Case study
Parakar

W jaki sposób Rydoo pomaga agencji Parakar wzmocnić mobilność jej pracowników w Europie.

Rok temu agencja Parakar zatrudniała 30 osób i miała jedno biuro w Niemczech. Obecnie zatrudnia 120 pracowników i otworzyła 2 nowe biura w Irlandii i Holandii. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Parakar przygotowała się do rozwoju.

Wyzwanie

Jako agencja pośrednictwa pracy w UE Parakar ma pracowników i pracodawców na całym świecie.

Znalezienie skutecznego sposobu na zarządzanie wydatkami dla każdej ze stron było naglące, aby móc nadal oferować usługi na możliwie jak najwyższym poziomie i rzetelnie bez uproszczonych czy skalowanych procesów.

„Wcześniej nasza procedura polegała na wypełnianiu przez pracowników arkuszy Excel, następnie skanowaniu dokumentów i wysyłaniu ich e-mailem do zatwierdzenia pracodawcom, po czym dostawaliśmy je z powrotem i włączaliśmy do ksiąg rachunkowych”.

Cała procedura pochłaniała więcej czasu i energii niż powinna. Mówiąc słowami Marisy „w czasach, w których dostępne są narzędzia do wszystkiego, było jasne, że potrzebujemy narzędzia do obsłużenia tego procesu”.

Świadcząc większość swoich usług w Niemczech, Parakar starała się przekazać swoim pracownikom z zagranicy wiedzę o skomplikowanych przepisach dotyczących rozliczania wydatków w danym państwie.

„Przekazywanie pracownikom wiedzy dotyczącej zasad rozliczeń w innym państwie może stanowić wyzwanie, szczególnie w przypadku tak skomplikowanych regulacji jak niemieckie przepisy dotyczące diet dziennych”. Należało znaleźć narzędzie, które działałoby w każdym państwie, w którym zostałoby zastosowane, ale nadal było łatwe do korzystania przez osoby zatwierdzające.
„Nie dało się niczego usprawnić za pomocą naszego wcześniejszego procesu, było za dużo e-mali i czasu poświęconego na ściganie pracowników i osób zatwierdzających - organizowanie tego wszystkie zwyczajnie zabierało za dużo czasu”.
Marisa Werle
dyrektor. ds operacyjnych (Operations Manager)

Rozwiązanie

To była miłość od pierwszego wejrzenia. Automatyzacja odgrywa dużą rolę w ulepszaniu i tworzeniu wydajnych procesów. Rydoo zainwestowała w tworzenie modułów dostosowanych do przepisów określonego państwa i, co najważniejsze, automatyzację diet dziennych.

Przed czasami Rydoo, Parakar musiała prowadzić rejestr wszystkich podróży pracowników i ręcznie obliczać stawki dzienne dla każdego z nich, upewniając się, że wszystkie stosowne wydatki zostaną potrącone, gdy ma to zastosowanie.

„Wbudowany w Rydoo moduł diet dziennych jest naprawdę niesamowity - teraz po prostu mówimy pracownikom, żeby użyli tej aplikacji do utworzenia swojej podróży, a wszystko zostanie za nich policzone”.

Rydoo stworzyło swój moduł diet dziennych wraz z Deloitte, aby zapewnić zgodność z zasadami każdego państwa na świecie.

W przypadku Niemiec moduł diety dziennej jest automatycznie aktualizowany i dostępny natychmiast. Bez szkoleń pracowników, obliczania ręcznego czy aktualizowania wykazów.

Parakar odniosła wielki sukces, co przełożyło się na większą liczbę pracowników i klientów na rzecz których świadczy usługi w różnych państwach.

Decydując się na Rydoo, Parakar wierzyła, że platforma ta nie tylko sobie “poradzi”, ale wręcz przyczyni się do rozwoju agencji na rynkach europejskich.

„Byliśmy pod wrażeniem odzewu naszego zespołu pół roku temu, gdy wystartowało nasze biuro w Irlandii. Nie byłem w stanie ustawić w Rydoo rozliczenia kilometrówki. Skontaktowałem się z obsługą klienta i w ciągu tygodnia funkcjonalność została udostępniona”.

Rydoo rozumie, że każde państwo ma własne wymagania i zgodność z nimi stanowi część naszego zaangażowania w oszczędzenie klientom czasu oraz uproszczenie procesów. Dlatego nasze zespoły regularnie śledzą przepisy we wszystkich państwach i dostosowują platformę, aby spełniała kryteria zgodności.

„Testowałam wiele rozwiązań, ale w Rydoo po prostu się zakochałam - prawdopodobnie dlatego, że od razu zauważyłam, że narzędzie to zostało stworzone z uwzględnieniem złożoności naszej ukochanej Europy”.
Marisa Werle
dyrektor. ds operacyjnych (Operations Manager)

To nie tylko platforma, to również nowy sposób pracy

Wdrażając platformę taką jak Rydoo, natychmiast zauważysz wpływ na bieżące operacje swojej firmy. W przypadku agencji Parakar było to jeszcze bardziej oczywiste, gdy poszukując nowego oprogramowania księgowego brali pod uwagę tylko platformy integrowalne z Rydoo.

„Czas, który oszczędzamy na prowadzenie naszej działalności i świadczenie usług bez zakłóceń są zależne od Rydoo. Nie możemy się obejść bez Rydoo, dlatego każde narzędzie, które bierzemy pod uwagę musi być z nim integrowalne”.

Parakar postanowiła wdrożyć Excel, aby zapewnić bezproblemowy przepływ pomiędzy dwiema platformami. Teraz wszystkie dane są eksportowane w realnym czasie do ich oprogramowania księgowego, co bardzo ułatwia fakturowanie klientów.

Powiązane artykuły

Rydoo

Światowy lider w branży bezpieczeństwa platform cyfrowych digitalizuje system zarządzania kosztami.

Jako niezakwestionowane i niezaktualizowane, aby odzwierciedlały wewnątrz to, co marka prezentuje na zewnątrz.

2018-05-23
Podziel się
Ucz się więcej
Rydoo

Rozmowa z Bjornem Poelmanem: Jak firma Deloitte pomogła nam zoptymalizować moduł diet dziennych

Dlaczego stosowanie diet dziennych jest korzystne dla Twojej firmy? W jaki sposób platforma Rydoo pomaga nimi zarządzać? Czy jest ona wiarygodna?

2018-05-23
Podziel się
Ucz się więcej