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Multinacional reduz custos e otimiza 8 dias úteis para equipes

Escrito por
Renata é Content Marketer na Rydoo.

Morgan Advanced Materials, mais conhecida por aqui como Morganite, é uma multinacional cujo propósito é fornecer materiais de alto desempenho que façam uso mais eficiente dos recursos do nosso planeta. No Brasil, a empresa é especializada no fornecimento de cadinho para aplicações de fusão de metais, escovas/coletores de carbono usados na indústria de transporte e muitos outros materiais.

Com operação em 30 países, a Morgan foi fundada em 1856 na cidade de Londres, Inglaterra. No Brasil, a empresa instalou-se em agosto de 1958, com uma fábrica localizada em São Paulo. Embora seja centenária, a companhia ainda se valia de processos não tão modernos para lidar com a gestão de despesas de viagens de seus colaboradores.

Daiane Oliveira – Analista Financeiro na Morganite Brasil no escritório em São Paulo – compartilhou conosco como a Rydoo ajudou a eliminar processos burocráticos em pedidos de reembolso e atendeu todas as necessidades da empresa nessa área. De acordo com Daiane, a economia de trabalho, somando todos os colaboradores envolvidos, deve chegar a 7 ou 8 dias.

multinacional reduz custos - Morgan Advanced Materials

O Desafio

A necessidade de atualizar o gerenciamento de despesas (como os pedidos de reembolso) surgiu do departamento de compras da Morganite. A empresa já vinha sentido a importância de modificar esse processo, mas conhecia apenas uma solução para lidar com esse problema.

Daiane conta que, antes da chegada da Rydoo, o processo de gerenciamento de despesas era absurdamente burocrático – tanto para o setor financeiro quanto para os próprios funcionários. O colaborador precisava preencher uma planilha com diversos dados e anexar todos os comprovantes de suas despesas. Além de trabalhoso, esse era um processo muito passível de erros.

“Esse processo era trabalhoso para o colaborador porque ele precisava preencher a planilha e corrigir caso houvesse algum tipo de erro. Já para nós, do financeiro, demorávamos um tempo absurdo para conferir a planilha e cada um dos comprovantes. Além disso tudo, precisávamos lançar as informações no sistema para pagamento ou dados para fechar o cartão de crédito em uma outra planilha.”

Embora esse pareça ser um processo retrógrado (e é, na realidade), é dessa forma que boa parte das empresas lidam com as despesas e pedidos de reembolso. Além de demorado para todas as partes (funcionário e departamento financeiro), trata-se de um método que abre margem para muitos erros e até mesmo comportamentos indevidos por parte do colaborador. Daiane conta que, depois da implementação, o ganho de trabalho por parte da equipe contábil chegou a ser de 4 a 6 dias.

multinacional reduz custos - Morgan Advanced Materials

“O tempo gasto para conferir todas as informações era surreal. Hoje, financeiramente falando, não consigo me imaginar sem o sistema da Rydoo. Apesar de todos terem se beneficiado, a maior mudança veio para o departamento financeiro que conseguiu reduzir de 4 a 6 dias de trabalho desperdiçado com gestão manual de despesas.”

Antes da implementação da Rydoo, o ciclo de reembolso era um processo demorado. Dependendo da circunstância, o dinheiro só era devolvido para o colaborador depois de cerca de 10 dias úteis da aprovação – e até termos a aprovação, era outro processo burocrático. A utilização de um cartão corporativo amenizava o problema, mas o tempo longo para processar o reembolso era algo que incomodava os funcionários.

A Solução

A solução paliativa implementada pela Morganite para lidar com a demora no reembolso foi estabelecer dias fixos para o processo. Dessa forma, o colaborador sabia em que datas o seu dinheiro poderia ser devolvido. Entretanto, essa não era a solução definitiva.

Foi somente com a implementação da Rydoo que o problema foi definitivamente solucionado. Hoje, o dinheiro pode ser devolvido muito antes para o colaborador, ainda respeitando os dias fixos de devolução estabelecidos pela Morganite.

“A mudança que tivemos no financeiro da Morganite foi que os pagamento de reembolso seriam processados nos dias 5, 15 e 25. Assim, a partir da data que o funcionário fez o pedido, ele será encaixado em uma dessas três datas. Hoje nós pedimos 10 dias úteis para processar o pagamento, mas é lógico que o objetivo é evitar que se chegue tão perto desse prazo, especialmente se o superior do colaborador já aprovou o reembolso. Fazemos isso porque entendemos que o dinheiro é da pessoa e não da Morganite.”

