Finance leader on a meeting

Waarom investeren consultancybureaus in onkostenbeheertools?

Written by
Renata is Content Marketer at Rydoo.

Bij consultancybureaus is de kernboodschap ‘werk slimmer, niet harder’ – en een van de beste manieren om efficiënter te werken, is met een goede onkostenbeheerapp.

Rydoo heeft door de jaren heen honderden organisaties geholpen, dus weten wij als geen ander waarom consultancybureaus zoveel baat hebben bij zo’n systeem.

Een goede onkostenbeheertool verhoogt de efficiëntie, zorgt ervoor dat er minder manueel moet worden verwerkt, en betekent dat je personeel meer tijd aan andere taken kan besteden. Natuurlijk hoef je ons niet op ons woord te geloven, er zijn genoeg tevreden ondernemingen die je in hun eigen woorden kunnen vertellen waarom het systeem werkt.

Lees dus zeker verder en laat onze klanten uitleggen waarom Rydoo de beste onkostenbeheertool is voor consultancybedrijven.

Meer over onze onkostenoplossingen

Rydoo maakt korte metten met manuele verwerking

Onkosten manueel verwerken is een taak waaraan soms geen einde lijkt te komen.

Bij het traditionele systeem op papier zijn altijd minstens drie mensen betrokken: de consultant, zijn of haar manager en het lid van het financiële team dat de uitgave goedkeurt. Vaak komen er zelfs meer mensen bij kijken, en als er iets misgaat, wordt het al snel erg ingewikkeld.

Een papieren onkostenverwerkingsproces lijkt misschien wel goedkoper, maar door de verborgen kosten die erbij komen kijken, is dit in feite de duurste methode.

Roger Walters-Duke, financieel directeur bij toonaangevend internationaal designconsultancybureau Hilson Moran, legt uit: “Het probleem daarmee is dat niemand de kosten ziet die onkostenverwerking met zich meebrengt. Dat wordt verzorgd door het onkostenteam, het boekhoudingsteam. Wat wij zochten, was meer efficiëntie. En wat we nu doen, is de tijd goed benutten die een deel van het boekhoudingsteam vroeger nodig had om aan iedereen documenten op te vragen. Die tijd kunnen ze nu besteden aan taken die nuttiger zijn voor de organisatie.”

Adrian Day, hoofdontwikkelaar voor Hilson Moran: “Je bespaart de duurste postbode ter wereld. Onze commercieel directeur voor het Midden-Oosten moest vroeger de onkosten die in zijn regio gemaakt werden, persoonlijk naar ons brengen in een envelop, want dat was goedkoper dan ze via de post opsturen.”

Bij Innogy Consulting zijn consultants Nathan De Rouck en Jens Sikorski grote fans van Rydoo: “Het hele proces was zo tijdrovend en energieslurpend dat sommige van onze consultants er meer dan 30 minuten per week mee bezig waren! Voor de mensen die het vaakst op zakenreis gaan, betekent Rydoo een tijdbesparing van 10 tot 30 minuten per week. Op bedrijfsniveau komt dat neer op tot 27 uur per maand. 27 uren die we natuurlijk niet konden doorfactureren.”

Met een degelijke onkostenbeheertool kun je papieren verwerkingsprocessen definitief naar de jaren 1990 verbannen, waar ze thuishoren.


Meer over onze digitale onkostenoplossing

Consultancy Companies

Snellere betalingen = blijere consultants (én een blijer bedrijf)

Soms kan onkostenbeheer een boekhoudingsoefening lijken, maar denk eraan: je bent steeds met het geld van anderen bezig.

Consultants betalen vaak uit eigen zak als ze in naam van het bedrijf onkosten maken, en dat kan zelfs over grote bedragen gaan. Het is dus belangrijk dat ze dat geld zo snel mogelijk terugbetaald krijgen.

