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Warum investieren Beratungsunternehmen in Kostenmanagement-Tools?

In Beratungsunternehmen dreht sich alles darum, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Und eines der besten Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, ist ein umfangreiches Kostenmanagement-Tool.

Rydoo hat im Laufe der Jahre Hunderten von Unternehmen genau dabei geholfen. Somit wissen wir genau, warum unser Produkt eine so wertvolle Lösung für Beratungsunternehmen sein kann.

Ein aussagekräftiges Spesenmanagement-Tool steigert die Effizienz, reduziert die manuelle Bearbeitung und bedeutet gleichzeitig, dass sich Ihre Mitarbeiter um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern können. Aber Sie müssen sich nicht nur auf unser Wort verlassen. Wir haben viele begeisterte Unternehmen, die Ihnen aus eigener Erfahrung noch besser erklären können, warum unser Tool funktioniert.

Lesen Sie also weiter und lassen Sie sich von unseren Kunden erzählen, warum Rydoo das beste Kostenmanagement-Tool für Ihr Beratungsunternehmen ist.

Rydoo beseitigt die manuelle Datenverarbeitung.

Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen kann ewig dauern.

Ein typisches papiergestütztes System wird von mindestens drei Personen angefasst: dem Beraterenden, dem Vorgesetzten und dem Mitglied des Finanzteams, das den Antrag bearbeiten muss. In vielen Fällen sind noch weitere Personen in den Prozess involviert. Wenn dann noch Fehler auftreten, kann es richtig kompliziert werden.

Die Wahrheit ist, dass eine Spesenabrechnung auf Papier zwar billig und ordentlich erscheinen mag, aber in Wirklichkeit versteckte Kosten verursacht, die sie am Ende die teuerste Methode werden lassen.

Roger Waters-Duke, Finanzdirektor des führenden internationalen Designberatungsunternehmens Hilson Moran, erklärt. “Das Problem dabei ist, dass niemand die Kosten für die Bearbeitung der Ausgaben sieht. Sie werden vom Spesenteam und vom Buchhaltungsteam getragen. Wir wollten die Effizienz verbessern. Und haben versucht, die Zeit, die ein Teil des Buchhaltungsteams vorher mit der Bearbeitung von Papierkram verbracht hat, für nützlichere Dinge im Unternehmen zu nutzen.”

Adrian Day. Hauptentwickler bei Hilson Moran; “Sie haben den teuersten Postboten der Welt gerettet. Unser kaufmännischer Direktor für den Nahen Osten musste die Ausgaben für den Nahen Osten in einem Umschlag persönlich vorbeibringen, weil das billiger war als die Post.”

Bei Innogy Consulting sind die Berater Nathan De Rouck und Jens Sikorski große Befürworter von Rydoo: “Der gesamte Prozess war so zeitaufwändig und anstrengend, dass einige unserer Berater mehr als 30 Minuten pro Woche dafür aufwenden mussten! Mit Rydoo sparen die Vielreisenden Mitarbeitenden zwischen 10 und 30 Minuten pro Woche. Auf Unternehmensebene multipliziert sich dieser Effekt sogar auf bis zu 27 Stunden pro Monat. Das sind natürlich 27 nicht fakturierbare Stunden.”

Die Verwendung eines geeigneten Spesenmanagement-Tools bedeutet, dass die Papierverarbeitung in die 1990er Jahre zurückkehren kann, wo sie hingehört!

Schnellere Zahlungen bedeuten zufriedenere Berater

Manchmal kann die Verwaltung von Spesen wie eine Art buchhalterische Übung erscheinen. Doch wir dürfen dabei nicht vergessen, dass wir es mit dem Geld anderer Mitarbeiter:innen zu tun haben.

Die Berater haben einen großen Teil ihres Geldes (und oft beträchtliche Summen) ausgegeben, um etwas im Namen des Unternehmens zu bezahlen. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass sie so schnell wie möglich ihr Geld zurückerstattet bekommen.

Sarah Goertz, Senior Manager bei Mazars, meint dazu: “Wir erhalten durchweg positive Rückmeldungen. Die Mehrheit der Belegschaft ist begeistert von den Vereinfachungen im Tagesgeschäft, die Rydoo mit sich bringt.”

