Buchhalter eine andere Definition von “”absolut genau”” haben als viele andere Menschen. In unserer Welt bedeutet absolut genau… nun ja, absolut genau!

Wie können wir erklären, dass wir eine Prognose erstellen, die auf den besten Schätzungen des Vertriebs, den Einschätzungen des Managements und den groben Schätzungen der Personalabteilung beruht?

Wie können wir am besten diplomatisch erklären, dass die Vorhersage des wirtschaftlichen Umfelds, in dem wir uns in 5 Jahren bewegen, bestenfalls einer fundierter Vermutung gleichkommt?

Wahrscheinlich ist es am sinnvollsten, einfach ein charmantes Lächeln zu entwickeln und sich für eine elegante, unverbindliche Formulierung im Stil eines Politikers zu wählen.

Ist das eine absolut genaue 5-Jahres-Prognose? Nun, es ist sicherlich eine bessere Vorhersage als die, die wir je hatten, und ein guter Ausgangspunkt für die Zukunft!

Wenn Quittungen aus einem Umschlag fallen

Es ist ein kalter und nasser Dienstagmorgen. Ein feuchter, dicker Umschlag kommt an, und als Sie ihn öffnen, fallen eine Vielzahl von Quittungen heraus.

Einige sind mit Teeflecken übersät, an einigen Quittungen klebt noch etwas vom letzten Mittagessen und einige wurden auf dem Armaturenbrett eines Autos liegen gelassen, so dass sie nur noch ein knuspriges Stück Papier sind.

Das mulmige Gefühl, das sich einstellt, wenn man feststellt, dass man diese Belege durchsehen, die getrockneten Lebensmittel abkratzen und eine vernünftige Spesenabrechnung erstellen muss, ist beinahe überwältigend.

Zeit für eine starke Tasse Kaffee und gute Musik auf Ihrem Laptop.

Wenn der Prüfer wissen will...

Es ist nie der Senior, der bei Ihnen vorbei kommt. Sie schicken immer den Junior um nachzufragen. Denn insgeheim hoffen sie, dass Sie den rehäugigen Neuling nicht anschreien werden.

Denn einer der Direktoren hat vor 11 Monaten Spesen für ein Essen im Freien geltend gemacht, für das nun der Quellbeleg angefordert wird.

Eigentlich möchten sie alle Belege für alle Direktoren sehen, und zwar für alles.

Natürlich wissen sie, dass es Monatsende ist und Sie die Gehaltsabrechnung durchführen müss(t)en. Doch die Anfrage kann nicht warten und das Audit Team benötigt die Belege, sonst verzögert sich die gesamte Prüfung.

Ja, natürlich wird sie das.

Das Schlimmste ist, dass man Stunden damit verbringt, die Belege zu finden und sie dann persönlich in den Raum zu bringen, in dem das Prüfungsteam untergebracht ist. Doch, die schauen dann ganz verwirrt und niemand erinnert sich daran, je danach gefragt zu haben.

Husqvarna's CFO talk about female leadership in finance.

Der 'Sonderfall'

Sie haben ein gut verständliches und strukturiertes Verfahren für Ausgaben, Lieferantenzahlungen und Gehaltsabrechnungen.

Die Kontrollen sind aus gutem Grund eingeführt worden, alle haben sie unterschrieben und sind sich einig, dass sie sinnvoll sind und das ganze Unternehmen sich daran halten sollte.

Dann kommt der Vorstandsvorsitzende zu Ihnen und fragt Sie, ob Sie “”nur dieses eine Mal”” eine Ausnahme machen könnten.

Der Lieferant weigert sich, die Ware für einen wichtigen Kunden freizugeben, oder der Mitarbeiter steht ohne Geld da, wenn wir nicht zahlen, und schließlich sind sie ja “”soooo gut in ihrem Job””.

Das Problem ist, dass man weiß, wenn man es einmal getan hat, werden sie es immer wieder erwarten, und wenn andere Direktoren davon hören, werden sie schnell ihre eigenen “”einmaligen”” Sonderfälle bei Ihnen vorlegen.

… einfach tief durchatmen.

Der jährliche Rechenschaftsbericht

Sie haben also die Auditierung hinter sich gebracht, die mal wieder eine Qual gewesen ist. Sie haben stundenlang an den Audit-Besprechungen zur Abnahme des Jahresabschlusses teilgenommen, und Sie haben die Konten und Notizen tausendmal Korrektur gelesen.

