Was ist Reisekostenmanagement?

Unter dem Begriff “Reisekostenmanagement” versteht man die Systeme, die von einem Unternehmen zur Verarbeitung, Bezahlung und Prüfung von durch Mitarbeitern veranlassten Ausgaben eingesetzt werden. Diese Kosten beinhalten vor allem Ausgaben für Reisen und Unterhaltung, beschränken sich jedoch nicht ausschließlich auf diese. Die Ausgabenverwaltung umfasst ebenfalls die Richtlinien und Verfahren, die diese Ausgaben regeln. Darüber hinaus beinhaltet dies die Technologien und Dienstleistungen, die zur Verarbeitung und Analyse der damit verbundenen Daten verwendet werden. Das Ziel eines Reisekostenmanagements ist es, unnötige Kosten zu vermeiden, sowie den Aufwand für die Verwaltung mittels Automatisierung zu reduzieren.

Eine Software zur Verwaltung der Prozesse für Spesenabrechnung, Autorisierung, Prüfung und Erstattung kann von Organisationen bezogen werden, die einen lizenzierten Software-, Implementierungs- und Supportdienst bereitstellen, oder alternativ von Software-as-a-Service-Anbietern (auch SaaS genannt). SaaS-Anbieter bieten Cloud-basierte On-Demand-Anwendungen an, die von Dritten verwaltet werden, um die Produktivität des Reisekostenmanagements zu verbessern.

Ein automatisiertes Kontroll- und Genehmigungsverfahren, höhere Compliance,  die Verringerung der Bearbeitungszeit für Mitarbeiter in der Finanzabteilung sowie die Vereinfachung des Einreicheprozesses für Mitarbeiter auf Geschäftsreise, sind Vorteile, welche zur Senkung der Unternehmensausgaben beitragen.

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