Cómo conseguir un 90% de satisfacción de tus empleados con una app de gestión de gastos

El Grupo Saica es uno de los líderes europeos en la fabricación de papel reciclado para cartón ondulado. Con sede en Zaragoza y presencia en 9 países, cuenta con más de 10.000 empleados. Además de aportar su granito de arena contra el cambio climático, han convertido la sostenibilidad en uno de sus retos.

Hablar con Ignacio Beltrán, Accounts Payable Manager, nos permitió confirmar que la innovación no es solo un eslogan para ellos, sino una filosofía que les empuja a la acción. Para el grupo Saica, prepararse ante los retos del futuro no solo implica cuidar el medio ambiente, sino también repensar sus procesos internos. En este caso, la gestión de gastos corporativos.

El reto de ''lo típico''

Antes de utilizar Rydoo, la gestión de gastos corporativos dentro del grupo Saica era, en palabras de Ignacio: ‘’la típica’’. ‘’Rellenábamos unos formularios Excel y los enviábamos físicamente a los centros de servicios compartidos de cada país donde operamos, y donde se centraliza la contabilidad, con el consiguiente gasto de mensajería y la posibilidad de que se extraviaran los papeles’’.

El tiempo invertido preparando y presentando manualmente los gastos por parte de las personas que más viajan era elevado. Así, las posibilidades de retrasos en el reembolso, el fraude, la pérdida de productividad o la insatisfacción de los empleados podían aumentar.

‘’Había viajeros que presentaban sus liquidaciones cada tres o cuatro meses, el reembolso se retrasaba y eso traía mucha molestia’’.

Además, la necesidad de recopilar y controlar todos los tickets de los viajeros dificultaba y ralentizaba el trabajo de los aprobadores, pues las revisiones se hacían largas, tediosas e ineficientes. ‘’Es probable que a nivel de cumplimiento de política estuviéramos más bajos, pues no había un sistema automatizado de control que nos permitiera detectar incumplimientos’’.

Ignacio Beltran - Accounts Payable Manager

Esas personas que antes dedicaban su tiempo a contabilizar notas de gastos, ahora lo pueden dedicar a otras cosas que tienen un mayor valor añadido.

 

La solución para una gran empresa internacional

¿Seguir conformándose con ‘’lo típico’’? Desde luego que no. Con dos criterios claros en mente, Ignacio empezó a investigar sobre herramientas para optimizar la gestión de gastos: ‘’En primer lugar, necesitábamos que fuera una solución que ya estuviera probada y, en segundo lugar, que estuviera certificada en los países donde operamos. Nosotros tenemos que pensar en clave europea, no podemos pensar sólo en clave local’’.

Necesitábamos que fuera una solución que ya estuviera probada y que estuviera certificada en los países donde operamos. Tenemos que pensar en clave europea, no podemos pensar sólo en clave local

Ignacio, jefe del proyecto, quería asegurarse además que este proyecto (que afectaba a tanta gente) iba a salir bien y, por ello, un desarrollo muy complicado no formaba parte de la ecuación. ‘Rydoo como solución en la nube nos pareció que era la que más encajaba con nosotros’’. El apoyo del director financiero fue fundamental para el proyecto y, de hecho, él probó la plataforma en la fase de testeo junto a una variedad de perfiles que potencialmente la utilizarían.

La testamos y desarrollamos con la ayuda del departamento de Customer Success de Rydoo hasta que quedó exactamente como nosotros queríamos

Tras una pequeño cuestionario de satisfacción interna que lanzaron para los que testaron la plataforma, Ignacio nos comenta que ‘’el 90% respondieron con un feedback muy positivo’’.

Objetivos cumplidos

Según Ignacio, ‘’el ahorro principal cuando estuvimos calculando el retorno de inversión, se producía en el tiempo que utilizan las personas que viajan más’’: Sí, indudablemente han ahorrado tiempo. Creemos que en torno a un 30% seguramente, aunque probablemente es más’’. En cuanto a los aprobadores, ‘’para ellos sí que se ha reducido bastante tiempo también’’.

El ahorro principal cuando estuvimos calculando el retorno de inversión, se producía en el tiempo que utilizan las personas que viajan más

Ignacio se mostró muy positivo ante los beneficios que ya está experimentando Saica y que, a veces, van más allá del ahorro de tiempo o dinero. ‘’El grado de satisfacción con la herramienta en general es bueno, incluso para la cúpula directiva. Ellos están utilizando Rydoo, tienen un buen concepto y ven que es positivo, lo que se ha extendido al resto de países’’. Actualmente están testando la plataforma en Francia para su implementación en 2020 y también planeando desembarcar en Inglaterra.

‘’A mí personalmente lo que más me gusta es que sobre la marcha puedo procesar el ticket, enviárselo para aprobación a mi superior, y no estar acumulándolo en la cartera y tener siempre esa tarea pendiente. Valoro mucho la transparencia de saber en todo momento dónde está tu ticket, en qué status está y qué es lo que sucede con él’’.

Desde un punto de vista financiero, ‘’lo que más me gusta es que en cada documento que generamos en SAP tenemos un link que nos lleva hacia la imagen de cada gasto. Al final, ha aumentado la trazabilidad. A nivel de auditoría es muy valioso, ya que ahora el auditor podrá entrar en el link y ver exactamente cómo es el ticket de gasto que había. Creemos que vamos a mejorar mucho en la siguiente auditoría que hagamos’’.

A nivel de auditoría es muy valioso, ya que ahora el auditor podrá entrar en el link y ver exactamente cómo es el ticket de gasto que hay detrás. Estamos seguros de que vamos a mejorar mucho en la siguiente auditoría que hagamos

Otro beneficio evidente que Ignacio compartió con nosotros es que el periodo de reembolso es prácticamente inmediato. ‘’Ahora, por ejemplo, si haces un viaje de dos semanas puede que en la segunda semana estés recuperando ya dinero que gastaste en la primera semana, eso se valora muy positivamente por nuestros usuarios’’.

Nos comenta, incluso, que ‘’otro ahorro importante conseguido es en la parte de contabilización. La interface contabiliza automáticamente dentro de SAP y esas personas que antes dedicaban su tiempo a contabilizar notas de gastos, ahora lo pueden dedicar a otras cosas que tienen un mayor valor añadido. Además, también podríamos decir que ahora existe una mayor observación de las políticas’’.

 

Ignacio Beltran es uno de nuestros Rydoo Heroes no solo por su esfuerzo por implantar procesos internos más eficientes, sino también por mejorar la satisfacción de los empleados y establecer una nueva mentalidad alrededor de la gestión de gastos corporativos.

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