Goertz fügt hinzu: “Dank der Transparenz mit Rydoo erleben die Mazars-Mitarbeiter:innen diesen Vorteil aus erster Hand. Man kann jederzeit den Status seiner Spesen überprüfen. Ist der Beleg schon geprüft, wann wurde die Zahlung veranlasst? Ein echter Gewinn. Das bedeutet auch, dass deutlich weniger Anfragen bei unseren Sachbearbeiter:innen landen. Diejenigen, die beruflich viel unterwegs sind, genießen diese Freiheiten und diese Benutzerfreundlichkeit.”

Die Schnelligkeit kommt aber nicht nur den Beratern zugute, die die Anträge stellen. Der zeitnahe Zugriff auf Informationen per Mausklick kann die interne Kommunikation und das Kundenreporting verändern.

Das Board of Innovation (BoI) bietet strategische Beratungs-, Unterstützungs- und Schulungsdienste an, um Unternehmen zu unterstützen, wie Start-ups zu denken und zu agieren. Die Büroleiterin von BoI, Renate Peeters, war für die Implementierung von Rydoo verantwortlich.

Vor der Umstellung spürte Renate den permanenten Stress, auf fehlende Belege warten zu müssen: “Die Buchhaltung musste immer spätestens in der ersten Woche eines jeden Monats in Ordnung sein, aber unsere Berater kamen zu unterschiedlichen Zeiten von ihren Reisen zurück. Gar nicht so einfach.”

Schnelligkeit bei der Berichterstattung ist wichtig, und ein großer Vorteil eines modernen Spesenmanagement-Tools ist, dass der Zugriff auf die Informationen nahezu verzögerungsfrei erfolgen kann, wie Renate erklärt: “Für mich liegen einige weitere wichtige Vorteile darin, dass ich meine Berichte einfach in dem Format und in der Konstellation ausdrucken kann, die ich für richtig halte. Ich kann die MasterCard-Kostenabrechnungen sehen, die den Ausgaben entsprechen, und ich kann sogar die Währungsumrechnung manuell anpassen, falls dies erforderlich ist. Rydoo ist außerdem sehr hilfreich, um einem Kunden eine Rechnung für diese speziellen Ausgaben zu stellen: Ich wähle einfach das Projekt und den Kundennamen aus, und dann erscheinen alle relevanten Ausgaben.”

Mit Rydoo reduzieren Sie Abfall

Wir alle wissen, dass wir unser Bestes tun müssen, um den Verbrauch von Ressourcen zu reduzieren. Und in diesem Bereich kann Rydoo sicherlich einen wichtigen Beitrag leisten.

Die durchgängige Digitalisierung des Ausgabenprozesses bedeutet weniger Papier, weniger Lagerung und weniger Dokumentendurchlauf.

Wie Roger Waters-Duke bemerkt: “Und all die Farbausdrucke, jeder hat wöchentliche Arbeitszeitnachweise erstellt. Es ist nicht viel, aber es summiert sich. Die wichtigste Einsparung ist meiner Meinung nach die Zeit. Wenn heute Morgen beispielsweise Adrian nach dem Aufstehen in den Zug gesprungen wäre und direkt seine Quittung eingescannt hätte, wäre die Sache bereits erledigt. Er hat es also diesen Teil seine Spesenabrechnung bereist im Zug erledigt, anstatt, wie früher, ins Büro zu kommen und 15 Minuten damit zu verbringen, seine Ausgaben zu verbuchen.”

Cindy Peeters, Finanzdirektorin bei Deloitte Belgien, schätzt die Effizienz von Rydoo: “Für uns ist es wichtig, unsere Prozesse und Tools ständig zu erneuern, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Dank Rydoo wissen wir viel schneller, wie viel wir für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden ausgegeben haben.”

Die Möglichkeit, Ausgaben digital einzureichen, anstatt ein Papierformular auszudrucken, ist zweifellos ein echter Gewinn.

Fritz Kola digitalisiert sein Spesenmanagement mit Rydoo

Eine wirklich globale Lösung

Eines der größten Probleme für Finanzteams ist es, wenn ihre Berater:innen in der ganzen Welt arbeiten und unterschiedliche Steuervorschriften beachten müssen.

