>>> >> > >>

Następny etap: Oprogramowanie poza rachunkowością

W ostatnich latach byliśmy świadkami transformacji funkcji finansów, jaką znamy.

Zmiany te dotknęły wszystkich, niezależnie od tego, czy pracujesz w domu jako profesjonalny finansista, czy jako partner w dużej firmie księgowej, nawet jeśli prowadzisz własną praktykę.

Najważniejszą spośród tych zmian było pojawienie się SaaS (oprogramowanie jako usługa) lub oprogramowanie księgowe oparte na chmurze, np. Xero, Quickbooks Online, Freshbooks i FreeAgent, gdzie coraz bardziej wyrafinowane tanie aplikacje oparte na chmurze zmieniły krajobraz. Te aplikacje zmieniają dynamikę rachunkowości na zawsze. Wiele z tych aplikacji zaprojektowano w celu zwiększenia wydajności i zwolnienia czasu księgowego, aby umożliwić im dodawanie wartości, a nie poświęcanie czasu na pracę przede wszystkim nad zadaniami administracyjnymi.

Podobnie, z perspektywy użytkownika, wartość aplikacji SaaS jest zbyt oczywista; tanie rozwiązania, które pomagają zwiększyć produktywność i zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca. Element usługowy SaaS ma kluczowe znaczenie, a te aplikacje działają przede wszystkim na zasadzie subskrypcji. Dzięki bezpłatnej wersji próbnej decyzja o zakupie jest podejmowana na podstawie wcześniejszych testów platformy, ułatwiając sposób oceny. W przypadku braku blokady, anulowanie jest tylko jednym kliknięciem, a zatem zachęta do ciągłego oferowania wartości jest niezwykle wysoka.

Kolejnym ważnym wydarzeniem było pojawienie się rosnącego ekosystemu wokół tych podstawowych aplikacji księgowych. Ten ekosystem może przyjmować wiele różnych form; począwszy od linków do instytucji świadczących usługi finansowe, aż po interfejsy API (interfejsy programowania aplikacji) na strony trzecie, np. aplikacje do zarządzania kosztami, np. Rydoo Expense. 

Wreszcie, wiele z tych aplikacji SaaS jest obecna w świecie mobilnym, wykorzystując moc i wszechobecność urządzeń mobilnych do przechwytywania danych, a także do raportowania na ich temat. Dane nie znajdują się już wyłącznie na czyimś komputerze, ale są łatwo dostępne z dowolnego miejsca. Przedmowa _ "Nasi klienci są bardzo entuzjastycznie nastawieni do wydatków Rydoo, a narzędzie działa bardzo dobrze zarówno dla księgowego, jak i klienta".

Podczas gdy niektórzy w kręgach finansowych mogą być powolni, aby przyswoić te nowe aplikacje, startupy nie były.

W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorców z branży technologicznej może działać tylko za pomocą smartfona, laptopa i połączenia internetowego. Z dużą energią przyjęli pojawianie się aplikacji SaaS, co nie jest zaskakujące, biorąc pod uwagę, że wiele z tych rozwiązań oferuje realną wartość przy atrakcyjnych cenach.

Podsumowując, ten krótki artykuł bardziej szczegółowo omawia powyższe tematy, pomagając tym pracownikom sektora finansowego, którzy wciąż pracują nad ręcznymi procesami (w przypadku niezwiązanych z podstawowymi działaniami księgowymi), aby zrozumieć, w jaki sposób komplementarne aplikacje z szerszego ekosystemu opartego na SaaS mogą wspierać ich cele. Mamy nadzieję, że okaże się to interesujące.

 

NASZ ŚWIAT DZISIAJ

 

Dla osób pracujących w finansach ostatnie lata charakteryzują się głębokimi zmianami. Oczywiście zmiana nigdy nie jest łatwa, szczególnie w przypadku zawodu finansisty, który pozostał w dużej mierze niezmienny w poprzednich dekadach.

