business travel

Optimaal gebruik maken van de werkkostenregeling

Voor velen is het begrip werkkostenregeling (WKR) nogal vaag of zelfs een mysterie. Anderen weten hoe ze er optimaal van kunnen profiteren. In dit artikel spitten we de WKR en de verschillende elementen die daarbij een rol spelen voor je uit.

In principe is alles wat door werkgevers aan werknemers betaald of verstrekt wordt loon. En over loon moet belasting betaald worden.

Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers aan werknemers vergoedingen betalen zonder dat deze daarover belasting moeten betalen. In feite dus nettoloon maar dat moeten we vooral niet zo zeggen tegen de belastingdienst.

Hierbij spelen een aantal begrippen een belangrijke rol:

  • de vrije ruimte
  • het noodzakelijkheidscriterium
  • nihilwaardering
  • gerichte vrijstellingen
  • intermediaire kosten

 

Vrije Ruimte

De vrije ruimte is het bedrag dat jij als werkgever in totaal per jaar aan onbelaste vergoedingen mag geven. Voor 2020 is dit 1,7% over de totale loonsom tot 400.000 en 1,2% boven de 400.000 Euro. Dus stel de totale loonsom van je bedrijf is 500.000 Euro dan is de vrije ruimte 6800 + 1200 = 7000 Euro.

Als je boven de vrije ruimte komt dan moet je over dat bedrag 80% belasting betalen.

Noodzakelijkheidscriterium

Producten die noodzakelijk zijn voor het werk van de werknemer kunnen altijd belastingvrij verstrekt worden en vallen dus niet onder de vrije ruimte. Denk hierbij aan gereedschap, tablets en mobiele telefoons. Dus als jij als werkgever kunt aantonen dat het voor het werk van een bepaalde werknemer nodig is om een abonnement op een krant te hebben, die zelfs thuis bezorgd wordt, dan valt dat niet in de vrije ruimte. Ook de internetaansluiting van een werknemer die geregeld thuis moet werken valt er niet onder.

Nihilwaardering

Dit is de waarde voor voorzieningen op de werkplek. Ook deze gaan nooit ten koste van de vrije ruimte. Denk aan een fitnessruimte, werkkleding, koffie/thee etc. In het handboek loonheffingen van de belastingdienst vind je een overzicht. Let op dit heeft dus uitsluitend betrekking op de werkplek. Dit geldt niet voor vergoedingen in geld. Een abonnement voor een sportschool valt dus wel onder de vrije ruimte!

Maar het rentevoordeel van een personeelslening als je werknemer een (elektrische) fiets of scooter koopt, valt weer niet onder de vrije ruimte.

Gerichte vrijstellingen

Ook vergoedingen in deze categorie vallen niet onder de vrije ruimte.

Dit zijn o.a.:

  • abonnement openbaar vervoer
  • reiskosten woon-werkverkeer tot 0,19 cent per kilometer
  • verhuiskosten gerelateerd aan werk
  • maaltijden bij overwerk
  • aanvraag VOG, verklaring omtrent gedrag
  • overnachting tijdens dienstreis
  • korting op producten van het eigen bedrijf
  • bepaalde studie- en opleidingskosten

Verstrekkingen die onder de nihilwaardering én onder de gerichte vrijstellingen zouden kunnen vallen zijn nihilwaarderingen.

Een (thuis)computer bijvoorbeeld, die niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, valt binnen deze vrijstellingscategorie als deze tenminste voor 90% voor de zaak gebruikt wordt.

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werknemer meestal aan de werkgever voorschiet en die daarna achteraf vergoed worden. Zoals kosten voor parkeren, representatiekosten en kleine inkopen voor het bedrijf. Bijv. je werknemer koopt een doos printpapier en neemt die mee naar kantoor waar dat papier vervolgens gebruikt wordt.

Deze kosten vallen dus niet onder de vrije ruimte. Als de werknemer de doos printpapier mee naar huis neemt om er privé mee te printen dan vallen ze wel onder de vrije ruimte.

Onkostenbeheer

Niemand wordt blij van het administreren van hun onkosten – het is saai en tijdrovend werk dat je productviteit om zeep kan helpen. Helaas maken consultants continu kosten voor allerlei soorten dingen die ze vergoed kunnen krijgen – van vliegtickets tot hotelovernachtingen; aan het einde van een project hebben ze vaak een hoop bonnen verzameld. Het goede nieuws is dat er steeds meer digitale platformen opduiken die een effectieve en simpele oplossing bieden om minder tijd kwijt te zijn aan deze administratie.

Wat valt er echt onder de vrije ruimte?

Dat is alles wat niet onder de hiervoor genoemde 4 categorieën valt. Bijv. kosten voor personeels- en/of jubileumfeesten, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen, niet voor overwerk, in geld.

Wanneer moet je aangifte doen?

Als je aan het einde van het jaar boven de vrije ruimte uitkomt dan moet je uiterlijk in het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar aangifte doen. Bij aangifte per kwartaal is dat dus het 2e kwartaal en bij aangifte per maand is dat dus februari. Eerder mag natuurlijk ook. Als je niet boven de vrije ruimte uitkomt dan hoef je geen aangifte te doen.

Hoe hou je overzicht?

Je wilt vermijden dat je een geschreven declaratie, of een Excel-bestand, krijgt met allerlei posten door elkaar omdat het zoveel uitzoekwerk met zich meebrengt. Echter werknemers zijn zelf ook geen belastingconsulenten. Hoe los je dat op?

Met Rydoo kunnen werknemers eenvoudig, ook onderweg, zelf kosten boeken. Dankzij de talrijke integratiemogelijkheden kunnen deze direct op de juiste manier in je financiële systeem verwerkt worden.

Voor de gebruikers is het een eenvoudige gebruiksvriendelijke app die vlekkeloos werkt. Voor je bedrijf worden de onkosten supersnel op de juiste wijze in je boekhouding verwerkt, waardoor deze sneller uitbetaald kunnen worden en gemakkelijker kan berekend worden of ze al dan niet binnen de vrije ruimte vallen.

Wil je meer weten? Vraag vandaag nog een demo aan!

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief