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Mehrwertsteuer automatisch zurückgewinnen: So geht’s!

Geschäfte im Ausland bringen normalerweise auch Dienstreisen mit sich. Diese wiederum resultieren in Ausgaben wie Flugtickets, Taxifahrten und Verpflegung. Eine digitale Reisekostenmanagementsoftware wie Rydoo hilft, diese in den Griff zu bekommen und reduziert den Prozess der Reisekostenabrechnung erheblich. Doch bleibt die Herausforderung, die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuerhalten. Unternehmen weltweit verlieren jährlich insgesamt 20 Milliarden Dollar durch nicht geltend gemachte Mehrwertsteuer. Für die EU allein sind es fünf Milliarden Euro. Der Prozess ist so aufwendig und komplex, dass viele Unternehmen komplett davon absehen, ihr Geld zurückzufordern.

Im kostenlosen Online-Event „Digitale Transformation des Finanzwesens“ erklärte Jair Sherman, Managing Director bei VAT IT, wie Unternehmen die komplizierte Aufgabe der Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer angehen können und automatisch zurückgewinnen können. Die einzelnen Schritte kosten viel Zeit. Innerhalb der EU müssen die fertigen Anträge zunächst an das heimische Finanzamt. Dieses gibt die Anträge an das Land weiter, in dem die Ausgaben getätigt wurden. Sofern alle Angaben korrekt sind, genehmigt das ausländische Amt die Erstattung.

Herausforderungen bei der Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer

Die eigentliche Herausforderung besteht allerdings im Ausfüllen des Antrags. Obwohl die EU erhebliche Anstrengungen unternommen hat, die Rückforderung der Mehrwertsteuer innerhalb von Europa zu vereinfachen, ist der Prozess weiterhin sehr kompliziert. Selbst innerhalb der EU gelten keine einheitlichen Regelungen für die Erstattung. So unterscheiden sich je nach Land sowohl der erlaubte Zeitraum, um Ansprüche geltend zu machen, wie auch die möglichen Waren oder Dienstleistungen. Die Buchhaltung muss also einzeln prüfen, welche Belege der Auslandsreisen erstattungsfähig sind und welche nicht. Als wäre der Prozess nicht schon kompliziert genug, drohen im Falle von Fehlern nachträgliche Strafzahlungen durch die Steuerprüfung. Der gesamte Prozess ist für viele Unternehmen ein unnötiger Mehraufwand für die Buchhaltung. Daher verzichten viele Unternehmen auf die Erstattung der Mehrwertsteuer. Eine Analyse von VAT IT zeigt, dass für über 60 Prozent ihrer deutschen Kunden die Erstattung der ausländischen Mehrwertsteuer bislang kein Thema war.

Automatisierung der Mehrwertsteuerrückerstattung

Die Digitalisierung der Finanzprozesse unterstützt auch hier. Nutzt ein Unternehmen Rydoo zur Reisekostenabrechnung, lässt sich die Technologie von VAT IT integrieren und übernimmt automatisch die Rückerstattung der Mehrwertsteuer. Es ist kein zusätzlicher Aufwand seitens der Buchhaltung oder der reisenden Mitarbeiter nötig. Die Software von VAT IT läuft im Hintergrund und ruft mittels OCR automatisch die benötigten Rechnungsdaten auf. Moderne Technologien, wie KI und Machine Learning, stellen die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften sicher und bereiten die Ansprüche gegenüber den verschiedenen Steuerbehörden vor. Gemeinsame Kunden können von einer automatisierten Mehrwertsteuerrückerstattung auf Knopfdruck profitieren. VAT IT unterstützt zusätzlich bei der lokalen Umsatzsteuer und übernimmt die Rechnungsanalyse und -prüfung.

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Maximierung der Rückerstattungen

Doch besonders für Unternehmen mit Mitarbeitern, die regelmäßig geschäftlich reisen, liegt hier großes Potential für die Einsparung von Kosten und Zeit. Besonders in der aktuellen Krise lohnt sich der Blick auf die noch nicht eingeforderten Steuersummen aus Geschäftsreisen, um Liquidität zu generieren. Eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer steht den Unternehmen rechtlich und sie nicht zurückzufordern, wäre nur verlorenes Potential.

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