rydoo consulting companies

De 10 uitdagingen die consultancybureaus moeten overwinnen bij hun onkostenbeheer

Written by
CEO at Rydoo

Van alle sectoren waar veel onkosten worden gemaakt, staat consultancy mee aan de top. Bovendien kampt deze sector met unieke uitdagingen op het vlak van onkostenbeheer. De juiste oplossing vinden, dat is voor een consultancybureau dus van levensbelang.

Rydoo werkt al lang nauw samen met bedrijven in de consultancysector – zoals hun allereerste klant: Deloitte. Mettertijd is de onkostenbeheeroplossing steeds verder geëvolueerd om een antwoord te bieden op alle behoeften van deze veeleisende sector.

En dat heeft zijn vruchten afgeworpen, want Rydoo rekent vandaag de meeste toonaangevende consultancybureaus tot zijn 12.000 ondernemingen sterke klantenbestand.

Met welke specifieke uitdagingen kampen consultancybureaus dan bij het verwerken van hun onkosten? Wij hebben een lijstje gemaakt.

rydoo consulting companies

1. Consultants zijn vaak onderweg om op locatie bij de klant te werken. Daarbij komen veel onkosten kijken waarmee andere bedrijven geen rekening moeten houden. Omdat consultants zelden in het hoofdkantoor werken, hebben ze een mobiele, papierloze oplossing nodig waarmee ze hun onkosten overal kunnen indienen, waar ze ook zijn.

Met Rydoo moeten ze hun papieren kassabonnetjes niet langer eindeloos meezeulen. Het proces is eenvoudig en verloopt volledig digitaal.

2. Veel van de gemaakte onkosten moeten aan de klant worden doorgefactureerd. Consultants moeten hun uitgaven dus snel kunnen verwerken, zodat er tijdig een factuur kan worden opgesteld met de nodige rechtvaardigingsstukken voor alle onkosten.

Rydoo garandeert de kortste tijd van uitgave tot factuur door het verwerkingsproces te vereenvoudigen: met een foto van het betaalbewijs en enkele klikken is de klus geklaard.

3. Soms moeten onkosten over meerdere klanten of projecten gesplitst worden, zoals een vlucht om meerdere klanten in één regio te bezoeken. Dat gebeurde tot nu toe waarschijnlijk met een onkostennota waarop één uitgave over meerdere regels werd gespreid. Een tijdrovende klus, niet?

 


Met Rydoo kun je de onkosten meteen over de klanten in kwestie verdelen.

Ontdek waarom consultancybureaus voor Rydoo kiezen

4. De onkosten van een consultant kunnen afhankelijk van het project, de klant, de regio en andere factoren door verschillende mensen worden goedgekeurd. Voor de consultant betekent dit dat hij of zij afzonderlijke onkostennota’s moet opstellen voor verschillende projecten of goedkeurders.

Maar met Rydoo wijs je goedkeurders aan per project, zodat consultants altijd duidelijk zien wie wat goedkeurt. Het enige wat de consultant moet doen, is uitgaven aan de juiste projectcode koppelen.

5. Het projectbudget en de geraamde onkosten zijn meestal in de projectprijs opgenomen. Het is daarom erg belangrijk dat de projectmanager de verwerkte onkosten in real time kan opvolgen en doordacht kan handelen om binnen het budget te blijven.

Met Rydoo maak je onkostennota’s ‘on the go’, zodat consultants niet meer tot het einde van de maand moeten wachten om hun rapporten in te dienen. Rydoo heeft het concept van onkostennota’s uit de 20e eeuw definitief met pensioen gestuurd. Consultants kunnen hun onkosten nu meteen in real time indienen, waar en wanneer ze maar willen.

Hoe innogy Consulting zijn onkostenbeheer 100% papierloos

heeft gemaakt met Rydoo.

6. Consultants hebben heel wat op hun bord, en hun eigen onkosten verwerken is niet altijd een efficiënte tijdbesteding voor hen. Die taak zouden ze ook aan een assistent kunnen toevertrouwen.

Met Rydoo kunnen assistenten ieders onkosten beheren en ze moeiteloos aan partners, klanten of projecten koppelen. We hebben zelfs specifieke functies ontwikkeld waarmee assistenten makkelijk onkosten voor meerdere consultants kunnen aanmaken en beheren.

7. Meestal worden zakelijke uitgaven betaald met een bedrijfsbankkaart. Of die transacties nu via een bankkaart, creditcard, prepaid- of aankoopkaart gebeuren, jij configureert hoe ze worden afgehandeld.

Rydoo vergelijkt de gegevens met de kassabonnetjes en facturen en zorgt ervoor dat alle informatie correct wordt geregistreerd. Niemand hoeft dus nog kassabonnetjes bij te houden of onkosten manueel te registreren. Binnenkomende transacties van Mastercard, Visa en Amex worden automatisch aangemaakt en afgestemd door Rydoo.

8. Het is een hele opdracht om up-to-date te blijven met de steeds veranderende regels over kilometer- en dagvergoedingen. En het is een nog grotere opdracht als je consultants in verschillende landen actief zijn.

Rydoo beschikt over ingebouwde controlesystemen, dus hoeven consultants en de financiële afdeling zich geen zorgen te maken: alles voldoet gewoon aan de regelgeving.

9. Onkosten controleren en voorspellen is moeilijk voor financiële teams, maar zeker in de consultancysector is het een cruciale taak. Controle is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen het bedrijfsbeleid naleeft en om ernstige inbreuken te detecteren. Voorspelbaarheid is belangrijk om uitgavetrends op te volgen en nauwkeurige voorspellingen te maken.

Rydoo automatiseert en transformeert het onkostenproces om het boekhoudingsteam meer slagkracht te geven, tijdrovende taken in een oogwenk klaar te spelen en hen een beter overzicht én meer controle te bieden.

10. Consultancybedrijven moeten vechten om hun best presterende talenten bij te houden. Alleen als ze hun consultants de best mogelijke werkomgeving bieden, kunnen ze daarin slagen.

Rydoo is een moderne, erg innovatieve oplossing. Door je medewerkers zo’n app te bieden, verbeter je niet alleen hun algemene ervaring, maar versterk je je merkimago intern en daalt het personeelsverloop.

Originally published , modified

Subscribe to our Newsletter

Rydoo biedt wereldwijde onkosten- verwerking 'on the go' voor professionele dienstverleners

Meer lezen

Current content journey | 2 out of 2

Professional services

Over 1 million professionals worldwide are using Rydoo.