Sarah Goertz, Senior Manager bij Mazars: “We krijgen continu positieve feedback. De meeste van onze personeelsleden zijn enthousiast over hoe eenvoudig Rydoo hun dagelijkse taken maakt.”

Goertz gaat verder: “Dankzij de transparantie die Rydoo biedt, ondervinden de medewerkers van Mazars de voordelen persoonlijk. Ik kan de status van mijn onkosten op elk moment nakijken. Is dit kassabonnetje al gecontroleerd, wanneer is deze betaling gestort? Dat is een geschenk uit de hemel. Bovendien worden onze admins niet langer bedolven onder de vragen. De personeelsleden die vaak reizen, zijn in de wolken over hoe gebruiksvriendelijk het systeem is.”

De snelheid van het proces is niet alleen handig voor de consultants die de onkosten indienen. Het feit dat alle informatie meteen en in één klik raadpleegbaar is, betekent een wereld van verschil bij het opstellen van rapporten voor intern gebruik en voor klanten.

Board of Innovation (BoI) biedt strategische consultancy-, ondersteunings- en trainingsservices waarmee bedrijven leren hoe ze als start-ups kunnen denken én werken. Hun Office Manager, Renate Peeters, stond in voor de implementatie van Rydoo bij BoI.

Vóór de omschakeling voelde Renate het stressniveau stijgen telkens wanneer ze op ontbrekende kassabonnetjes moest wachten: “De boekhouding moest telkens uiterlijk in de eerste week van de maand in orde zijn, maar onze consultants kwamen altijd op verschillende tijdstippen terug van hun reizen. Makkelijk is anders.”

Snel rapporteren is belangrijk, en een groot voordeel van een moderne onkostenbeheertool is het feit dat alle informatie zo goed als onmiddellijk raadpleegbaar is. Renate legt uit: “Een ander belangrijk voordeel voor mij is het feit dat ik gewoon mijn rapporten kan printen in het formaat en de indeling die ik wil. Ik zie meteen welke Mastercard-uitgaven overeenkomen met de onkosten en kan zelfs de valutaconversie handmatig aanpassen indien nodig. Rydoo komt ook goed van pas als ik die onkosten aan een klant wil factureren: ik kies gewoon het project en de klantnaam en alle onkosten verschijnen erbij.

Lees meer over onze bonnetjesscanner

Minder afval met Rydoo

We weten allemaal dat we ons best moeten doen om minder grondstoffen te verbruiken – en dat is een uitdaging waarbij Rydoo zeker kan helpen.

Door de onkostenverwerking van begin tot einde te digitaliseren, verbruik je minder papier, heb je minder archiefruimte nodig én moet je minder documenten behandelen.

Roger Walters-Duke, Finance Director bij Hilson Moran: “En al die kleurenprints … Iedereen maakte wekelijks tijdschema’s. Op zich is dat niet veel, maar het telt op. Wat we volgens mij nog het meest besparen, is tijd. Ik ben er vrij zeker van dat Adrian deze ochtend, vlak nadat hij op de trein is gestapt, zijn betaalbewijs al heeft gescand. Gewoon vanuit zijn treinzitje. Hij hoeft niet zoals vroeger alles bij te houden tot hij weer op kantoor is om vervolgens 15 minuten lang onkosten in te voeren.”

Cindy Peeters, Finance Director bij Deloitte België, vindt de efficiëntie van Rydoo een groot pluspunt: “Voor ons is het heel belangrijk om onze processen en tools continu te innoveren, onze administratie te verminderen en onze efficiëntie te verhogen. Dankzij Rydoo weten we veel sneller voor welk project of welke klant bepaalde kosten zijn gemaakt.”

Onkosten digitaal kunnen indienen in plaats van een papieren formulier printen, dat heeft alleen maar voordelen.

Over 1 million professionals worldwide are using Rydoo.

Een écht globale oplossing

Een van de grootste kopzorgen waar financiële teams mee kampen, is het feit dat ze de belastingregels moeten kennen van alle landen waar de consultants van hun bedrijf werken. Als die wereldwijd actief zijn, wordt de lijst met belastingregels wel erg lang.