Daiane também complementa que o custo-benefício da Rydoo foi um fator determinante para o fechamento. A outra alternativa possuía um preço muito elevado – apesar de boas indicações – e que inviabilizava a implementação do sistema.

“Quando a apresentação da Rydoo chegou até mim, percebi que a solução atendia todas as minhas necessidades.”

multinacional reduz custos - Morgan Advanced Materials

A Implementação

De acordo com Daiane, o processo de implementação do sistema foi rápido e a maioria dos colaboradores se adaptou muito bem. Ela comenta que sempre há aqueles que oferecem certa resistência, mas é preciso lidar com esses entraves para que o processo possa evoluir.

“Guardar os comprovantes de forma física é inviável. Além do espaço necessário para armazenar todos esses papéis, as informações nos recibos se perdem em questão de apenas alguns meses. É muito mais prático armazenar todos esses dados de maneira digital. Se um fiscal chegasse aqui na empresa e quisesse conferir esses papéis, seria muito mais fácil mostrar essas informações de forma eletrônica.”

Daiane comenta que a aceitação dos colaboradores, no geral, foi muito boa. Quando o funcionário está para fazer uma despesa em um restaurante, por exemplo, ele rapidamente pode registrar a nota de comprovante de pagamento e iniciar o processo de reembolso. Não é uma atividade que demanda tempo.

“Nosso ciclo de reembolso foi de 20 dias para 3 dias. Isso não tem preço.”

No entanto, alguns colaboradores ainda precisam passar por um processo de reeducação para perder a mentalidade de que é necessário enviar os comprovantes de forma física na data de fechamento. Como consequência desse comportamento, muitos funcionários acabam deixando para digitalizar os recibos no último dia de prazo, o que acaba atrasando a devolução do dinheiro.

“Para esses casos, nós sempre vamos orientando. No começo, para se adaptar a algo novo, foi difícil até para o departamento financeiro. Mas depois de implementado, percebemos que o processo se tornou muito prático e rápido. Antes era preciso conferir todos os pedidos. Agora essa tarefa é do responsável pela aprovação da despesa.”

Daiane comenta que a conferência ainda é realizada, mas por amostragem. Antes, quando era necessário conferir todos os comprovantes e recibos, o tempo gasto era surreal. Era muito esforço e trabalho desperdiçado por algo que agora é rápido e prático. Além do ganho de tempo, o sistema da Rydoo ainda é capaz de identificar problemas, como gastos indevidos ou pedidos de reembolso em duplicidade.

“Eu, particularmente, acho muito tranquilo usar o sistema da Rydoo. Embora hoje eu tenha uma quantidade menor de funcionários para lidar, ainda sim consigo ver que o processo é muito rápido. Antes eu precisava de uns 5 ou 6 dias para fazer o fechamento de despesas. Hoje, se eu quiser fazer de um dia para o outro é tranquilo.”

multinacional reduz custos - Morgan Advanced Materials

O Impacto

Além do ganho de tempo – definitivamente o maior impacto positivo da implementação da Rydoo –, o sistema também deu mais controle para a Morganite Brasil ao lidar com suas despesas. Um bom exemplo é a função de gerar relatório de gastos por funcionário, algo que pode ser filtrado por tipo de despesa.

“Se eu quiser detalhar quanto um funcionário específico gastou só de combustível, o sistema consegue me fornecer esse relatório. A minha auditoria chegou recentemente e queria saber gastos detalhados de alguns colaboradores. No sistema da Rydoo, consegui coletar essas informações e passar para a auditoria muito rapidamente. Se não fosse a Rydoo, eu teria que ir até o arquivo, levantar comprovante por comprovante, o que dificultaria muito a vida.”

Como já foi dito, o ganho de tempo para a equipe financeira foi muito grande, podendo chegar a uma economia de 6 dias de trabalho por mês. Porém, se somarmos a isso o tempo do colaborador e o tempo dos supervisores responsáveis pela aprovação, a economia de tempo de todos chega a 8 dias de trabalho com tranquilidade.

Para finalizar, Daiane comenta que outro destaque da Rydoo é a atenção dada no treinamento e após fechar a parceria, o chamado suporte. Depois da “venda”, a relação continuou a existir e a equipe técnica continuou à disposição para ajudar a sanar dúvidas.

“Não foi só uma venda. Várias vezes, principalmente no início, eu tinha uma dúvida e era respondida de forma muito rápida. Sem dúvida nenhuma fizemos a escolha certa em trazer o Rydoo para dentro da nossa operação. A transformação digital é necessária e a Rydoo é um ótimo exemplo de como tecnologias “simples”  podem impactar toda uma cadeia dentro das empresas.”

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