Case study
Deloitte

Rozmowa z Bjornem Poelmanem: Jak firma Deloitte pomogła nam zoptymalizować moduł diet dziennych

Dlaczego stosowanie diet dziennych jest korzystne dla Twojej firmy? W jaki sposób platforma Rydoo pomaga nimi zarządzać? Czy jest ona wiarygodna?

W drugim poście poświęconym dietom dziennym Bjorn Poelman, Starszy manager odpowiedzialny za nagrody i świadczenia, podatki i usługi HR wDeloitte w Belgii, dzieli się wiedzą na temat struktur i przepisów dotyczących diet dziennych w różnych krajach oraz korzyściach z ich stosowania w firmach. 

Bjorn pomógł Rydoo zoptymalizować moduł diet dziennych i dba o dokładność przeliczeń i bieżące aktualizacje różnych stawek.

Bjorn, kierowałeś projektem Deloitte, udzielając specjalistycznych porad podatkowych w związku z modułem diet dziennych aplikacji Rydoo. Jakie było Twoje największe wyzwanie?

Myślę, że największym wyzwaniem związanym z przeglądem wszystkich diet we wszystkich krajach jest ustrój. Każdy kraj ma własne lokalne prawo regulujące kwestie podatków i ubezpieczeń społecznych w zakresie diet dziennych. W niektórych krajach firmy muszą przestrzegać ścisłych wytycznych prawnych. W innych natomiast firmy mogą nie przestrzegać przepisów z możliwymi konsekwencjami dla podatków i ubezpieczeń społecznych. W ramach projektu firma Deloitte w sposób skoordynowany konsultowała się ze wszystkimi specjalistami Deloitte, aby sprawdzić różne przepisy. Chyba największym wyzwaniem było zestawienie różnych zasad i wyjątków, biorąc pod uwagę fakt, iż trzeba było przenieść je do struktury gotowej do wdrożenia przez zespół deweloperski Rydoo. Teraz są one dostępne w jednym oprogramowaniu, co jest sporym udogodnieniem.

Pracowaliśmy wspólnie nad dietami dziennymi dla Norwegii, Danii, Szwecji, Finlandii, Wielkiej Brytanii i Niemiec, które pojawią się w tym tygodniu. Które kraje będą następne?

Następnymi krajami będą Czechy, Polska, Australia i Rosja. Do końca roku do listy dołączą inne kraje.

Diety dzienne oparte są na dziennych stawkach, które co roku są aktualizowane. W jaki sposób dbamy o to, by były aktualne?

Czas aktualizacji diet dziennych może być różny w poszczególnych krajach. Wraz z Rydoo tworzymy oś czasu, dzięki której nie tylko teraz, ale również w przyszłości będziemy mieć bieżące informacje dla różnych krajów. Współpracujemy z lokalnymi specjalistami firmy Deloitte w innych krajach, aby zapewnić regularną aktualizację diet dziennych.

Dlaczego stosowanie diet dziennych jest tak korzystne dla firm? Zwłaszcza dla Deloitte?

Dieta dzienna rozumiana jest jako dodatkowy wydatek poniesiony w podróży w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Dieta dzienna jest płatnością zryczałtowaną i może być wolna od podatku (w zależności od rodzaju zadania) w niektórych krajach, gdzie rząd (np. Belgia i USA) publikuje stawki diet dziennych dla miast/krajów. W praktyce organizacje w Belgii i Stanach Zjednoczonych odnoszą się do progów i dostosowują do tych stawek swoją politykę dotyczącą diet dziennych. Firmy stosują również własne progi dla diet dziennych w swojej polityce podróży międzynarodowych w oparciu o powszechną praktykę, jeśli jest dużo podróży służbowych do danego regionu.

Firmy stosują więc stawki dzienne z wielu powodów. Po pierwsze stosowanie diet dziennych oznacza mniej obciążeń administracyjnych i przetwarzania, ponieważ będąc firmą nie muszą oddzielnie zwracać różnych kosztów wydatków. A po drugie diety dzienne są standaryzowanymi wydatkami, które są jasno określone i zarówno pracodawca, jak i pracownik wie, jaka jest zwykła dzienna stawka. Nie ma w tej kwestii niedomówień i każdy wie, jaką kwotą podczas wyjazdu dysponuje pracownik.

I ostatnie pytanie, jakie, Pana zdaniem, korzyści daje moduł stawek dziennych aplikacji Rydoo?

Podoba mi się, że platforma naprawdę ułatwia sprawdzanie diet dziennych, które przysługują pracownikowi. Dla przykładu, w niektórych krajach stosuje się proporcjonalne kwoty, gdy firma bezpośrednio ponosi koszty pewnych wydatków. Dla pracownika samodzielne sprawdzenie przepisów podczas ubiegania się o zwrot kosztów, przedkładając raporty wydatków, jest dość skomplikowane. Możliwość sprawdzenia, gdzie był dany pracownik i czy zjadł lunch, śniadanie itd. oraz system automatycznie przeliczający odpowiednie kwoty są wielkim ułatwieniem dla użytkownika końcowego. Używanie platformy na telefonie komórkowym i możliwość regularnego aktualizowania diet dziennych jest komfortowe zwłaszcza podczas podróży. 

 

 

Powiązane artykuły

Rydoo

Aplikacja która znosi konieczność raportów o wydatkach

Deloitte Belgium jest jednym z największych użytkowników oprogramowania, które automatycznie i szybko przetwarza wydatki swoich pracowników. Dzięki temu oprogramowaniu dział finansowy może poświęcać mniej czasu na przetwarzanie i analizowanie danych, a oprócz tego zyskuje wgląd w realnym czasie w wydatki pracowników.

2018-05-25
Podziel się
Ucz się więcej
Rydoo

W jaki sposób Rydoo pomaga agencji Parakar wzmocnić mobilność jej pracowników w Europie.

Rok temu agencja Parakar zatrudniała 30 osób i miała jedno biuro w Niemczech. Obecnie zatrudnia 120 pracowników i otworzyła 2 nowe biura w Irlandii i Holandii. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Parakar przygotowała się do rozwoju.

2018-05-25
Podziel się
Ucz się więcej
Rydoo

Światowy lider w branży bezpieczeństwa platform cyfrowych digitalizuje system zarządzania kosztami.

Jako niezakwestionowane i niezaktualizowane, aby odzwierciedlały wewnątrz to, co marka prezentuje na zewnątrz.

2018-05-23
Podziel się
Ucz się więcej