Dankzij de flexibiliteit van Rydoo kunnen alle goedkeuringen worden geautomatiseerd, zodat consultants overal ter wereld gerust zijn dat steeds de juiste regels worden nageleefd.

Toen Paula Tica de onkosten verwerkte bij Unify Square, vond ze al die regelgevingen bijzonder lastig.

“We moesten zeker weten dat onze onkostenbeheeroplossing voldeed aan de terugbetalingsvereisten van onze Europese vestigingen. Rydoo hielp ons deze vereisten na te komen door de juiste modules en instellingen te bieden, zodat ons bedrijf met alle Europese regels inzake terugbetaling in orde was.”

Ze voegt toe: “Rydoo heeft ons terugbetalingsproces gestroomlijnd en bespaart ons uren tijd telkens wanneer we onkosten verwerken.”

data interpretation - decision making

Eenvoudige implementatie

Met zoveel functies en voordelen zou je misschien denken dat er aan een Rydoo-adoptie een lang, ingewikkeld proces voorafgaat, maar niets is minder waar.


Adrian Day: “Het feit dat Rydoo een pure cloudoplossing is, maakte alles een stuk makkelijker. Ik moest mijn collega’s niet inschakelen om de tool internationaal te implementeren, dingen te installeren enzovoort. Onze medewerkers downloaden Rydoo gewoon op hun smartphone of gebruiken het systeem via de website. Op die manier was het kinderspel om Rydoo wereldwijd uit te rollen.”

Paula Tica vult aan: “Bij ons waren er geen grote problemen. Wat ons het meest heeft geholpen, was het feit dat we onze implementatie in fasen planden en dat Rydoo ons bij elke stap ondersteunde. We werden altijd snel geholpen. Het Rydoo Help Center is ook een erg nuttige bron waarin we snel een antwoord op onze vragen vinden.”

Communicatie is cruciaal, en Rydoo biedt met plezier de nodige hulp en raad wanneer bedrijven het systeem bij hun consultants willen introduceren. “Tijdens de Rydoo-implementatieperiode communiceerden we uitgebreid via posters, bedrijfsvideo’s, trainingssessies enzovoort. Maar veel gebruikers hadden niet eens behoefte aan training. De app werkt erg intuïtief”, vertelt Cindy Peeters.
Omdat de app zo intuïtief is, hebben de teams amper training nodig en zijn de meeste consultants al snel van het systeem overtuigd. Renate Peeters: “Onze mensen hadden gewoon wat tijd nodig om erin wegwijs te raken. De tool werkt merkbaar sneller, dus was het gewoon een kwestie van het uitproberen en de voordelen zelf ervaren.”

Ze gaat verder: “De feedback is bijna unaniem positief. En ik kan het zelf bevestigen: de tool is geweldig! Het feit dat het systeem niet moeilijk te gebruiken is, maakte het makkelijker voor de consultants om Rydoo te adopteren.”

oe McFIT Spain tot 40% tijd bespaart bij hun onkostenmanagement

Schakel je consultancybureau een versnelling hoger

Met een goede onkostenbeheertool bespaar je tijd en worden je processen heel wat efficiënter.

Het is milieuvriendelijk en je consultants zullen de intuïtieve, gebruikersvriendelijke app erg waarderen wanneer ze hun onkosten moeten indienen.

Boek een demo en ontdek hoe Rydoo jouw consultancybureau een versnelling hoger kan schakelen.

Benieuwd wat onze klanten in de praktijk vinden van Rydoo? Lees dan hier onze casestudy’s.

Originally published , modified

Subscribe to our Newsletter

Hoe bespaarde Rydoo Deloitte tijd en geld?

Meer lezen

Current content journey | 1 out of 1

The future of finance

Over 1 million professionals worldwide are using Rydoo.