"Nie ma nic trudniejszego do wzięcia pod uwagę, bardziej ryzykownego do prowadzenia lub bardziej niepewnego w swoim powodzeniu, niż do objęcia przywództwa we wprowadzaniu nowego porządku rzeczy. Ponieważ innowator ma za wrogów wszystkich, którzy dobrze sobie radzili w starych warunkach, i opieszałych obrońców w tych, którzy mogą dobrze radzić sobie pod nowym." Niccolò Machiavelli, „Książę” (1513)

Niemniej jednak aplikacje księgowe oparte na oprogramowaniu SaaS stały się wszechobecne, a wielu księgowych i specjalistów od finansów z pełnym zaangażowaniem z nich korzysta. Decyzja o przyjęciu tych rozwiązań opartych na chmurze nie jest jednak prosta. Niektórzy mogli mieć początkowe obawy dotyczące postrzeganych krzywych uczenia się (i potrzebnego zaangażowania czasowego). W przypadku innych osób obawy mogły wynikać z obaw, że te zastosowania zastąpią podstawowe elementy funkcji finansowej. Na szczęście te podejrzenia okazały się bezpodstawne.  

Dla tych, którzy przeszli na nową ofertę opartą na chmurze, szybko zdali sobie sprawę, że krzywe uczenia się nie były szczególnie strome i że wiele z tych aplikacji jest niezwykle intuicyjnych w porównaniu z dotychczasowymi systemami z przeszłości, z którymi mogli się wcześniej spotkać. Ponownie te ulepszenia odzwierciedlają porządek nowego świata, jeśli chodzi o oprogramowanie. Tam, gdzie kiedyś normą były kontrakty na wsparcie, teraz pomoc "zero dotknięcia" jest drogą, którą należy podążać. Tam, gdzie niegdyś zły projekt był zwykłym (płatnym) wsparciem, dobry projekt znalazł się teraz na szczycie tabeli.  

W przypadku cen podstawowych na poziomie zaledwie 5 funtów miesięcznie aplikacje muszą być dobrze zaprojektowane, ponieważ indywidualne interakcje wsparcia w dowolnym wymiarze szybko stają się komercyjnie nie do utrzymania. W przeciwieństwie do starszych rozwiązań, nowoczesne rozwiązania SaaS są z natury elastyczne, z niewielkimi kosztami przełączania. Dzięki temu rozwiązanie działa lepiej i zapewnia prawdziwą wartość, ponieważ konkurencyjne oferty są zaledwie jednym kliknięciem. Mówiąc najprościej, oprogramowanie musi robić to, do czego jest stworzone, i po prostu musi być intuicyjne. Dzisiejszy nowoczesny użytkownik ma niewiele czasu na gorsze aplikacje.

A co do zastępowania podstawowych funkcji i zwalniania profesjonalistów w branży finansowej przez te aplikacje? Jeśli cokolwiek zostało zastąpione, to bardziej przyziemne elementy finansowania, które uwalniają czas fachowców w branży finansowej tak, żeby można go było lepiej spędzać gdzie indziej.

"Zdaliśmy sobie sprawę z potrzeby przekształcenia naszej praktyki rachunkowości poprzez wczesną akceptację SaaS. Inwestycja początkowa była znacznie mniejsza niż początkowo oczekiwaliśmy, a zaowocowało to ulepszoną usługa, którą nasi klienci uwielbiają. Nasz biznes kwitnie." Niall O'Driscoll, FCMA, CGMA, Dyrektor Księgowości, Bethnal Green, Londyn.

