Excel für das Spesenmanagement, ein unnötiger Risiko- und Kostenfaktor?

Das Institute of Finance and Management berichtet, dass mehr als 10 % des Gesamtbudgets des durchschnittlichen Unternehmens aus Reise- und Spesenkosten (Travel & Expense-Kosten) bestehen. Diese werden in ihrer Höhe lediglich von Lohnkosten übertroffen. Trotz der finanziellen und betrieblichen Bedeutung dieser Ausgaben wissen 80 % der Unternehmen nicht, wie viel die Verarbeitung von Spesenabrechnungen sie kostet.

Von denen, die sich der Höhe dieser Kosten bewusst sind, geben Unternehmen, die manuelle Prozesse verwenden (63 % der KMU und 38 % der Großunternehmen), durchschnittlich 26,63 US-Dollar pro Abrechnung aus. Im Gegensatz dazu geben Unternehmen mit einem vollständig automatisierten Kostenabrechnungssystem pro Bericht nur 6,85 US-Dollar aus.

Jedoch bestehen über diesen deutlichen Unterschied hinsichtlich der Kosten pro Abrechnung hinaus noch weitere Bereiche, in denen Excel und andere manuelle Abrechnungssysteme einem Unternehmen zusätzliche Kosten verursachen und einem unnötigen Risiko aussetzen:

Sicherheit & Aufbewahrung

Die ständig wachsende Zahl an Quittungen und die Aufgaben, die mit deren Archivierung einhergehen, steigern die Arbeitsbelastung und können den Druck auf ein Team erhöhen. Darüber hinaus werden Excel-Dateien, die zum Verwalten von Kostenabrechnungen verwendet werden leicht beschädigt oder überschrieben.

Da sich die meisten Unternehmen für die Sicherung ihrer Daten heute auf die Cloud verlassen, gehört das manuelle Spesenmanagement zusehends der grauen Vorzeit an. Dank automatisierter Systeme wie Rydoo hat man nichts mehr zu befürchten, falls eines Tages der Steuerbeamte vor der Tür steht – alle Daten befinden sich sicher aufbewahrt in der Cloud.

Betrug

Das Sicherheitssystem von Excel stellt für eine entschlossene Person mit schlechten Absichten keine Hürde dar. Zumal die Sicherheitsanforderungen niedrig sind und Audit-Kontrollen fehlen, können leicht Änderungen vorgenommen werden ohne die Kenntnis des Teams.

Das hört sich unwahrscheinlich an? Ist es nicht. Im Durchschnitt gibt es in einem Unternehmen jährlich 3,8 Vorfälle in Verbindung mit Insider-Threats (Personen in Ihrem Unternehmen, die versuchen diesem Schaden zuzufügen oder von diesem zu profitieren). Ihre Kalkulationstabellen für das Spesenmanagement sind ein einfaches Ziel. Selbst wenn verdächtige Fehler gefunden werden, ist der Nachweis von Betrug erheblich erschwert.

Benutzerfehler

 

Forscher an der University of Hawaii haben herausgefunden, dass etwa 88 % aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Darüber hinaus stellten die Forscher fest, dass eine Person selbst bei sorgfältiger Prüfung im Durchschnitt nur 50 % dieser Fehler erkennt.

Die Wahrscheinlichkeit, dass selbst ein Team aus Excel-Superstars Fehler macht, ist hoch. Wie viele teure Fehler verstecken sich in Ihren Tabellenkalkulationen?

Reporting & Analytics

Ihre Spesenabrechnungstabellen enthalten Informationen, die Aufschluss über Verhaltensmuster und ineffiziente Bereiche geben, die zur Kosteneinsparung optimalisiert werden können. Für die meisten Unternehmen mit manuellen Systemen ist es jedoch nahezu unmöglich, auf diese Informationen zuzugreifen.

Excel bietet zwar die richtigen Werkzeuge, jedoch erhöht die zusätzliche Komplexität nur die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen. Außerdem entstehen durch den Aufwand der Archivierung mit Excel zusätzliche Kosten. Ein automatisierter Kostenverwaltungsdienst kann die benötigten Informationen ohne zusätzlichen Aufwand bereitstellen.

Die Vorteile sind weitreichend: Beispielsweise könnten Sie eines Tages feststellen, dass ein Team pro Nacht 40 % mehr Reisekosten verursacht als andere Kollegen. Eine kurze Überprüfung könnte beispielsweise zeigen, dass das Team häufig Hotels und Flüge in letzter Minute bucht, anstatt länger im Voraus zu planen und so Geld zu sparen. Mit dieser Einsicht könnte Ihr Unternehmen Tausende Euro einsparen.

 

Integration

Ihre Kostenabrechnungsdaten werden wahrscheinlich in mehreren Schlüsselsystemen verwendet; einschließlich Buchhaltung, Rechnungsstellung und Prognose. Das Importieren von Daten aus Excel in verschiedene Systeme ist ineffizient und stellt eine häufige Fehlerquelle dar.

Das Format der Tabellen muss gegebenenfalls für jedes System angepasst werden, wobei die Anforderungen sich möglicherweise von System zu System unterscheiden. Jedoch erhöhen Änderungen an der Formatierung die Wahrscheinlichkeit der Fehlerquote.

Automatisierte Kostenverwaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, Ihre Informationen in verschiedenen Formaten zu exportieren und Benutzerfehler auszuschließen.

 

Arbeitszeit

Die Kosten vollautomatischer Lösungen betragen pro Transaktion nur etwa ein Viertel der Kosten manueller Lösungen (6,85 US-Dollar gegenüber 26,63 US-Dollar), zumal Mitarbeiter dank der Automatisierung Zeit sparen.

Auf welche neuen Initiativen könnte sich Ihr Team konzentrieren, wenn es von seinen arbeitsintensiven Tabellenkalkulationen befreit würde?

Ihre nächsten Schritte

Die Automatisierung, Rationalisierung und Digitalisierung Ihrer Geschäftsausgaben ist einfach. Mit Rydoo steigern Sie Produktivität, eliminieren die versteckten Kosten manueller Lösungen und erleichtern Sie Ihrem Finanzteam und Front-Line-Mitarbeitern die Verwaltung von Kostenabrechnungen.

Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an oder vereinbaren Sie eine 15-minütige Demo mit einem erfahrenen Mitglied unseres Teams.

 

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