Alles ist fertig, Sie brauchen nur noch den Jahresbericht des Vorstandsvorsitzenden.

Sie haben ihn vor sechs Monaten angefordert und ihn vor fünf, vier, drei, zwei und einem Monat angemahnt.

Jetzt, einen Tag bevor Sie Ihre Statistiken vorlegen müssen, haben Sie ihn immer noch nicht in der Hand.
Schließlich taucht er auf, handgeschrieben, mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern, sodass dieser aussieht, als hätte ihn ein Achtjähriger geschrieben.

Sie haben eine Stunde Zeit, um ihn abzutippen und die Formulierungen so anzupassen, dass er sich etwas besser liest und bei potenziellen Investoren nicht den Eindruck erweckt, sie würden in eine Clownfabrik investieren.

Der 'Oh'-Moment

Sie lieben Ihr Team, aber es gibt solche Tage….

Sie – “Jess, Sie haben doch gestern auf “Senden” für die Lohnabrechnung gedrückt, oder?”
Jess – “Oh”

Sie – “Steve, haben Sie die Bankverbindung des Lieferanten überprüft, bevor Sie die Zahlung getätigt haben?”
Steve – “Hmmm”

Sie – “Andy, ich nehme an, dass Sie die Bankverbindung überprüft haben, bevor wir die Verwaltungskonten erstellt haben?”
Andy – “Errrr”

An dieser Stelle zeigt sich, dass Sie Ihr Geld wert sind.

Es kann sein, dass es Schokolade erfordert, aber Sie müssen einen Weg finden, um sicherzustellen, dass Sie den Schlamassel aufräumen können, bevor der CFO davon erfährt.

Apropos CFO…

Der neue CFO

Der alte CFO hat das Unternehmen nach einem “”Zwischenfall”” bei der jährlichen “”Vorstandssitzung”” des Direktors auf der örtlichen Pferderennbahn verlassen, und nun ist der oder die Neue aufgetaucht.

Natürlich ist der neue CFO kein Buchhalter im eigentlichen Sinne. Die einzige Qualifikation scheint darin zu bestehen, dass er mit dem CEO an der Uni war. Aber er ist sehr lernwillig und enthusiastisch.

Sehr enthusiastisch.

Ihre Aufgabe ist es, dem neuen CFO das Einmaleins der Finanzwirtschaft beizubringen, dafür zu sorgen, dass keine unüberlegten Entscheidungen getroffen werden, und darauf zu achten, dass in der Öffentlichkeit nichts wirklich Dummes gesagt wird.

Sie müssen dafür sorgen, dass keine Mitarbeiter:innen verärgert werden, dass keine Leute eingestellt werden, die Sie nicht brauchen, und dass Leute eingestellt werden, die Sie tatsächlich benötigen.

Sie müssen auch den gleichen Enthusiasmus für die großartige Idee aufbringen, die Ihnen gerade auf den Tisch gelegt wurde, und gleichzeitig von etwas abhalten, das nicht funktionieren und das Unternehmen eine Menge Geld kosten wird.

Am Ende werden Sie wahrscheinlich Ihre eigene Jahresbeurteilung schreiben müssen und dann süß lächeln, wenn man von Ihnen eine Begründung erwartet, warum Sie eine Gehaltserhöhung bekommen sollten.

Aber wenigstens haben sie von Ihrem neuen CFO einen niedlichen Schlüsselanhänger aus Paris geschenkt bekommen.

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Es sind die Probleme, die Spaß machen

OK, vielleicht übertreiben wir hier und da ein bisschen. Doch in Wahrheit wäre das Leben langweilig, wenn alles immer genau nach Plan laufen würde.

Es ist die Herausforderung des Jobs, die die Rolle des Finanzkontrolleurs zu einer wirklich unterhaltsamen Aufgabe macht und für viele Buchhalter sicherlich eine begehrte Position ist.

Wenn Sie schon einmal mit solchen Problemen konfrontiert waren, denken Sie einfach daran, dass Sie nicht allein sind. Und wenn Sie es überstanden haben, können Sie eine tolle Erfahrungsgeschichte weitererzählen.

Originally published , modified

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