Krótko mówiąc, pojawienie się znacznie silniejszego ukierunkowania na projekt, a także zwiększona moc konsumentów, sprawiły, że użyteczność jest kluczowym czynnikiem dla wszystkich nowoczesnych zespołów ds. oprogramowania. Biorąc pod uwagę "łatwość użycia" jako podstawowy wymóg, i fakt, że koszty związane z oceną zawarły się wraz z wszechobecnością darmowych prób, które te rozwiązania dostarczają. Intensywna konkurencja, konkurencyjne cenowo modele biznesowe i znikome koszty przełączania również przyczyniły się do szybkiego wdrożenia tych rozwiązań. Kolejnym krokiem jest, aby profesjonaliści z branży finansowej mogli korzystać z aplikacji z szerszego ekosystemu, aby nadal nadążać za bieżącymi zmianami w otoczeniu zewnętrznym.

 

Pokolenie „Przynieś własne urządzenie” (BYOD)

 

Podczas gdy wiele głównych aplikacji do obsługi księgowości coraz bardziej naciska na wiele dodatków i integracji, prawdziwa presja na rozważenie tych rozwiązań pochodzi od klientów i pracowników. Zasadniczo popyt jest generowany przez pokolenie przynoszące własne urządzenia (BYOD), tj. ci przynoszący własne smartfony i tablety do biura. Ci użytkownicy są wczesnymi użytkownikami, którzy coraz częściej sięgają po nowe aplikacje i rozwiązania SaaS, które ciągną za sobą szerszy zakres finansów i księgowości. Będą określać, czego potrzebują, aby skutecznie prowadzić działalność, a na każdym specjaliście finansowym spoczywa ciężar, aby nadążyć na zmianami.

Podobnie dla wielu osób pracujących w branży usługowej nowoczesne miejsce pracy uległo w ostatnich latach transformacji. Narzędzia pracy składają się teraz wyłącznie z laptopa, smartfona i Internetu/ połączenia Wi-Fi. Nawet nasze komputery się zmieniły. Tam, gdzie kiedyś uzyskiwaliśmy dostęp do aplikacji z dysku twardego, większość jest teraz dostępna za pośrednictwem przeglądarki. Tam, gdzie kiedyś nasze komputery były morzem ikon i skrótów do folderów, czysty pulpit zdominowany przez kilka dobrze znanych logo, np. Skype, Firefox, Spotify i Dropbox stały się normą.  

To pokolenie BYOD nie jest zdefiniowane przez wąską demografię wieku, taką jak pokolenie urodzone w latach 1980-1999, ale obejmuje całą siłę roboczą. Krótko mówiąc, jest to Twój klient, Twój pracownik i Twoja perspektywa.

Podobnie granice uległy zatarciu pod względem sposobu charakteryzowania oprogramowania. Wiele aplikacji obejmuje życie osobiste i biznesowe. Dla większości, dni działów IT dyktujących konfiguracje sprzętu i oprogramowania należą już do przeszłości. Odkrycie nowych rozwiązań coraz częściej odbywa się za pośrednictwem zaleceń, a nie jest kontrolowane wyłącznie przez profesjonalnych doradców serwisowych, jak miało to miejsce wcześniej. Oczywiście ci, którzy pracują w bardziej uregulowanych branżach, jeszcze przez pewien czas będą podlegać pewnym ograniczeniom.

Kluczową sprawą jest pojawienie się wielu ogromnych aplikacji, które ułatwiają ludziom życie. Eksplozja aplikacji na smartfony w ostatnich latach zmieniła perspektywy ludzi. Pobieranie aplikacji i subskrybowanie usług "oprogramowania" dostarczanych przez przeglądarkę jest teraz normą, czy to subskrypcją Netflix, czy Spotify czy nawet zamówieniem Uber. 

W związku z tym specjaliści od finansów muszą stosować te szersze zestawy nowych rozwiązań, wykraczające poza zwykłe aplikacje do księgowości. Świadomość korzyści wynikających z innych zastosowań opartych na produktywności zyska coraz większe znaczenie, ponieważ rola finansowania staje się bardziej strategiczna.

