Introducing Insights

Wie man Rydoo Insights nutzen kann, um bessere Entscheidungen zu treffen?

Geschrieben von
Jonas is Product & Content Marketer at Rydoo.

Es ist nicht leicht, die Geschäftsausgaben zu verwalten und für das gesamte Unternehmen in Schach zu halten. Jeder, der schon einmal die Spesenabrechnung eines anderen Mitarbeiters abgelehnt oder eine betriebliche Spesenrichtlinie eingeführt hat, versteht warum. Von Reibereien mit Mitarbeitern, über verspätete Einreichungen die zu ungenauen Berichten führen, bis hin zu Fehlern und manchmal sogar Betrug, kann das Spesenmanagement mühsam sein.

Letztendlich ist alles, was wirklich zählt, dass Sie die volle Kontrolle über die T&E-Ausgaben Ihres Unternehmens haben. Wir bei Rydoo sind überzeugt, dass Entscheidungen durch aussagekräftige Daten klarer werden.

Ich werde Ihnen vier verschiedene Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie Rydoo Insights nutzen können, um mehr Kontrolle darüber zu haben, was Ihr Unternehmen für T&E aufwendet.

Los geht’s.

Überprüfen Sie die Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens

Wenn Sie noch keine Spesenrichtlinie haben, ist der Entwurf einer solchen Richtlinie wirklich das erste, was Sie in Betracht ziehen sollten. Wenn Sie ein Start-up-Unternehmen sind, können Sie höchstwahrscheinlich ohne eine formelle Spesenrichtlinie auskommen. Sobald Ihr Unternehmen jedoch über 50 Mitarbeiter hinauswächst (und die direkte soziale Kontrolle schwindet), ist eine effektive Spesenrichtlinie kein Luxus mehr, sondern eine ernsthafte Kostenersparnis.

Haben Sie noch keine Spesenrichtlinie? Laden Sie hier unsere Vorlage herunter.

Wenn Ihr Unternehmen über eine eigene Spesenrichtlinie verfügt, bewerten Sie zunächst deren Wirksamkeit. Nutzen Sie Rydoo Insights, um beispielsweise die folgenden Elemente herauszufinden:

  • Was ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Spesenabrechnung?
  • Welche Nutzer benötigen am längsten für die Genehmigung einer Spesenabrechnung?
  • Wieviel Prozent der Spesen werden abgelehnt?
  • Welches sind die Top-Spesenkategorien? Entspricht das den Erwartungen des Unternehmens?

Eine gute Spesenrichtlinie berücksichtigt das tatsächliche Verhalten Ihrer Mitarbeiterkonten, setzt aber bei Bedarf die Grenzen. Wenn Sie z.B. verstehen, welche Ausgaben am häufigsten abgelehnt werden, können Sie Ihre Regeln neu bewerten und/oder sie Ihren Mitarbeitern besser erklären.

Einige unserer frühen Nutzer waren sehr bemüht, den Erstattungszyklus für ihre Mitarbeiter zu verkürzen, sodass es Teil ihrer offiziellen Richtlinie war, korrekt eingereichte Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erstatten. Dies könnte ein interessanter Ausgangspunkt für die Spesenrichtlinie Ihres Unternehmens sein. Der Abschnitt Trends in Rydoo Insights gibt einen Überblick über die Tage, die in den einzelnen Phasen des Erstattungsprozesses benötigt werden. Der monatliche Vergleich macht es einfacher, den Fortschritt in Richtung eines kürzeren Erstattungszyklus zu verfolgen.

 

Neue Möglichkeiten zur Kostensenkung finden

Ein weiterer interessanter Bereich, in dem Rydoo Insights einen Beitrag leisten kann, sind Kosteneinsparungen. Viele Unternehmen verfolgen bei der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen, die für ihr Unternehmen benötigt werden, sehr sorgfältige Richtlinien. Viele dieser Unternehmen scheinen jedoch völlig im Dunkeln zu tappen, wenn es um die von ihren Mitarbeitern vorgestreckten Geschäftsausgaben geht.

Mit Rydoo Insights können Sie die beliebtesten Händler Ihres Teams, Ihrer Branche oder des gesamten Unternehmens finden. Machen Sie sich diese bisher meist unsichtbaren Daten zunutze, indem Sie z.B. die Hotel- oder Flugtarife Ihres Unternehmens neu verhandeln.

 

Graph that helps Identify Cost Savings
Graph that helps Identify Cost Savings

Möchten Sie sehen, wie es funktioniert?

Beginnen Sie mit der Prognose zukünftiger Kosten

Nichts ist frustrierender als unerwartete Kosten. Jeder, der im Finanzwesen arbeitet, wird diese Aussage zwar bestätigen, aber die meisten von ihnen haben keinerlei Einblick in die Kosten der Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter, bevor diese nicht tatsächlich gemeldet oder erstattet wurden. Mit Rydoo Insights können Sie sehen, wie viele Anträge tatsächlich in Bearbeitung sind und in welchem Stadium sie sich befinden. Basierend auf diesen Zahlen liefert Rydoo Insights unter Berücksichtigung historischer Trends eine Prognose der insgesamt erwarteten T & E-Ausgaben pro Monat. Berücksichtigen Sie diese zu erwartenden Kosten im Voraus, erstellen Sie genauere Budgets und passen Sie sie an, wenn ein Ausgabentrend in die falsche Richtung geht.

 

Messen Sie den ROI Ihrer Entscheidungen

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die internen Ziele Ihres Unternehmens festzulegen. Einige Unternehmen möchten den Erstattungszyklus für Spesenabrechnungen verkürzen, andere konzentrieren sich eher darauf, Kosten für die T & E-Ausgaben des Verkaufsteams zu sparen, wieder andere möchten neue Möglichkeiten für Partnerschaften entdecken oder Fehler oder Betrug leichter erkennen usw.

Sobald Sie die Hauptziele Ihres Unternehmens kennen, können Sie diese in Rydoo Insights verfolgen – Analysieren, entscheiden, messen und gegebenenfalls anpassen.

Ursprünglich veröffentlicht , geändert

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