resources

HQ

Gütersloh, Noordrijn-Westfalen

Oprichtingsjaar

1899

Industrie

Toestellen

Werknemers

+20000

De implementatie van Rydoo’s oplossingen voor onkostenbeheer bij Miele

Hier bij Rydoo hebben we klanten in meer dan 160 landen over de hele wereld. Ons klantenbestand is divers en omvat mensen uit alle lagen van de bevolking en achtergronden; van zelfstandigen tot CFO’s van grote multinationals tot finance managers van kleine en middelgrote bedrijven.

Ondanks hun uitgebreide klantenbestand delen ze allemaal verschillende eigenschappen, met name een brandend verlangen om de ongemakken van onkostenbeheer te verminderen. Hier bij Rydoo hebben we een eenvoudig doel. We proberen onze gebruikers te helpen hun tijd terug te krijgen. Ten slotte hoeft kostenbeheer wat ons betreft niet langer de tijdverspilling te zijn die het altijd is geweest. In deze korte casestudy onderzoeken we kostenbeheer met Jean-Marie Vanderstichele, Director of Finance & Operations – Miele Belgium & Luxembourg, als onderdeel van een poging om de ervaringen van enkele van onze klanten te delen.

Onkostenbeheer bij Miele

Jean-Marie begon het gesprek met een beschrijving van het onkostenbeheerproces bij Miele voordat Rydoo werd ingezet. Wat hij beschreef was typerend voor veel van de klanten waarmee we te maken hebben – een proces dat zijn doel niet langer dient. Wederom is Microsoft Excel op de voorgrond getreden op het gebied van kostenbeheer, ondanks de duidelijke tekortkomingen, variërend van de tijd die nodig was om te creëren tot de verhoogde kans op fouten. Uit de manier waarop Jean-Marie het technische proces beschreef, werd duidelijk dat het veel tijd en moeite kostte.

Voorheen kostte het beheersen van de kosten veel tijd, met vertragingen in de vergoedingen en een gebrek aan inzicht in de bedrijfskosten tot gevolg. Het verwerken en rapporteren van onkosten kan weken duren, waardoor werknemers lang op hun vergoeding moeten wachten.

Jean-Marie Vanderstichele

Directeur Finance & Operations

De oplossing voor het kostenbeheerprobleem

Hoewel het probleem van onkostenbeheer algemeen bekend was, had het geen prioriteit en zocht Miele niet actief naar een oplossing. Na een gesprek met Rydoo was het echter duidelijk dat de voorgestelde oplossing voldeed aan de onmiddellijke behoeften van Miele: “Het was precies de oplossing die we zochten: eenvoudig, duidelijk en vooral papierloos. Dus we besloten om het te proberen.”

Nogmaals, dit is een beeld dat we hier bij Rydoo kennen. Bedrijven merken dat hun onkostenbeheerproces veel tijd en moeite kost, maar een aantal factoren kan voorkomen dat ze oplossingen vinden. Naarmate de markt volwassener wordt en besluitvormers ontvankelijker worden voor de verdiensten van een oplossing voor onkostenbeheer, wordt de beslissing vrij duidelijk.

Rydoo heeft ons onkostenbeheerproces merkbaar verbeterd. Het is een gebruiksvriendelijke, gebruiksvriendelijke en leuke tool die real-time inzicht geeft in je uitgaven

Jean-Marie Vanderstichele

Directeur Finance & Operations

Uitvoering van de omschakeling

Jean-Marie beschreef hoe ze aanvankelijk onzeker waren over de overstap naar een online oplossing voor onkostenbeheer. Miele heeft een zeer divers personeelsbestand en was natuurlijk bezorgd dat niet iedereen de oplossing meteen zou accepteren. Die zorg bleek echter volkomen ongegrond. “Het onboarding proces verliep naadloos en het personeel had weinig of geen vragen over hoe de software werkte.”

Bij de introductie pakten ze het heel persoonlijk aan door eerst de verschillende afdelingshoofden te informeren, die op hun beurt hun medewerkers inlichtten. Ze introduceerden Rydoo stap voor stap en gaven praktische demonstraties zodat de medewerkers wisten hoe ze de software moesten gebruiken.

Vorige ervaringen

Ten slotte vroegen we Jean-Marie wat hij zag als de belangrijkste voordelen die zijn ontstaan ​​sinds de introductie van Rydoo’s onkostenbeheeroplossing bij Miele. Hij identificeerde de volgende drie punten als de belangrijkste:

1. Tijdsbesparing: de tijd die nodig is om het onkostendeclaratieproces af te handelen is afgenomen.

2. Empowerment van werknemers: werknemers worden gemachtigd en aangemoedigd om hun onkostendeclaraties beter te beheren en vertragingen bij het uploaden van bonnen te voorkomen.

3. Inzicht in gegevens: de mogelijkheid om onkostengegevens te bekijken biedt het senior management meer transparantie. U krijgt real-time inzicht in de uitgaven en waar de uitgaven zich in de stroom/het proces bevinden.

Wanneer iemand op vakantie gaat, kunnen ze de taak van het controleren aan iemand anders delegeren, zodat het onkostenbeheerproces niet wordt onderbroken of vastloopt. Voorheen werden declaraties pas verwerkt bij aangifte, wat vaak leidde tot vertragingen bij aflossingen en vergoedingen.

Jean-Marie Vanderstichele

Directeur Finance & Operations

Conclusie

Jean-Marie beëindigde het interview door erop te wijzen dat de investering in het gebruik van Rydoo loont. Uit een grove berekening bleek dat de jaarlijkse kosten gerelateerd aan het oude proces beduidend hoger waren dan bij Rydoo wat betreft afhandelingskosten, verwerkingskosten en het corrigeren van fouten.

“Op dit moment vereist het gebruik van Rydoo nog wat handmatig werk, maar zodra we het integreren in ons SAP-systeem, zal handmatige invoer tot het absolute minimum worden teruggebracht.”

Originally published , modified

Like what you see?
Then you'll love our product.