"Integracja aplikacji opartych na chmurze z bieżącym zestawem usług okazuje się być najbardziej efektywnym sposobem zarówno firmy, jak i klienta, do czerpania korzyści. Firmy księgowe, które chcą wdrożyć oprogramowanie następnej generacji, powinny to zrobić, sprawdzając, co najlepiej pasuje do ich rynku klienta, i co dodaje im istniejącej wiedzy serwisowej." Richard Sergeant, Dyrektor Zarządzający, Principle Point _

"Nasze badania pokazują, że 64% małych i średnich firm używało średnio trzech aplikacji w chmurze, a 78% wskazało, że wkrótce rozważają zakup nowych rozwiązań. W ciągu najbliższych trzech lat średnia liczba używanych usług wzrosła z trzech do siedmiu. Dzięki nowym aplikacjom nieustannie pojawiającym się na rynku będą to te, które pomagają w codziennych zadaniach i działaniach, takich jak pozyskiwanie klientów, zwiększanie produktywności i zarządzanie finansami, które będą najbardziej popularne. " John Davis, Dyrektor Zarządzający BCSG

 

Poza EBITDA

 

Podobnie, w świecie coraz bardziej napędzanym danymi, przedsiębiorcy i menedżerowie oczekują praktycznych spostrzeżeń wykraczających poza tradycyjną historyczną sprawozdawczość na temat twardych liczb, o których tradycyjnie informowali księgowi.

Podczas gdy różne aplikacje jednorazowego użytku generują różne zestawy danych, przeglądając je holistycznie, mogą one naprawdę pomóc w podejmowaniu decyzji biznesowych, a to leży u podstaw zmian, których jesteśmy świadkami. Raportowanie jako część obowiązków ustawowych nie będzie już miało precedensu, ponieważ menedżerowie będą dążyć do danych w czasie rzeczywistym oraz kluczowych wskaźników wydajności (KPI), które pomogą im podejmować lepsze decyzje. Specjaliści od finansów, którzy mogą pomóc w uzyskaniu wglądu, oprócz ich usług będą bardzo poszukiwane. Wraz z eksplozją generowanych danych dobiegają końca również dni gromadzenia danych w silosach. Przekazywanie tych danych i wykorzystywanie korzyści płynących z danych z szerszego ekosystemu będzie miało ogromne znaczenie. Szykuje się zmiana. To życie, Jim, ale nie takie, jakie znamy.  

Więc jakie są niektóre aplikacje, o których musisz wiedzieć?

 

Komplementarne rozwiązania

 

Pierwsze pytanie, które może nasunąć się jednak, to czy jeden dostawca oferuje wszystko? Historycznie, usługodawcy dążyli do pionowej integracji w jak największym stopniu, budując dodatkowe moduły jako sposób na podniesienie sprzedaży do istniejących klientów. To oczywiście pasowało również do użytkowników, ponieważ zazwyczaj oznaczało to, że mieli oni jeden znajomy interfejs do wykorzystania bez względu na koszty.

Jednak w przypadku oprogramowania SaaS lub opartego na chmurze krajobraz jest zupełnie inny. Specjalizacja jest normą, a środowisko charakteryzuje się przez to, że firmy w dużej mierze trzymają się wąsko zdefiniowanych sektorów. Podczas gdy niektórzy dostawcy oferują swoje własne rozwiązania dla różnych kategorii, będą niezmiennie słabymi substytutami rozwiązań od tych skupionych wyłącznie na kategorii.  