Die Flexibilität von Rydoo ermöglicht es, die Genehmigungsverfahren zu automatisieren, sodass die Consultants unabhängig von ihrem Standort in der Welt die richtigen Vorschriften einhalten können.

Während ihrer Arbeit mit den Spesenabrechnungen bei Unify Square Inc. hat Paula Tica dies als ein besonderes Problem identifiziert.

“Wir mussten sicher sein, dass die Spesenmanagement-Tool die Anforderungen an die Spesenerstattung unserer verschiedenen europäischen Standorte erfüllt. Rydoo half uns dabei, diese Bedingungen zu erfüllen, indem es die richtigen Module und Einstellungen bereitstellte, so dass unser Unternehmen die europäischen Rückerstattungsanforderungen erfüllen konnte.”

Sie fügt hinzu: “Rydoo hat unseren Kostenerstattungsprozess gestrafft und den Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Ausgaben um Stunden reduziert.”

data interpretation - decision making

Einfach zu implementieren

Bei so vielen Funktionen und Vorteilen von Rydoo würde man erwarten, dass die Einführung zu einem langwierigen und komplizierten Prozess führen würde. Doch nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein.

Adrian Day erklärt: “Weil es sich um eine wirkliche Cloud-Lösung handelt, war die Einführung deutlich einfacher. Ich musste meine Kollegen nicht in die internationale Implementierung, Installation usw. involvieren. Die Mitarbeiter:innen laden die App einfach auf ihr Handy runter oder sehen sie sich auf einer Website an. Von diesem Standpunkt aus gesehen war die globale Wirkung ganz einfach ein Kinderspiel”.

Paula Tica erklärt: “Wir hatten keine großen Probleme. Was uns am meisten geholfen hat, war die phasenweise Planung unserer Implementierung und die Unterstützung durch das Team von Rydoo bei jedem Schritt. Wir haben immer zeitnah Support erhalten. Das Rydoo Help Center ist zudem ein großartiges Hilfsmittel, das wir nutzen konnten, um schnelle Antworten zu erhalten.”

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg, und Rydoo bietet Hilfe und Beratung bei der Einführung des Systems für Beraterinnen. “Während der Einführungsphase von Rydoo haben wir ausgiebig über Poster, Unternehmensvideos, Schulungen usw. kommuniziert. Aber viele Nutzer brauchten nicht einmal eine Schulung. Die App ist sehr intuitiv”, sagt Cindy Peeters.

Aufgrund des intuitiven Charakters der App ist der Schulungsaufwand für die Teams sehr gering, und die Berater finden sich schnell im System zurecht, wie Renate Peeters erklärt: “Unsere Mitarbeiter brauchten nur etwas Zeit, um sich zurechtzufinden. Das Tool funktioniert auf jeden Fall schneller, und es war nur eine Frage der Zeit, bis sie mit der Nutzung des Tools begannen und die Vorteile direkt selbst erfahren konnten.”

Sie fährt fort: “Das Feedback war fast durchweg positiv. Und ich kann bestätigen: Es ist wirklich ein großartiges Tool! Die Tatsache, dass das System nicht schwer zu bedienen ist, hat die Akzeptanz von Rydoo bei den Berater:innen erleichtert.”

Best-of-breed vs all-in-one: Wie Mazars seine Mitarbeiter glücklich machte

Bringen Sie Ihr Beratungsunternehmen auf die Überholspur

Ein gutes Spesenmanagement-Tool spart Zeit und macht Ihre Prozesse viel effizienter.

Es ist umweltfreundlich, und Sie werden feststellen, dass Ihre Berater die intuitive, benutzerfreundliche App beim Ausfüllen ihrer Spesenabrechnungen wirklich schätzen werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Rydoo Ihr Beratungsunternehmen auf die Überholspur bringen kann. Buchen Sie jetzt eine kostenfreie Demo.

Und wenn Sie mehr darüber lesen möchten, was unsere Kunden von Rydoo halten, dann schauen Sie sich unsere Fallstudien und Erfahrungsberichte an.

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