Zamiast tego byliśmy świadkami pojawienia się ekosystemu opartego na API. Przykłady kategorii składowych obejmują:

  • Zarządzanie relacjami z klientami np. Zoho
  • Zarządzanie kosztami, np. Rydoo Expense
  • Przetwarzanie płatności, np. Stripe
  • Śledzenie czasu np. Toggl
  • Zarządzanie podróżami np. Rydoo Travel

"Dzięki przyjęciu odpowiedniego oprogramowania, firmy księgowe nie tylko widzą znaczące ulepszenia własnego procesu pracy, ale mogą również skuteczniej pracować z klientami, co prowadzi do większej satysfakcji i utrzymania klientów". Kevin McCallum, Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu, Freeagent

 

Przykład: Ekosystem zarządzania kosztami

 

Weźmy na przykład zarządzanie wydatkami. W ostatnich latach ta kategoria bardzo się rozwinęła, po części ze względu na zwiększoną moc smartfonów, które stały się tak wszechobecne, a także ze względu na rosnącą świadomość zużycia czasu, jakim jest zarządzanie kosztami.  

Starsze metody ręczne (lub nawet oparte na Excelu) po prostu nie nadają się już do tego celu. Dla tych, którzy chcą oszacować ukryte koszty związane z zarządzaniem wydatkami, mapowanie procesu odbioru do zwrotu jest bolesną podróżą. Jest to urządzenie czasochłonne, podatne na błędy i całkowicie nieefektywne w porównaniu ze współczesnymi rozwiązaniami cyfrowymi.  

Wykorzystanie smartfonów do przechwytywania obrazu rachunku, który następnie jest automatycznie odczytywany, przekształca proces zarządzania wydatkami, tak jak to historycznie znaliśmy. Wykorzystując moc szerszego ekosystemu opisanego powyżej, zyski są jeszcze bardziej przekonujące.

 

Integracja zarządzania kosztami

 

Poniższe przedstawia przedsmak niektórych integracji, które obsługują rosnący ekosystem działający w szerszej biznesowej przestrzeni produktywności / finansów.

• Instytucje finansowe

Integracje z kontami bankowymi zapewniają, że dni wymagające wydrukowania wyciągów, miesiąc po wydatku i ręczne uzgadnianie paragonu stają się historią.

• Lista płac

Integracja z listą płac gwarantuje, że zwrot kosztów będzie bezproblemowy, a pracownicy nie będą już musieli ścigać kont, zastanawiając się, kiedy otrzymają swoje pieniądze.

• Odzyskiwanie podatku VAT

Integracje z firmami windykacyjnymi VAT pomagają firmom ubiegać się o międzynarodowy podatek VAT, do którego w większości nie ma motywacji.

• Przechowywanie dokumentów w chmurze

Integracje z rozwiązaniami do przechowywania dokumentów, takimi jak Dropbox, pomagają bezpiecznie przechowywać rachunki w chmurze i przesyłać je bezpośrednio do Twojego narzędzia zarządzania wydatkami.

• Oprogramowanie księgowe oparte na chmurze

Jednak to integracje oprogramowania księgowego oferują największą wartość. Przechwytywanie kosztów i umożliwianie przesyłania danych bezpośrednio do aplikacji księgowej, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych.  

Oprócz powyższych integracji powstają e-paragony, które w nadchodzących latach staną się coraz bardziej wszechobecne. A ponieważ liczba transakcji rośnie, zyski netto z tych integracji mogą okazać się znaczące, ponieważ powielanie wysiłku jest osunięte, a czas spędzany na bardziej przyziemnym wprowadzaniu danych zostaje uwolniony.  

Krótko mówiąc, świat poza podstawowym oprogramowaniem księgowym szybko się rozwija. Liczba komplementarnych rozwiązań, które bezproblemowo integrują się z tymi samymi aplikacjami księgowymi, eksploduje. I tylko dzięki zrozumieniu niektórych z tych podstawowych aplikacji specjaliści ds. finansów mogą naprawdę zapewnić, że ich oferta usługowa będzie odpowiednia na rok 2016 i później.

 _ "Możliwości odzyskania podatku VAT zawarta w danych dotyczących zarządzania wydatkami stanowią ogromne sumy. Przedsiębiorstwa zajmujące się odzyskiwaniem VAT (takie jak VAT IT) są w stanie odblokować ten potencjał w płynnym, zautomatyzowanym procesie wykorzystującym najnowszy interfejs. Ta technologia zapewnia widoczność potencjalnych strat, które wcześniej zostały utracone, i całkowicie zmieniła oblicze branży odzyskiwania podatku VAT na podróże i wydatki."  Brendon Silver, Dyrektor Zarządzający, VAT IT

 

Podsumowanie

W tym krótkim dokumencie podjęto próbę zilustrowania przyjęcia rozwiązań księgowych opartych na chmurze i SaaS, stanowiących zaledwie punkt wyjścia dla współczesnych specjalistów z branży finansowej. Korzyści płynące z tych rozwiązań księgowych są dobrze znane, a jako kategoria - szybko się rozwija. Jasne jest również, że te aplikacje nie zastąpiły roli osób w finansach, ale wyraźnie zmieniły kierunek.

Oczywiste jest również to, że użytkownicy coraz chętniej sięgają do szerszego ekosystemu, szczególnie gdy mogą zaoszczędzić czas. Powielanie wysiłków nie jest już tolerowane, tak jak kiedyś.

Dlaczego powinienem ponownie wprowadzić dane, ponieważ te dwa systemy nie komunikują się ze sobą?

Producenci oprogramowania docenili potęgę tych ekosystemów, w związku z czym w większości starali się integrować z innymi za pomocą interfejsów API. Podczas gdy dostawcy oprogramowania księgowego zdawali sobie sprawę z wagi tych uzupełniających się rozwiązań od jakiegoś czasu, dopiero od niedawna rynki te są wystarczająco dojrzałe, aby zagwarantować dalszą promocję. Dostawcy usług opartych na SaaS/ chmurze są świadomi, że relacja jest symbiotyczna. Użytkownicy innych aplikacji mogą ograniczyć wybór oprogramowania księgowego do tych, którzy integrują się z własną aplikacją. W ich interesie leży zapewnienie ekosystemu ożywionego, co wyjaśnia rosnącą na nim koncentrację.

Podczas gdy przedsiębiorcy szybko wykorzystali szerszy zestaw aplikacji zwiększających produktywność, wielu specjalistów z branży finansowej nie wykroczyło poza zastosowanie oprogramowania księgowego. Ten dokument próbuje argumentować, że nadszedł czas, aby zbadać dodatkowe uzupełniające się rozwiązania, przenosząc specjalistów od finansów poza ich bezpośrednie strefy komfortu. Stara się również rzucić światło na niektóre z głównych kategorii, które wymagają dalszych badań.

 

Następny krok należy do Ciebie!  

Powiązane artykuły

Rydoo

W jaki sposób cyfrowe zarządzanie kosztami może zmienić Twój wynik finansowy?

Świat zarządzania kosztami jest fascynujący. Jest to również stosunkowo nowa branża oparta na użytecznych smartfonach, które większość z nas nosi w kieszeni.

2018-06-03
Podziel się
Ucz się więcej
Rydoo

W jaki sposób Rydoo pomaga agencji Parakar wzmocnić mobilność jej pracowników w Europie.

Rok temu agencja Parakar zatrudniała 30 osób i miała jedno biuro w Niemczech. Obecnie zatrudnia 120 pracowników i otworzyła 2 nowe biura w Irlandii i Holandii. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Parakar przygotowała się do rozwoju.

2018-05-25
Podziel się
Ucz się więcej
Rydoo

Aplikacja która znosi konieczność raportów o wydatkach

Deloitte Belgium jest jednym z największych użytkowników oprogramowania, które automatycznie i szybko przetwarza wydatki swoich pracowników. Dzięki temu oprogramowaniu dział finansowy może poświęcać mniej czasu na przetwarzanie i analizowanie danych, a oprócz tego zyskuje wgląd w realnym czasie w wydatki pracowników.

2018-05-25
Podziel się
Ucz się więcej